Anderhalvemeter-kantoor, overzicht praktische oplossingen

Nu we te maken hebben met een anderhalvemeter-samenleving komt ook het anderhalvemeter-kantoor er binnenkort aan. Welke oplossingen zijn beschikbaar om zo’n kantoor te kunnen openen zodat medewerkers er veilig en prettig kunnen werken en verblijven? Een selectie.

Quick Scan

Meerdere organisaties bieden momenteel quick scans aan waarmee bedrijven en instellingen advies kunnen krijgen over hoe zij hun werkomgeving op korte termijn 1,5 meter-proof kunnen krijgen. Denk aan onder meer looproutes, signing, praktische voorzorgs- en veiligheidsmaatregelen en een plan om de kantoorinrichting aan te passen zodat overal voldoende afstand is tussen de werkplekken.

Werkplek reserveren via een app

Ook zijn er apps gelanceerd en/of aangepast die medewerkers in staat stellen om, voordat ze van huis naar kantoor gaan, een werkplek te reserveren. Het desbetreffende online-platform is vanzelfsprekend dusdanig aangepast dat alleen werkplekken te reserveren zijn die veilig gebruikt kunnen worden, dus met inachtneming van de 1,5 meter-afstandsmaatregel. De werkplekken die niet aan deze afstand voldoen zijn in het systeem buiten gebruik gesteld en dus ook niet te reserveren.

Flexxapp van Approxx

Een voorbeeld van zo’n reserveringsapp is de Flexxapp van Approxx, onderdeel van hun Workplace Solutions. Met de reserveer-app kunnen werknemers vanuit huis een werkplek reserveren waarmee men dus veilig, volgens de RIVM richtlijnen weer aan het werk kan in het 1.5 meter kantoor. >> Klik hier om meer informatie te downloaden over de oplossingen van Approxx.

Software van FlexWhere

Een ander voorbeeld is FlexWhere, software waarmee de terugkeer naar het anderhalvemeter-kantoor mogelijk wordt. Zo kunnen werknemers een bureau reserveren, kunnen gebouwbeheerders werkplekken virtueel blokkeren en maakt FlexWhere met een cirkel op de plattegrond duidelijk hoe groot anderhalve meter is. Omdat het om software gaat zijn er geen dure ombouw-operaties of sensoren nodig. >>Klik hier om meer informatie te downloaden over FlexWhere.

Terug naar boven >>

Social distancing op de werkvloer via een tag, armband e.d.

Om anderhalve meter afstand tussen personen op de werkvloer te bewaken kunnen plaatsbepalingssensoren worden ingezet. Daarbij worden medewerkers uitgerust met een speciale tag. Als mensen elkaar dan tegenkomen en te dicht bij elkaar in de buurt zijn geeft de tag een waarschuwingssignaal:, bijvoorbeeld een trilling, een geluidssignaal of een lichtflits. De systemen zijn als het goed is zo ingericht dat de privacy van werknemers niet in het geding is omdat de tags niet naar personen zijn terug te leiden. Dit soort systemen zijn ook verkrijgbaar ingebouwd in een soort armband of in een bouwhelm.

Touchless bediening

Om besmetting en overdracht van bacteriën en virussen via contactoppervlakken te voorkomen kunnen aanraakvrije oplossingen interessant zijn. Denk aan kranen of aan wc-bedieningsplaten om aanraakvrij het toilet door te spoelen. Die laatste systemen werken bijvoorbeeld met sensoren: als iemand in de buurt van het toilet komt lichten de bedieningstoetsen op. Wie zijn hand voor de toetsen beweegt zet de spoeling in werking.

Werkplekafscheidingen

Als 1,5 meter-afstand de norm is op kantoor is het zaak de onderlinge afstand van anderhalve meter tussen de werkplekken te waarborgen. Het plaatsen van schermen van plexiglas (staand of hangend) tussen bureaus en/of bureaublokken is een veel genoemde optie. Maar soms is het ook mogelijk om als afscheiding een groene wand of plantenbakken te gebruiken.

Geen tape en stickers maar ledverlichting

Organisaties die ervoor willen zorgen dat mensen de juiste afstand bewaren maar geen tape op de vloer willen aanbrengen kunnen gebruik maken maar van lichtcirkels, die precies op anderhalve meter van elkaar verwijderd zijn. Zo weten mensen precies  hoeveel afstand ze van elkaar moeten houden. een andere mogelijkheid is gebruik maken een ‘LED-verlichtingsstaaf’ bijvoorbeeld boven een gangpad of ingang, met rood licht (even wachten) of groen licht (doorlopen is toegestaan).

Service-medewerker

Om ervoor te zorgen dat de 1,5 meter-maatregelen op een kantoor echt worden nageleefd is het te overwegen om per etage voor een paar uur per dag een servicemedewerker in te zetten. Dat is eigenlijk een soort huismeester of floor host die er voor zorgt dat regels uitgelegd of nageleefd worden, die bijvoorbeeld controleert of de route-aanduiding zoals aangebracht op vloeren nog wel correct is en die monitort of tussen de werkplekken nog wel de juiste afstand van kracht is.

Werkplekcalculator

Het inrichten van een 1,5 meter-kantoor heeft een forse impact op het aantal beschikbare werkplekken op kantoor. Voor een gemiddelde werkomgeving geldt dat naar schatting 50 tot 60 procent van de werkplekken tijdelijk onbruikbaar zal worden. Om zicht te krijgen op de kantoorcapaciteit zijn online anderhalvemeter-rekentools ontwikkeld. Aan de hand van enkele ingevoerde gegevens berekent de tool het aantal bruikbare werkplekken en het aantal medewerkers dat tegelijk op het anderhalvemeterkantoor veilig kan werken.

Tijdelijke ruimte-uitbreiding

Als anderhalve meter afstand houden op de werkvloer niet goed haalbaar is binnen de bestaande ruimte is het misschien een optie om tijdelijk, in de nabijheid van het bestaande kantoor, extra ruimte te creëren. Er zijn pasklare, modulaire oplossingen beschikbaar die kunnen fungeren als tijdelijke uitbreiding van bijvoorbeeld het bedrijfsrestaurant. Of denk aan volledig uitgeruste kantoorunits of externe, grotere vergaderruimtes zodat mensen en teams veilig met elkaar kunnen overleggen.

Hygiëne/desinfectiezuilen

Het is van groot belang in een 1,5 meter werkomgeving dat medewerkers regelmatig hun handen wassen en desinfecteren. Het verspreid over de werkvloeren en bij de receptie plaatsen van hygiëne/desinfectiezuilen ligt dan ook voor de hand.
Aanvullend kan het zinvol zijn persoonlijke desinfectiekits op de bureaus van werknemers te plaatsen, zodat zij met de aangeboden schoonmaakartikelen zelf regelmatig hun werkplek kunnen reinigen.

Checklist voor optimale bedrijfshygiëne

Hoe kunt je medewerkers beschermen en helpen zo veilig en hygiënisch mogelijk te werken? Elis Nederland schreef een whitepaper over veilig en hygiënisch werken. Daarin vind je ook een handige checklist om de veiligheid en hygiëne op orde te brengen en te houden. >> Klik hier om de gratis whitepaper te downloaden met de checklist van Elis Nederland.

Veilige 1,5 meter-ontvangstbalie

Hoe zorg je ervoor dat klanten en baliemedewerkers genoeg afstand houden? Een nieuw apparaatje, een transparant, compact scherm op een standaard dat op de balie wordt geplaatst, kan de oplossing bieden. Via het scherm wordt voortdurend de afstand gemeten tot de persoon die voor de balie staat. Bij voldoende afstand is het scherm groen, als mensen te dichtbij komen wordt het scherm rood. Als de afstand nog kleiner wordt, klinken piepsignalen.

Virtuele receptionist

Om een veilige ontvangst om kantoor te waarborgen is het ook mogelijk om een ‘virtuele receptionist’ in te schakelen. Het betreft een systeem voor ontvangst van bezoekers en medewerkers, maar dan met een aantal corona-extra’s, zoals een virusrisicotoets (aan de hand van enkele korte vragen), een koortscheck (via een infraroodthermometer), een zeep/alcoholdispenser (waarmee bezoekers hun handen kunnen ontsmetten), een printer (voor het printen van een toegangsbadge) enzovoort.

anderhalvemeter-kantoorTemperatuur meten van personen bij de entree van een gebouw

Als organisaties bij de gebouwentree de lichaamstemperatuur willen meten van medewerkers, bezoekers of klanten, is het belangrijk rekening te houden met onder meer de volgende aspecten: het temperaturen moet snel gaan, contactloos verlopen en op veilige afstand mogelijk zijn (ter bescherming van de eigen medewerkers). Het meten van de temperatuur met een thermische camera kan hier een oplossing zijn.

Tellen aantal aanwezigen in een pand

Het kan in een anderhalvemeter-kantoor handig zijn precies te weten hoeveel mensen op enig moment in een kantoor aanwezig zijn. Dat is mogelijk door de actuele bezetting bij te houden met sensortechnologie, waarbij telsensoren bij de hoofdingang precies bijhouden hoeveel mensen het gebouw binnenkomen en verlaten. Er zijn bovendien systemen die – als de maximale bezettingsgraad van een gebouw bijna is bereikt – een visueel waarschuwingssignaal (bijvoorbeeld een rood en groen stoplicht) geven.

Terug naar boven >>

Anderhalvemeter-kantoor: digitaal inchecken van bezoekers

Het is ook mogelijk over te stappen op het digitaal inchecken van bezoekers bijvoorbeeld via en self service-systeem.

Deuropener

Heel praktisch van aard zijn de oplossingen waarmee deuren te openen zijn zonder de handen te gebruiken. Deze ‘handsfree’ deuropeners kunnen op deurklinken aangebracht worden en zijn met de onderarm te bedienen. Ze verkleinen het risico dat mensen via hun handen besmet zouden worden met het coronavirus.

Een andere oplossing om besmetting van het coronavirus via contactpunten te voorkomen is een draagbare lichtgewicht ‘haak’ van aluminium. Met zo’n haak zijn deuren contactloos te openen, kranen te bedienen, kun je liftknoppen indrukken en/of schermen van onder meer koffieautomaten en printers bedienen.

Certificering

Wie zijn kantoor heeft ingericht als 1,5 meter-werkomgeving kan deze laten ‘certificeren’ door een externe partij.

Wie zijn werkomgeving als anderhalvemeter-kantoor heeft ingericht kan er ook voor kiezen de werkomgeving vóór ingebruikname te laten ‘certificeren’ door een externe partij. Inmiddels zijn er adviesbureaus die klanten niet alleen helpen om het anderhalve meter-kantoor in te richten, maar die ook een anderhalve meter-certificaat uitreiken zodat organisaties (intern) kunnen aantonen dat de aangepaste werkomgeving ‘anderhalvemeter-proof’ is. Een variant hierop is de certificering te laten plaatsvinden door een bureau, speciaal gericht op het certificeren en valideren van producten en diensten

Bouwen/verbouwen

Voor situaties waarbij sprake is van bouw of verbouw in een kantoor is inmiddels een oplossing beschikbaar om de anderhalve meter afstand te bewaken. Zo is er een coronapieper ontwikkeld die de 1,5 meter afstand tussen personen op de bouwplaats bewaakt. Het gaat om een polsbandje dat voortdurend de afstand meet tussen personen en bij een te krappe afstand een helder waarschuwingssignaal afgeeft.

Terug naar boven >>

Lees ook:

Het anderhalvemeter kantoor: mogelijkheden en knelpunten
Afzetlint, kuchschermen en andere onmisbare zaken in het 1,5 meter kantoor
Anderhalvemeter kantoor, werkt dat? (de visie van 5 experts)
Terug naar kantoor, hoe dan?