Laurine de Bruin (directeur Vastgoed & FM Vattenfall): 'Kantoor moet kunnen concurreren met thuis'

'Om het simpel te houden: we huren voor het merendeel onze kantoren in de beide landen. Ik ben verantwoordelijk voor de huurcontracten en voor alles wat het mogelijk maakt om er te kunnen werken', vertelt De Bruin.
Vattenfall heeft een internationaal managementteam. 'Vanuit onze strategie, een belangrijk onderdeel daarvan is fossielvrij leven binnen een generatie, maken wij de vertaling naar vastgoed en facility management.

Sustainability roadmap

'Mijn managementteam bestaat uit een directeur Nordics, Duitsland en Polen. Plus een cross regional directeur die verantwoordelijk voor strategische projecten. Hij is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de sustainability roadmap die we tot 2040 voeren om naar nul CO2-uitstoot te komen.'

Die roadmap is behoorlijk uitdagend, vervolgt ze, maar wel haalbaar. 'Zo’n roadmap krijgt dus ook een vertaling in mijn regio. Daarbij werk ik samen met verschillende afdelingen waaronder onze business to business-afdeling. Samen met deze afdelingen doen we projecten in energiebesparing, het duurzaam verbouwen van locaties, de opwekking van duurzame energie en circulair bouwen. Alles om ook aan onze klanten te kunnen laten zien wat er allemaal mogelijk is. Practice what you preach.'

Vreemde periode

Hybride werken is gemeengoed bij Vattenfall, vertelt De Bruin: 'Eigenlijk was het de afgelopen jaren een vreemde periode. Eerst kon je elkaar vanwege het coronavirus helemaal niet zien en was ons kantoor gesloten. Na de coronaperiode was er behoefte om wel op kantoor te werken en wilden we elkaar allemaal heel graag zien. En nu hebben we weer de oude dagen van drukte in kantoor, de dinsdagen en donderdagen. Vanuit de internationale board is aangegeven na de coronacrisis dat de richtlijn is dat medewerkers 51 procent van hun werktijd naar kantoor zouden komen. Dat om de band met collega’s en het bedrijf te houden.'

Leesman-onderzoek

'Op dit moment loopt er een Leesman-onderzoek en verwachten we dat daar nog wijzigingen voor onze werkplekken uit voortkomen. Op basis van wat we nu weten valt het op dat de thuiswerkplek hoger scoort dan de kantoorwerkplek. Dat is ontzettend interessant, want dan is de vervolgvraag ‘waar komt dat door?’ Zit daar een generatieverschil in? Maakt het nog wat uit welk soort werk je aan het doen bent? Ik denk zelf dat het kan verschillen per functie. Ik weet in elk geval dat collega’s het waarderen om thuis te kunnen werken om zo ook hun privébezigheden beter te kunnen combineren met werk.'

Twee groepen medewerkers

'Medewerkers zijn niet snel bereid de flexibiliteit zomaar op te geven en dat hoeft ook niet', beschouwt De Bruin.
'Je ziet wel dat er in de praktijk twee groepen ontstaan. Aan de ene uiterste kant mensen die altijd wel naar kantoor willen komen, omdat ze vinden dat ze daar productiever en creatiever zijn en meer hun kennis kunnen delen. Daarnaast dus mensen die zweren bij thuiswerk en dat het liefst de hele week doen. Omdat ze daar geconcentreerd en gefocust kunnen werken.'

Daartussen bestaan er allerlei varianten, weet ze. 'Ik zie dat jongeren vaak – ik weet dat ik generaliseer – wat minder groot behuisd zijn en daardoor geen aparte kamer voor thuiswerken hebben. Vaak komen ze graag naar kantoor om vragen te kunnen stellen, een borrel te kunnen drinken of ervaringen op te doen van senior medewerkers. Terwijl de oudere generatie alleen naar kantoor komt als het nodig is. Dit alles hangt ook af van de functie, de afdeling en het soort werk.'

Veel meer videobellen

De verwachting is dat de sociale contacten en samenwerking slechter worden beoordeeld, als gevolg van het hybride werken. 'Daar zullen we dan dus ook een betere modus in moeten vinden met elkaar.'

Uit onderzoek van PwC bleek dat Nederlanders koplopers zijn in Europa in hybride werken. 53 procent van de Nederlanders heeft die mogelijkheid. 'Dat verbaast me niets, alhoewel de verschillen per functie, per generatie en per soort werk groot zijn.'

De grootse verandering van hybride werken zit voor haar in het feit dat medewerkers veel meer videobellen. 'We hadden al veel kantooromgevingen ingericht op basis van wat destijds Het Nieuwe Werken heette. Daar kwam dus nu nog de digitale kant bij. Waarbij het hybride werken ervoor zorgt dat de helft vanuit thuis inlogt en de helft vanuit kantoor. Dat vraagt dus om ruimtes die die hybride variant aankunnen.'

Spreiding over de week

Uitdaging is nog wel de vastgoedsituatie, constateert De Bruin. 'We werken maandag tot en met vrijdag, waarbij het druk is op de dinsdagen en donderdagen. Vrijdag, zaterdag en zondag staan de panden praktisch leeg. We kunnen mensen niet verplichten om op andere dagen naar kantoren te komen, maar wellicht hen wel verleiden om dat te doen. Mensen komen naar kantoor omdat hun collega’s dat ook doen. Ze willen elkaar ontmoeten. Maar wellicht zouden teams of afdelingen een andere dag kunnen pakken om samen te komen. Bij projectteams geven we dat ook al aan. Dinsdag en donderdag zijn zo druk, dat ze, als een dedicated ruimte willen hebben, beter op andere dagen kunnen komen.'

Circulair bouwen

Als gevolg van het hybride werken een verdieping van een pand afstoten, is in de energiewereld niet snel een optie, onder meer vanwege de vertrouwelijkheid van de werkzaamheden.
'We zouden we dan in gebouwen een afscheiding en andere beveiliging en toegang moeten toepassen. Dat is geen optie.'

Vattenfall ziet meer brood in circulair bouwen. De energieleverancier bracht afvalstromen in kaart van zijn hoofdkantoor, maar scande ook internationaal de top twintig kantoren om deze zo duurzaam mogelijk te maken.
'Momenteel onderzoeken we de mogelijkheden van een flexibel kantoor. Dat betekent dat je het gebouw op kunt pikken en ergens anders neer kunt zetten en het materiaal kan hergebruiken.'

Community en creativiteit

De Bruin constateert dat facility managers veel meer aan community building moeten doen.
'Ik geloof dat meer collega’s naar kantoor komen als er een sterke community is opgebouwd. We werken niet met vlekken maar met neighbourhoods. Binnen dat gebied zijn medewerkers vrij om een plaats in te nemen. Dat biedt het voordeel dat je toch weet waar je collega’s van een andere afdeling kunt vinden. Wat ik zelf nog mis in onze panden, zijn ruimtes om de creativiteit aan te jagen. Ook onze stiltewerkplekken zijn nooit ontworpen om het geluidsniveau van individuele videogesprekken die er worden gevoerd te ondervangen. Ook daar moeten we mee aan de slag.'

Standaarden van medewerkers zijn hoger

De standaarden van medewerkers zijn na de coronacrisis hoger, aldus De Bruin. 'Als er iets niet zo is als verwacht, hoor je al snel "dan kan ik net zo goed thuiswerken". Daar waar je naar eigen inzicht en smaak je faciliteiten kunt inrichten. Het kantoor moet dus concurreren met thuis.'

Daarmee en met de war for talent in gedachten, is facility management vandaag de dag een belangrijk strategisch agendapunt.
'We kunnen direct een bijdrage leveren aan de strategie, het fossielvrij leven binnen één generatie mogelijk maken. We kunnen vanuit facilitair en vastgoed laten zien dat deze strategie ook zichtbaar is in onze panden en dienstverlening. Dat gaat best ver: van energievoorziening tot aan catering tot aan gezondheid en veiligheid. Het werkt overal in door.'

Dit artikel is geschreven door Ronald Bruins, freelance journalist voor Facto.