Marges die onder druk staan, stijgende lonen, duurzaamheid, schijnzelfstandigheid, verzuim en een berg aan administratieve taken. De schoonmaakbranche heeft te maken met grote uitdagingen. Voor dat laatste aspect biedt AFAS Profit uitkomst, een softwarepakket voor de administratieve dienstverlening. Sprunken: “Wij hebben met onze partner Appreo een propositie voor de schoonmaak, om het schoonmaakbedrijf van de toekomst van A tot Z helemaal te automatiseren. Van het eerste contact tot de loonstroken en de facturen en alles wat daartussen zit.”
Inzicht krijgen
Tweehonderd standaard dashboards geven vanaf dag één al inzicht aan de klant. “Vooral de standaard wensen vangen wij hier al fantastisch mee af, zoals inzicht krijgen in het aantal verlofuren, het verzuim en de winst- en verliescijfers. Het wordt mogelijk om met één druk op de knop actueel inzicht te krijgen op je processen en resultaten. Je bent altijd en overal in control en dat geeft veel rust.” De focus van AFAS op de schoonmaakbranche in de afgelopen jaren heeft geresulteerd in een standaard template voor de schoonmaakbranche. “Met de introductie van deze template maken wij het mogelijk om 70 procent van de inrichting out-of-the box aan te bieden. Grote voordeel hiervan is dat er daarmee ook branche-specifieke stuurinformatie beschikbaar komt zoals kosten of marges per object, de productiviteit van een medewerker en/of soort dienst. Of de kosten van een uitzendbureau per object. Deze template is tot stand gekomen op basis van alle eisen en wensen van onze ruim veertig schoonmaakklanten.”
Compleet softwarepakket
De kiem van AFAS Profit voor de schoonmaakbranche is gelegd in 2016. AFAS zocht de samenwerking met Appreo voor input op het gebied van planning en kwaliteitscontroles. Zij bieden nu samen een compleet softwarepakket en blijven optimaliseren. Werkt iets bij een bedrijf bijvoorbeeld heel goed, en kan het ook interessant zijn voor anderen, dan wordt dat element toegevoegd aan de template. Sprunken: “Wij maken de standaard template zo rijk mogelijk. De klant kan daar vanaf dag één van profiteren en hoeft zo min mogelijk te investeren in consultancy. Wij verkopen geen product, maar een visie. Wij willen je werk leuker maken, door administratieve handelingen te laten verdampen. Zodat jij tijd overhoudt, die je kunt steken in het onderhouden van relaties of in verbeteringen, zoals een soepel onboarding-proces, een vitaliteitsplan of het verhogen van de medewerkerstevredenheid. Openstaan voor veranderingen tijdens een overstap is van groot belang. Alleen dan boek je serieuze vooruitgang. Je bepaalt in zekere zin voor een groot deel zelf hoe groot het succes van een implementatie zal zijn.”
Reverse billing
De mogelijkheden in het automatiseringslandschap reiken ver. Zo kun je sollicitanten eenvoudig onboarden op basis van gegevens die ze online toch al invullen, waarna het systeem automatisch een contract maakt. Het vertrek van een werknemer kan eveneens via een automatische workflow. Sprunken stipt de facturatie van een zzp’er aan. “Ook daarvoor zijn tools die daarbij hartstikke goed ondersteunen. Een goed voorbeeld is reverse billing. Je spreekt een tarief af met de zzp’er waarbij je hem gaat uitbetalen op basis van de geleverde diensten. Het enige wat hoeft te gebeuren is het controleren of de zzp’er daadwerkelijk die uren heeft gemaakt, maar dat doe je sowieso al. Het administratieve proces voor zowel de opdrachtgever als de zzp’er verloopt zo eenvoudiger en sneller. In de detachering werkt dit systeem al goed.”
Je bent altijd en overal in control en dat geeft veel rust.”
Nog een voorbeeld van standaard handmatige handelingen die je kunt automatiseren: het vastleggen van een verzuimtraject, waarbij een koppeling is gemaakt met de Arbo-dienst, zodat je precies weet wanneer je welke documenten moet aanleveren bij de Arbo-arts. “Of denk aan correcties op loonstroken. Door het proces aan de voorkant veel strakker in te richten voorkom je achteraf stapels werk als het gaat om correcties. Ook hier geldt: durf je als bedrijf je processen ook echt te veranderen?”
Verandering is spannend
Sprunken komt als accountmanager dagelijks over de vloer bij schoonmaakbedrijven. Ondernemers zeggen dat ze graag processen willen automatiseren. Tussen iets willen en dat volledig omarmen zit echter een groot verschil, ziet hij. “Grote stappen maken lukt alleen wanneer je echt openstaat voor verandering. En dat vinden ze nog wel spannend”, merkt hij. Neem papierloos werken. “Ze willen automatiseren, maar leggen tóch ’s ochtends een stapel papieren werkbonnen op kantoor, omdat ze het prettig vinden dat medewerkers even op de zaak komen om ze op te halen. En dan gaat die bon naar het magazijn, de klant en weer naar kantoor. Doe je dit digitaal, dan heb je direct inzicht, gaat het sneller en bespaar je papier. Dat geldt ook voor facturen: dat kan prima digitaal.”
Duurzame partner
In de gesprekken die Sprunken voert, proeft hij dat bedrijven behoefte hebben aan een duurzame partner, die op een eerlijke manier zakendoet, die beloftes waarmaakt. “Wij willen die eerlijke, betrokken en benaderbare partner zijn op wie je kunt bouwen. Een partner die gewoon meedenkt en met wie je kunt sparren over de toekomst. Met een modern product, een simpele dienstverlening en een gegarandeerde doorontwikkeling richting de toekomst.”
Je bepaalt in zekere zin voor een groot deel zelf hoe groot het succes van een implementatie zal zijn.”
AFAS is no-nonsense: what you see is what you get, vervolgt hij. “Wij leveren standaard alle functionaliteiten die beschikbaar zijn. Een klant krijgt dus geen ‘verrassing’ achteraf dat er extra templates nodig zijn waar je apart voor moet betalen. Dat doen wij niet. En wij vinden het belangrijk dat klanten het gevoel hebben dat ze echt bij ons terechtkunnen, ook als het niet lekker loopt. Wij proberen altijd alles op te lossen op basis van wederzijds vertrouwen en door het gesprek met elkaar aan te gaan. Dat vind ik ook een vorm van duurzaam partnerschap.” Het valt hem op dat bedrijven de voorkeur geven aan een systeem dat openstaat voor data en koppelingen met andere systemen, maar ook één waarbij ze zelf invloed op de processen kunnen uitoefenen. “De wens om niet afhankelijk te zijn van een leverancier voor veranderingen en optimalisaties komt regelmatig naar voren. Als bedrijf wil je zelf de regie houden. En dat kan bij ons.”
Focussen
Wat is het grootste voordeel van het automatiseren van processen? De accountmanager is daar duidelijk in. “Een verdubbeling in werk of facilitair personeel mag niet direct leiden tot een groei van je ondersteunend personeel. Als je als bedrijf wilt groeien, dan moet dat in de uitvoer zijn en niet op administratief vlak. Het is juist de bedoeling dat je je meer kunt focussen op het wel en wee van de medewerkers zelf. Zitten ze lekker in hun vel, zijn ze trots op hun werkgever, voelen ze zich gezond, zijn ze blij met de planning, gaat het privé allemaal oké? Goed werkgeverschap is in mijn ogen van groot belang bij het terugdringen van het verzuim en noodzakelijk voor een gezonde groei van het bedrijf. Die verantwoordelijkheid gaat verder dan alleen de werkvloer. En daarbij kan automatisering van processen uitstekend helpen.”
