Rabobank vernieuwt werkomgeving met Team Areas en Meet Others Areas

Door: Gerard Dessing, hoofdredacteur Facto.

‘Door corona is de functie van kantoor wezenlijk veranderd. We hebben daar op ingespeeld met de introductie van Rabo@Anywhere, het hybride werken bij Rabobank. Aanvankelijk was dat een programma, maar nu is dat de nieuwe werkelijkheid geworden en de context waar binnen we als organisatie werken.’

Aan het woord is Petra van de Nostrum, sinds maart 2022 Arealead Work Environment Concepts bij Rabobank.

Carrière

Na een carrière van dertien jaar bij cateraar Appèl ging ze in 2007 aan de slag bij de Rabobank. Ze vervulde daar diverse facilitaire functies, waaronder die van Supply Chain Manager Facilities (2007-2013), Manager Klantcontact Facilities (2013-2017) en Manager Facilitaire Services (2017-2022).
Twee jaar geleden stapte ze over naar HR en werd ze verantwoordelijk voor Rabo@Anywhere, Travel, Hospitality, Events en Workspace.

Beleidsprincipes Rabo@Anywhere

Op een middag in december in het Rabobank-pand aan de Croeselaan in Utrecht legt ze uit dat de bij nieuwe manier van werken Rabobank-medewerkers steeds een bewuste keuze maken voor de locatie waar ze gaan werken: thuis, in een RaboHouse of ‘anywhere’, bijvoorbeeld bij de klant.

'De drie beleidsprincipes van Rabo@Anywhere, te weten Digital First, Meet your Team en Meet Others, helpen managers en hun teams afspraken te maken over hoe, wanneer en waar iemand zijn werkzaamheden het best kan uitvoeren met als doel om een gezamenlijke optimale balans te vinden in hybride werken. Waarbij volledig digitale meetings en focuswerk efficiënter vanuit huis gedaan kunnen worden en iemand naar een RaboHouse gaat om samen te werken, te leren, te socializen en te netwerken.’

Transformatie huisvesting

Om deze manier van werken te faciliteren is een transformatie van de kantooromgeving nodig, vervolgt Van de Nostrum. Het gaat daarbij met name om aanpassing van de veertien regionale RaboHouses en een Central House in Utrecht.
‘Uiteraard houden we hierbij het duurzaamheidsaspect voor ogen. In sommige RaboHouses zijn al voldoende samenwerk- en ontmoetingsfaciliteiten aanwezig. Daar zal de verandering zich dan ook meer richten op kleine, vaak sfeergerichte aanpassingen en het toevoegen van elementen die de Rabobank-identiteit versterken.’

Beelden hierboven: artist-impressions van de Meet Others Area en Team Aera (beelden: Rabobank).

Onderzoek onder medewerkers: waarom kom je naar kantoor?

Het idee voor de kantoortransformatie ontstond eind 2022 na een grootschalig intern onderzoek naar de redenen voor medewerkers om naar kantoor te gaan. Een groot deel gaf toen duidelijk aan dat ze vooral naar kantoor wilden om elkaar te ontmoeten, om samen te werken, maar ook om verbinding te houden met de Rabobank.

'Dat laatste zagen we vooral bij nieuwe medewerkers. Logisch want als je de hele week thuiszit is het lastig om die verbinding te creëren. We zijn in april 2023 toen met een aantal multidisciplinair samengestelde teams aan de slag gegaan met de conceptontwikkeling met als resultaat concrete plannen om de fysieke werkomgeving aan te passen.’

Die aanpassing houdt in grote lijnen in dat in de werkomgeving twee nieuwe samenwerk- en ontmoetingsgebieden worden gecreëerd: Team Areas en Meet Other Areas.
Deze nieuwe concepten zijn ontwikkeld op basis van de resultaten van een medewerkersonderzoek en vervolgens aangepast met de feedback van medewerkers.

Wat is een Meet Others Area?

Een Meet Others Area (circa 10 procent van een RaboHouse) is primair bedoeld om collega’s vanuit de gehele organisatie, gasten en/of klanten te ontmoeten, met of zonder een afspraak.
Het is een omgeving voor grotere, geplande bijeenkomsten of events, voor inspiratiesessies, kampvuurgesprekken, kennisdeling en dergelijke.
Duurzaam eten en drinken vormen een belangrijk onderdeel van een Meet Others Area. Het gebied bevat ook break out-rooms, zodat mensen na een plenaire bijeenkomst met een kleinere groep dieper het onderwerp kunnen duiken.

Wat is een Team Area?

Een Team Area (circa 90 procent van een RaboHouse) is een gebied waar je met je team aan toegewezen bent. Zie het als een soort van wijk in een stad waar je je directe collega's kunt vinden om samen te werken.
Van de Nostrum: ‘Teamleden kunnen er bij elkaar in de buurt zitten, om van elkaar te leren, om elkaar vragen te stellen en dergelijke. Het gaat om dedicated zones, dus als mensen naar kantoor komen weten ze ook zeker dat ze daar hun directe collega’s treffen. Er zijn tal van voorzieningen, zoals hybride videosets, een leefkeuken met een grote, lange tafel met stoelen om bijvoorbeeld een verjaardag te vieren, goede koffie, zitjes zodat mensen in kleine groepjes bij elkaar kunnen zitten en dergelijke.’

Keuze uit drie thema’s

Bijzonder aan de Team Areas is dat teams zelf invloed kunnen hebben op de inrichting en aankleding (local flavouring). Daarvoor zijn drie thema’s beschikbaar: Vitality, Fun en Business.

Bij thema Vitality is meer aandacht voor natuurlijke materialen organische vormen, actief meubilair en groen. Fun biedt een omgeving waar plezier maken centraal staat en waar ‘speels’ en ‘kleurrijk’ de boventoon voeren. Business kent meer zakelijke accenten en aanvullende voorzieningen voor samenwerken en overleg.

Business is meest gekozen thema

Welk thema het meest wordt gekozen? Van de Nostrum hoeft niet lang na te denken. ‘Dat was voor ons eerlijk gezegd best verrassend. We hadden vooraf aangenomen dat hier in Utrecht, een omgeving waar veel IT’ers werken, voor het thema ‘fun’ gekozen zou worden. Maar tot nu toe is men vooral gevallen voor ‘Business’ gegaan. Mensen zijn blijkbaar toch nog redelijk behoudend als het gaat om de werkomgeving. Daaruit blijkt wel weer dat het goed is om je ideeën vooraf te valideren en te toetsen bij de gebruikers.’

Demoruimte in Utrecht

Voordat de aanpassing van de werkomgeving werkelijk wordt doorgevoerd is het concept een aantal weken gevalideerd bij eindgebruikers. Dat gebeurde onder meer in Utrecht, waar een demoruimte is ingericht zodat medewerkers kennis kunnen maken met de voorgenomen aanpassingen in de werkomgeving en door het invullen van speciale feed back-kaartjes hun mening kunnen geven.

‘We hebben dit tot eind 2023 gedaan’, licht Van de Nostrum toe. ’Vervolgens halen we de rode draad uit alle reacties en koppelen we die terug aan de architect, die dan wellicht nog enkele aanpassingen doorvoert. In 2024 wordt het werkplekconcept in de RaboHouses en op de centrale locaties aangepast. Die operatie moet medio 2025 zijn afgerond.’

Engagementscan

Om ook in de toekomst de tevredenheid van medewerkers over de nieuwe werkomgeving scherp in beeld te houden wordt onder andere de bestaande engagementscan ingezet. Deze scan wordt vier maal per jaar aan medewerkers gestuurd.
De resultaten worden op teamniveau verzameld en geanalyseerd. Ook bestaat de mogelijkheid om - als dat wenselijk is - een en ander te onderzoeken en te valideren via Nexthink. Hiermee kan in korte tijd heel snel feedback worden opgehaald.

Van de Nostrum: ‘We onderzoeken momenteel of we patronen kunnen ontdekken in de gegevens. Bijvoorbeeld: is er een verband tussen tevredenheid en afdelingstype. Of zijn er verschillende tussen leeftijdsgroepen? Er wordt weleens gezegd dat jonge mensen moeite hebben met bepaalde zaken, maar de vraag is of dat daadwerkelijk zo is. We willen deze informatie graag achterhalen om te bepalen of aanvullende acties nodig zijn om het welzijn van medewerkers te verbeteren.’

Business case

Corona heeft de beweging die we nu doormaken versneld, benadrukt Van de Nostrum, terugkijkend op de afgelopen twee jaar.
‘We waren al bezig met digitalisering en het duurzaam afbouwen van het aantal panden, maar tijdens de pandemie bleek dat mensen heel goed vanuit huis kunnen werken. We hebben de voordelen behouden van ook de thuiswerkplek als onderdeel van het optimaal hybride werken. Daarnaast zijn we nu bezig met het aanpassen van de werkomgeving in de RaboHouses om deze beter te laten aansluiten op onze nieuwe manier van samenwerken.’

Ook opbrengsten voor medewerkers meenemen in businesscase

Hoe het met de business case zit? Van de Nostrum, tot slot: ‘Uiteraard hebben die gemaakt. Die lag er al maar die hebben we vorig jaar opnieuw gemaakt toen de oorlog in Oekraïne losbarstte en de inkoopprijzen omhoog liepen. Alles is meegenomen, zoals kosten voor de aanpassing van de werkomgeving, investeringen in IT-apparatuur, kosten voor de thuiswerkplek, het effect op het woon-werkverkeer, de reductie van vierkante meters, en de business case is nog steeds valide en ziet er positief uit.’

Maar voor alle duidelijkheid: de businesscase wordt mede bepaald door ook de verbeteringen van de employee journey mee te nemen, benadrukt ze. ‘We kijken naar kosten maar ook zeker naar de opbrengsten voor onze medewerkers’.