Sessie 1: Kamelenjacht en slimme spreiding van kantoordagen: van dal- naar topdag

In steeds meer organisaties gaan medewerkers naar kantoor voor de samenwerking en de energie van collega’s. Wat blijkt? Dinsdag en donderdag zijn dé kantoordagen. Op die dagen is het zoeken naar een werkplek terwijl de rest van de week er volop keuze maar er nauwelijks collega’s zijn om te ontmoeten. Anders gezegd: in veel organisaties is sprake van een onevenwichtige ‘kamelenbezetting’: pieken op bepaalde dagen, leegstand op andere.
Het is een flinke uitdaging om kantoordagen slimmer te spreiden, met als doel te komen tot een fijnere werkomgeving én een verbeterde bijdrage aan duurzaamheid voor wat betreft het gebruik van energie en ruimte.

Tijdens het congres lichten Harm van den Boogaard en Pepijn van der Spek toe hoe het programma ‘Pilot Duurzame CAO Rijk’ vanuit de werknemers de piek op rijkskantoren wil verlagen. Want als de vraag op de piek afneemt, kan het kantooraanbod kleiner, en minder kantoor is duurzamer.

Een boeiende sessie met de lessons learned tot nu toe en een uitgebreide toelichting op de drie knoppen waaraan wordt gedraaid:

• hoe kun je teams verleiden om vaker op daldagen naar kantoor te komen?
• hoe maak je binnen teams afspraken over de spreiding over de week?
• hoe kun je je dit duurzaam verankeren in beleid?

Tijdens de sessie ervaren deelnemers hoe teams zelf regie nemen over hun kantoordagen.
Na afloop is er voor iedere deelnemer toegang tot een praktische online toolkit, waarmee ze direct aan de slag kunnen binnen de eigen organisatie.

Sprekers:

• Harm van den Boogaard, Sr Adviseur Bedrijfsvoering Vernieuwende Dienstverlening bij FMHaaglanden en Projectleider Impact project Werkplek (Kamelenjacht) bij de Rijksoverheid
• Pepijn van der Spek, Impactprojectleider Duurzame ICT en Werkplek Pilot Duurzame CAO Rijk

Sessie 2: Naar een inclusieve workplace experience (praktijkcase ASML)

Met als motto 'Build a workplace that works for everyone' besteedt ASML (wereldwijd 60 locaties, ca 42.000 medewerkers) veel aandacht aan het tot stand brengen van een werkomgeving, waarin diversiteit, gelijkheid en inclusie worden gestimuleerd en waar diverse medewerkersgroepen kunnen floreren en excelleren.

Vanuit hun ervaringen in de praktijk laten Joost en Marcel (vanuit zowel het HR- als FM/CRE-perspectief) zien wat inclusiviteit betekent binnen een grote, diverse en snelgroeiende organisatie als ASML

Ze besteden daarbij aandacht aan onder andere de volgende vragen:

• Waarom is inclusie, diversiteit en een 'Welcome Culture' belangrijk voor ASML?
• Wat is de visie van ASML op inclusiviteit, diversiteit en 'Welcome Culture'?
• Hoe vertaalt ASML die visie naar de werkomgeving (fysiek en services)?
• Wat zijn de ervaringen en uitdagingen op het gebied van fysieke en mentale toegankelijkheid, neurodiversiteit en het betrekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt?
• Wat is voor ASML het belang van interne netwerken en interne communities? Welke zijn dat en hoe worden die door de organisatie gefaciliteerd?
• Hoe werken HR en CRE/FM samen om invulling te geven aan bovengenoemde visie?
• Wat zijn de belangrijkste uitdagingen en lessons learned om te komen tot een inclusieve workplace experience?

Sprekers:

• Marcel Boltjes, Global Strategy Lead Service Design & Hospitality bij ASML
• Joost van Loon, HR-programmamanager inclusief werkgeverschap bij ASML

Sessie 3: Gerenoveerd hoofdkantoor De Nederlandsche Bank: klaar voor de toekomst

Na een bijna vijf jaar durende renovatie is het kantoorgebouw van De Nederlandsche Bank aan het Frederiksplein in Amsterdam begin dit jaar weer in gebruik genomen. Het kantoor (67.000 m2), dat grondig is verduurzaamd, kent een mix van publieke en besloten zones. Het heeft door de renovatie zijn openheid en transparantie terug waardoor de verbinding met de omgeving en maatschappij is versterkt. Onder meer de samenwerking in het One Service Team moet zorgen voor optimale dienstverlening aan medewerkers, gasten en bezoekers.

Een presentatie over de transformatie van het pand van een gesloten bastion naar een inspirerende en open werk- en ontmoetingsomgeving en over het leveren van optimale services aan medewerkers, gasten en bezoekers. Met aandacht voor onder andere de volgende vragen:

• Wat zijn de belangrijkste kenmerken van het gerenoveerde kantoor?
• Welke bouwkundige/technische duurzaamheidsmaatregelen zijn getroffen (o.a. gebruik van duurzame energiebronnen, energiebesparing en energiezuinige installaties)?
• Wat zijn de belangrijkste kenmerken van het serviceconcept?
• Hoe werkt de One Service Team-samenwerking in de praktijk?
• Hoe zorgt DNB voor een goede balans tussen veiligheid en gastvrijheid in het kantoor?
• Op welke manier zorgt het gerenoveerde DNB-kantoor voor meer verbinding met de stad Amsterdam?
• Wat zijn op gebied van FM/huisvesting de belangrijkste 'lessons learned' van de grootschalige renovatie?

Sprekers:

• Maarten van Gestel, Manager Services bij De Nederlandsche Bank
• Stefanie Colnot, Omgevings- en stakeholdermanager Huisvesting bij De Nederlandsche Bank

Sessie 4: Werkomgeving van de toekomst, de aanpak van FMHaaglanden

Hoe krijg je een goed beeld van de wensen en behoeften van medewerkers als het gaat om de hybride werkomgeving en bijbehorende producten en diensten? Om die vraag te beantwoorden heeft FMHaaglanden, een Proeftuin ingericht. In deze omgeving (3 etages, 137 werkplekken en 36 ruimtes) werd de werkomgeving van de toekomst gevisualiseerd en getest. FMHaaglanden is één van de grootste facilitair dienstverleners van het Rijk, werkzaam voor vrijwel alle ministeries in Den Haag.

Een interessante sessie waarin FMHaaglanden ervaringen deelt rondom het vormgeven van een toekomstgerichte werkomgeving. Denk hierbij aan:

• Doel en aanpak van de Proeftuin naar een hybride werkomgeving
• Succesfactoren om te komen tot betrouwbare onderzoeksresultaten
• Uitdagingen bij het opzetten van een facilitaire Proeftuin
• Belangrijkste bevindingen van het onderzoek, met aandacht voor: aangepaste werkplekmix, gebruik dynamisch meubilair, impact van groenvoorziening, schoonbeleving, werkplekbezetting en gebruik zit/sta-bureaus
• Belangrijkste aanbevelingen naar aanleiding van de Proeftuin
• Doorontwikkeling naar de Ontmoetingspleinen en de toekomstige werkomgeving

Sprekers:

• Quinty Maijers, projectleider innovatie bij FMHaaglanden
• Yahya Yilmaz, Productmanager Werkomgeving bij FMHaaglanden
• Bart Konijn, Sr. Productmanager Werkomgeving a.i. bij FMHaaglanden

Sessie 5: Open Boek of Open Eind, over een nieuwe manier van samenwerken (case Schiphol)

Wat doe je in dynamische tijden als eindgebruikers minder tevreden zijn en de samenwerking met je dienstverleners vraagt om een herziening?

Schiphol bevond zich in een dergelijke situatie. De luchthaven had te kampen met teruglopende passagierstevredenheid, uitdagingen op de arbeidsmarkt en een operationeel model waardoor de luchthaven verder van de operatie is komen te staan. Ook aflopende schoonmaakcontracten zorgden voor hét moment voor Schiphol om haar operationeel model te herzien.

Tijdens het congres lichten Elcke van Piggelen, Bob Tessensohn en Yorick Vlaar uitgebreid toe hoe zij dit proces hebben ingericht om de doelstelling van de optimalisatie te bereiken. Door focus op Kwaliteit van Werk, Kwaliteit van Dienstverlening en Samenwerking en het bijsturen op de continue feedback van reizigers (1.500 enquêtes per maand en meer dan 350.000 votes per maand in het Sanitair) met een gebiedsgerichte aanpak.

Tijdens deze interessante sessie delen Schiphol en VFM Facility Experts hun voornaamste inzichten. Denk hierbij aan:

• De belangrijkste uitgangspunten van het vernieuwd operationeel model,
• De samenwerkingscase in de aanbesteding en de focus op kwaliteit (van werk en dienstverlening) in de tender
• De wijze waarop je als organisatie dichter op je (schoonmaak)operatie komt te staan

Sprekers:

• Elcke van Piggelen, Manager Facilities binnen Infrastructure, Schiphol
• Bob Tessensohn, Category Manager Schiphol
• Yorick Vlaar, senior consultant bij VFM Facility Experts