Het anderhalvemeter kantoor: mogelijkheden en knelpunten

De maatregelen om de verspreiding van het coronavirus te verminderen worden langzaam aan afgebouwd. Daarbij moeten we ons voorbereiden op een lange periode in een anderhalvemeter samenleving. En dus ook op een anderhalve meter kantoor.

“Als het virus steeds beter beheersbaar wordt, kan Nederland stap voor stap naar een anderhalvemetersamenleving totdat er voldoende bescherming is.”, aldus de Rijksoverheid. Daarom worden bedrijven en organisaties gevraagd om protocollen op te stellen waarin de algemene regels van het RIVM worden vertaald naar de realiteit van de openbare ruimte, de werkvloer, het sportveld of de school.

Maatwerk per branche

“Dat vereist maatwerk. Branches hebben zelf het beste zicht op de eigen praktijk. Daarom zijn protocollen op brancheniveau nodig.” De gevraagde protocollen moeten een concrete invulling van de RIVM-richtlijnen beschrijven. Belangrijke aandachtspunten zijn afstand houden, hygiëne en bescherming, maar ook communicatie en handhaving moeten uitgedacht en beschreven worden.

Rabobank berekende overigens dat 84% van de banen in de anderhalvemeter economie gewoon kunnen blijven bestaan. 46% van alle banen moet buitenshuis uitgevoerd worden en 38% kan ook prima thuis beoefend worden. Voor 16% geldt dat het moeilijk is voldoende afstand te houden.

Impact op FM

Op welke manier kunnen Facility professionals invulling geven aan deze anderhalvemeter samenleving? Wat betekent dit voor de inrichting van kantoren, voor de catering, schoonmaak en beveiliging van een pand? Op deze pagina geeft Facto zo goed mogelijk antwoord op deze vragen. We delen artikelen, whitepapers en oplossingen om FM’ers te informeren over mogelijke werkwijzen en oplossingen voor het anderhalve meter kantoor.

De visie van 5 FM-experts

Facto sprak 5 facility- en werkplekexperts (Walther Huyzen – Hoofd Facilitair bedrijf bij Aegon, Alex de Groot – Senior consultant werkomgeving bij VFM, Wim Pullen – Directeur Center for People and Buildings, Harold Coenders – Director Occupier Services bij Colliers, Laura Kamphuis – Workplace consultant bij Heyday FM) over het anderhalvemeter kantoor en stelde ze 6 vragen:

  1. Wat is een 1,5 meter-kantoor en hoe ziet zo’n kantoor er uit?
  2. Welke gevolgen heeft zo’n kantoor voor de bezetting?
  3. Welke (interne) afspraken zijn nodig als je een 1,5 meter-kantoor opent?
  4. Wat betekent een 1,5 meter-kantoor voor de facilitaire services?
  5. Op welke kosten moet je rekenen als je een 1,5 meter kantoor wilt realiseren?
  6. Wat is de grootste uitdaging bij het realiseren van een 1,5 meter-kantoor?

Lees de antwoorden in de gratis whitepaper ‘Anderhalvemeter kantoor, werkt dat?’

Terug naar boven >>

Kantoorinrichting: de werkplek in het anderhalvemeter kantoor

Verschillende leveranciers van kantoormeubelen- en artikelen en andere kantoorgerelateerde dienstverleners zien de ontwikkelingen naar het anderhalvemeter kantoor op gang komen. Zij zien bijvoorbeeld dat er veel vraag ontstaat naar spat / kuchschermen, bewegwijzering voor kantoren en ronde vloermatten om de anderhalve meter rondom een werkplek te markeren. In dit artikel geven we praktische informatie over de benodigdheden voor een anderhalvemeter kantoor.

Met de enorme vraag naar oplossingen om op veilige afstand op kantoor te werken, loopt Nederland voorop, merkt Geertjan de Kam van kantoormeubelfabrikant Vepa. “In België, Frankrijk, Engeland en Duitsland zit alles nog potdicht en in Duitsland zijn ze er nog helemaal niet aan toe om weer open te gaan. Dat is wel iets Nederlands, denk ik. Hup, weer aan de slag.” Lees hier meer >>

“Bepaal wat moet, de rest werkt thuis”

Maar niet iedereen ziet het anderhalvemeter kantoor nu al als oplossing. Wim Pullen van het CfPB denkt niet dat we er zijn met 1,5 meter afstand op kantoor. Hij vindt dat er afspraken moeten komen over de strikte noodzakelijkheid om op kantoor te zijn. In het programma De Monitor zegt Pullen: “Managers, bepaal wat moet, en de rest werkt voorlopig gewoon thuis totdat we meer weten over hoe verspreiding verloopt.”

Lees hier meer over thuiswerken >>

anderhalve meter kantoor

Kantoorbezetting

Door anderhalve meter te houden zal de bezetting van kantoren sterk afnemen. Zo verwacht Jeroen Lokerse, managing partner bij vastgoedadviseur Cushman & Wakefield dat er plaats is voor 30% minder werkplekken. Eugène Sterken, ceo van Koninklijke Ahrend ziet het minder rooskleurig in: “Wij schatten dit in op zo’n 50%, afhankelijk van de sector”.

Het pand huisvest in het vervolg nog maar 50% aan gebruikers van wat er voorheen werkzaam was

Walther Huyzen, hoofd Facilitair Bedrijf bij Aegon Nederland, sluit zich daarbij aan: “Op zich zou het kantoor nog dezelfde vloeroppervlakte kunnen houden, alleen huisvest het in het vervolg nog maar 50 procent aan pandgebruikers van wat er voorheen in het pand werkzaam was.”
Harold Coenders, Director Occupier services bij Colliers , verwacht zelfs een daling van 60%: “Dit wordt gedreven door het feit dat er anderhalve meter tussen de werkplekken moet zitten en je dus werkplekken moet leeg laten in het kantoor. Plus het feit dat je in het anderhalve meter kantoor moet gaan werken met vaste werkplekken voor 1 dag.”

Terug naar boven >>

SamensterkFM

Verschillende organisaties die te maken hebben met werkomgevingen zijn een nieuw initiatief opgestart onder de naam #samensterkFM. Met de naderende openstelling van werkomgevingen wordt duidelijk dat een grote complexiteit ontstaat bij de vertaling naar de dagelijkse praktijk. Om te voorkomen dat iedere organisatie zijn eigen ‘wiel uitvindt’ in deze unieke situatie, is dit belangeloze initiatief van start gegaan.

#SamensterkFM heeft als doel het delen en verbinden van kennis om zo snel en efficiënt mogelijk te komen tot nieuwe oplossingen.

Verbindend

Partners in de gehele keten van ‘werkomgevingen’ delen hun expertise in een unieke mix van product- en dienstverleners, adviesbureaus, opdrachtgevers, kennispartners, mediapartners en brancheorganisaties. Centraal staat het delen en verbinden van kennis, bijvoorbeeld via de hackathon #hacktheworkplace, om zo snel en efficiënt mogelijk te komen tot nieuwe oplossingen. Doel is om werkend Nederland zo snel als mogelijk weer in de werk- of leeromgeving te kunnen ontvangen.

Inmiddels zijn ruim 30 partijen betrokken bij het initiatief. Facto is exclusief als mediapartner aangesloten bij dit initiatief en zal een prominente rol spelen bij het delen van relevante content (denk aan webcasts, kennisdossiers, artikelen en whitepapers) via onder meer deze pagina en via haar online kanalen (website, e-zine, Linkedin, twitter).

Cateren op anderhalvemeter afstand

Al begin maart luidden cateraars de noodklok vanwege corona. De sluiting van veel kantoren en het verbod op evenementen raakt cateraars hard. Branchevereniging Veneca verwacht een ernstig omzetverlies tot wel 80%.

Anderhalvemeter kantoor catering Ook wanneer kantoren weer geopend worden staan cateraars voor een uitdaging; hoe ziet catering op anderhalvemeter afstand eruit? Laura Kamphuis, Workplace consultant bij Heyday FM, geeft aan: “Voor de lunch of een kopje koffie op de werkvloer kun je experimenteren met meerdere lunchruimtes of koffiecorners, uiteraard voorzien van ‘wachtstrepen’ op de vloer zoals je nu ook in veel winkels ziet. Ook een foodtruck op het parkeerterrein biedt mogelijkheden. Wanneer je de openingstijden van een pand verruimt, kan dit betekenen dat je naast de lunch ook een avondmaaltijd gaat aanbieden.”

Harold Coenders (Colliers) geeft aan dat cateraars sowieso alleen met verpakte eindproducten moeten gaan. Daarnaast raadt hij aan om te gaan werken met online bestellingen die op de werkplek afgeleverd kunnen worden.

Praktische oplossingen voor het anderhalvemeter kantoor

Meerdere organisaties bieden al praktische oplossingen om het 1,5 meter kantoor te realiseren. We maakten een selectie van oplossingen die geboden worden om een kantoor te openen waarin medewerkers veilig en prettig kunnen werken en verblijven:

  • Quick Scans
  • Apps voor werkplek reserveringen
  • Werkplekafscheidingen
  • Werkplekcalculator
  • Hygiëne/desinfectiezuilen
  • Handsfree deuropeners
  • Certificering
  • Coronapieper

Hier lees je meer over deze en meer praktische oplossingen voor het anderhalvemeter kantoor >>

Terug naar boven >>

Het anderhalve meter kantoor schoonmaken

In het programma De Monitor vraagt Teun van de Keuken zich af hoe hygiënisch kantoren nu eigenlijk zijn. Uit onderzoek is gebleken dat 39% van de medewerkers hun kantoor niet schoon vinden. Is dat echt zo en in hoeverre is dit een risico zolang er nog geen vaccin tegen corona is?

Kantoren zijn qua bron van besmetting eigenlijk best wel link

Immunoloog Huub Savelkoul vertelt in het programma dat uit experimenten blijkt dat een virus zich vanaf de koffieautomaat binnen 3 uur verspreidt naar zo’n één derde tot de helft van alle mensen die de automaat gebruiken. “Dat gaat krankzinnig snel. Kantoren zijn qua bron van besmetting eigenlijk best wel link.” Lees hier meer en kijk de uitzending terug >>

Schoonmaakprotocollen voor het anderhalvemeter kantoor

Brancheorganisatie OSB stelde protocollen op om schoonmaakbedrijven op weg te helpen in de anderhalvemeter economie. Dit geeft ondernemers in verschillende sectoren handvatten bieden voor een goede schoonmaak. De protocollen richten zich contactoppervlakken, sanitair, desinfecteren en de werkruimte van schoonmakers.

In de whitepaper ‘Anderhalvemeter kantoor, werkt dat?‘, geven diverse experts aan dat de schoonmaak frequenter en/of intensiever zal plaatsvinden. Walther Huyzen (Aegon): “Wat betreft schoonmaak zie ik de frequentie veranderen. Die gaat omhoog, er zal vaker een deep cleaning uitgevoerd worden en meer gebruik worden gemaakt van sanitizers”.

Maar het anderhalvemeter kantoor met een veel lagere bezetting, zorgt tegelijkertijd voor een afname van de hoeveelheid schoonmaakwerk. Op Service Management is te lezen dat het aantal schoon te maken bureaus afneemt met ongeveer 1,2 miljoen. Dit is gebaseerd op de berekening van Colliers, die uitgaan van een afname van 60% in de bezettingsgraad.

Beveiliging en toegangscontrole na de lockdown

Op het gebied van beveiliging en toegangscontrole verwachten FM-experts minder grote veranderingen dan bijvoorbeeld in de catering en schoonmaak. Wel is er een rol weggelegd voor beveiligers in het toelaten van een maximaal aantal personen in een pand. Ook kunnen zij toezien op een duidelijk routing en de naleving hiervan.

Terug naar boven >>

Good practices voor het anderhalve meter kantoor

De Belgische tak van de International Facility Management Association heeft enkele tips en good practices opgesteld om facility professionals te helpen besmettingsgevaar op de werkvloer te voorkomen.

  1. HVAC-, ventilatie- en watersystemen
    Zorg dat recirculatie van lucht is uitgeschakeld en spoel bij heropening van het kantoor alle kranen goed door.
  2. In- en uitgangen van uw gebouw
    Plaats handontsmetting bij in- en uitgangen van het pand en laat inschrijving van bezoekers door een vaste medewerkers uitvoeren.
  3. Voldoende sanitaire voorzieningen voor het wassen van de handen
    Handen wassen met zeep is de beste manier om besmetting te voorkomen, zorg dat er voldoende voorzieningen aanwezig zijn.
  4. Liften en trappen
    Stimuleer het gebruik van de trap en stel regels op voor het gebruik van de lift, zoals de maximumcapaciteit bij anderhalvemeter afstand. Zorg daarnaast voor minimaal dagelijkse reiniging van de lift.
  5. High touch surfaces
    Contactoppervlakken worden vaak aangeraakt en moeten minimaal dagelijks gereinigd worden met een ontsmettingsmiddel. Kijk daarnaast ook naar mogelijkheden voor handsfree gebruik, zoals  touchless kranen en bewegingsdetectoren voor lichtinschakeling.
  6. Afstand houden tijdens het werken
    Plaats meubilair voldoende uit elkaar en maak gebruik van bijvoorbeeld werkzone aanduiding en eventueel schermen om een werkplek af te bakenen. Is er niet voldoende ruimte, maak dan een planning zodat niet iedereen tegelijk aanwezig is.
  7. Vergaderen en digitaal overleg
    Faciliteer in videoconferencesystemen en bepaal de maximale capaciteit van vergaderzalen, verwijder het teveel aan stoelen.
  8. Levering van materiaal
    Het virus kan 1 tot 3 dagen overleven op verschillende oppervlakken. Was dus goed de handen na het openen van pakketjes of laat deze een bepaalde tijd staan alvorens het uitpakken.
  9. Informeer medewerkers
    Informeer medewerkers goed en tijdig over de genomen maatregelen. Daarmee creëer je vertrouwen over een veilige terugkeer naar het kantoor.

Lift in anderhalvemeter kantoor

Vormt de lift een bottleneck in het anderhalvemeter kantoor?

Hoe kom je op de 14e etage als de lift een besmettingsrisico is? Uiteraard klinkt de trap als een logisch alternatief, maar in hoogbouw is dat een hele work-out en lang niet voor iedereen haalbaar. Facto sprak hierover met Nicole van Brederoode en Jack Baartse van KONE. Het blijkt mogelijk om liften anders te programmeren, zodat deze bijvoorbeeld slechts 2 keer stoppen per rit. Hiermee kan je afdwingen dat er niet teveel mensen tegelijk in de lift stappen. “Maar, de wachttijden worden wel langer, want de efficiency gaat totaal verloren. Je moet je dus afvragen wat de meerwaarde van zo’n oplossing is, wat levert het op?”, aldus Jack Baartse.

Diverse liftfabrikanten delen online tips voor het veilig en verantwoord gebruik van liften in coronatijd:

  • Laat mensen eerst uitstappen voordat je de lift betreedt, geef ze daarbij voldoende ruimte.
  • Probeer drukte zoveel mogelijk te vermijden. Is het al druk in de lift, wacht dan op de volgende of overweeg de trap te nemen (is ook nog eens gezond!)
  • Zorg, waar mogelijk, voor een afstand van 1,5 meter.
  • Druk alleen op de knop voor jouw bestemming, maar vermijd direct contact. Draag dus een handschoen of gebruik iets anders om de knop in te drukken. Raak ook andere dingen, zoals leuningen, niet aan.
  • Probeer zowel voor als na het liftgebruik je handen te wassen, of gebruik antibacteriële gel.
  • Zorg dat de lift regelmatig gereinigd wordt, let daarbij op contactoppervlakken zoals knoppen en leuningen, en gebruik het juiste ontsmettingsmiddel.

Het belang van gebouwventilatie en luchtbehandeling

Welk effect hebben systemen voor ventilatie en luchtbehandeling op de kans op besmetting door het coronavirus in gebouwen? Met deze vragen en de antwoorden daarop houdt dr. ir. Atze Boerstra zich al sinds de start van de Covid-19 pandemie bezig. In een interview met journalist Hidde Middelweerd beantwoordt Boerstra een aantal vragen en geeft hij aan helder overzicht van maatregelen die gebouwtechnisch belangrijk zijn om een pand ‘coronaproof’ te kunnen openen.

Boerstra is directeur van BBA Binnenmilieu, vicevoorzitter van de Federation of European Heating, Ventilation & Air Conditioning Associations (REHVA) en coauteur van het adviesdocument dat REHVA publiceerde over verwarming, ventilatie en airconditioning in relatie tot Covid-19.

De praktijk: zo keert a.s.r. terug naar het 1,5 meter-kantoor

Sinds dinsdag 2 juni is het kantoor van a.s.r. in Utrecht weer geopend voor 10 procent van de populatie, zo’n 300 tot 400 medewerkers. Lees in het interview met Marco Meetz, Hoofd Facility & Support, welke maatregelen zijn getroffen om veilig werken weer mogelijk te maken.


Ook interessant:

Terug naar boven >>