Nieuw hoofdkantoor Booking.com (65.000 m2): magneet voor eigen medewerkers én jong talent

Door: Gerard Dessing, hoofdredacteurFacto

‘Een van de opdrachten aan architect Ben van Berkel was om een gebouw te creëren dat als magneet voor jonge, talentvolle professionals zou gaan fungeren. Maar met de overgang naar hybride werken merk je dat het nu ook een ware magneet voor onze eigen medewerkers is geworden. Op dinsdagen en donderdagen hebben we gemiddeld 3.000 medewerkers in huis. Als je dan zoals vandaag ziet welke onderlinge dynamiek dat met zich meebrengt en dat het gebouw echte verbinding bevordert, dan is hij – samen met de interior-designers - daar zeker in geslaagd.’

Aan het woord is Marnix Mali, Director Real Estate & Workspace Services (REWS) bij Booking.com.
Hij is eindverantwoordelijk voor de huisvesting en facilitaire services in de panden van Booking.com, worldwide. Hij doet dat met een team van zo’n 100 medewerkers, waarvan zo’n 25 werkzaam in Amsterdam.

Rondleiding: 65.000 m2, 11 verdiepingen

Op een dinsdagochtend in oktober geeft hij een rondleiding door het fonkelnieuwe Booking.com-kantoor (65.000 m2, 11 verdiepingen) in hartje Amsterdam, op loopafstand van het centraal station.
Een indrukwekkende, duurzame, inspirerende en moderne werkomgeving met tal van voorzieningen die er voor moeten zorgen dat medewerkers graag naar kantoor komen om te werken en vooral ook om samen te werken.

Atrium

Eenmaal in het pand trekt je oog al snel naar het enorme atrium. Het is vanaf de begane grond bereikbaar via een brede houten trap en biedt rondom uitzicht op de trappen, loopbruggen en galerijen die de verdiepingen met elkaar verbinden.
Het transparante dak en de glazen puien (van vloer tot plafond) zorgen voor veel daglicht, licht dat niet alleen de medewerkers maar ook de overal aangebrachte beplanting ongetwijfeld goed zal doen.

Veel aandacht voor akoestiek

Een van de belangrijke aandachtspunten van de architect was de akoestiek. Daar is veel tijd en kennis in gestopt, vertelt Mali.
‘Kijk maar eens rond. Wat je ziet is beton, glas en vloeren, allemaal harde elementen, maar ondanks dat is de akoestiek hier prima. Dat komt onder meer door de beplanting en het geperforeerde hout, daardoor wordt zoveel mogelijk geluid geabsorbeerd.’

Interieur

HofmanDujardin tekende als hoofdarchitect voor het interieurplan, dat vervolgens samen met een aantal designers zoals Linehouse Design, Studio Modijefsky, CBRE Design, UNStudio en i29 werd uitgevoerd.
In het interieur bevinden zich naast de bekende kantoorwerkplekken (met geluidsabsorberende tussenwanden) tal van break out-rooms, vergaderruimtes, drie restaurants, coffeebars, een auditorium, diverse multifunctionele ruimtes, onderzoekslabs, gebedsruimtes, een kolfkamer en ontspanningsruimtes.

Relaxen tussen het werk door

Wie tussen het werk door even wil relaxen kan aan de oostzijde van het gebouw terecht. Op de zesde, zevende en achtste verdieping bevinden zich daar de ontspanningsruimtes, met onder andere een klimmuur, yoga- en meditatieplekken.
En helemaal uniek: de 9e, 10^e en 11e verdieping bieden toegang tot het dakterras, met weids uitzicht over de stad.

Werkplekconcept en vloerindeling

Sinds de overgang naar hybride werken worden medewerkers van Booking.com aangemoedigd om minstens twee dagen per week op kantoor te werken. Ze kunnen overal in het gebouw gebruik maken van de vele flexplekken. Iedere afdeling of team heeft wel een vaste ‘plek’ toegewezen gekregen.
Dat had alles te maken met de uitkomsten van een onderzoek onder medewerkers naar hun voorkeuren voor de toekomstige werkomgeving. Naast flexibiliteit wilde men ook graag een vaste teambase voor contact met directe collega’s. Voordeel: het zorgt voor herkenbaarheid, het gevoel van ‘ergens bijhoren’ wordt versterkt en teams en afdelingen kunnen elkaar makkelijk vinden.

Het onderzoek leverde overigens nog een aardige bijvangst op: medewerkers wilden graag veel groen op de werkvloer. Vandaar de meer dan 11.000 planten die overal in het gebouw zijn aangebracht. 

3.100 desks en 3.100 andere werkplekken

De verdeling tussen standaardwerkplekken (met een verstelbaar bureau, bureaustoel, toetsenbord en muis, curved screen) en de overige werkplekken is ongeveer een op een, vertelt Mali.
’We hebben ongeveer 3.100 desks en even zoveel andere werkplekken, dat is inclusief zitplaatsen in de restaurants, de meeting rooms, de belcellen, concentratieplekken, zitjes en ga zo maar door. Als alle 6.000 medewerkers op een dag hier zouden willen werken dan is dat mogelijk.’

Werkvloeren: blokken met bureaus, phonebooths e.d.

De werkvloeren zijn uitgerust met blokken van in de regel vier of acht bureaus, sommige zonder tussenschotten, andere juist met wat hogere afscheidingen. Voor wie zich helemaal wil afzonderen zijn afsluitbare phonebooths beschikbaar of microboxes, bestemd voor een of twee personen.
Gemiddeld genomen zijn er per tien medewerkers vier desks beschikbaar (40 procent).

Geen reserveringssysteem

Booking.com werkt niet met een werkplekreserveringssysteem, vertelt Mali. Daar is wel over nagedacht, maar uiteindelijk niet voor gekozen.
‘Als medewerkers een plek moeten reserveren creëer je toch weer een drempel om te komen. Bovendien, het is gewoon niet nodig, er is hier altijd plek, ook op drukke dagen.’

28 Break out-spaces

Om onderlinge samenwerking te faciliteren en te stimuleren zijn er in het pand 28 break out-rooms gerealiseerd, gemeenschappelijke ruimtes (inclusief voorzieningen), met elk een eigen thema, gebaseerd op een reisbestemming zoals Rio de Janeiro, Vienna of Zanzibar.

Leuk detail: om de ruimtes de juiste sfeer mee te geven zijn geen stockfoto’s, maar foto’s afkomstig van Booking.com-medewerkers zelf gebruikt. Onder iedere foto een korte tekst van de medewerker/fotograaf over de betekenis van die plek voor hem of haar.

Drie restaurants: 900, 450 en 450 zitplaatsen

In het gebouw bevinden zich maar liefst drie restaurants, met elk een eigen concept. Het grootste restaurant is ‘Market’, een soort foodhall (900 zitplaatsen) met een gevarieerd vegan en non-vegan aanbod. ‘Five Islands’ (450 zitplaatsen) is wat luxer, meer boutique-achtig, en biedt gerechten, bedacht door een chef-kok van naam en faam. Om steeds voor verrassing te zorgen wordt ieder kwartaal met een andere chef samengewerkt. Het derde restaurant, ‘High Garden’ (450 zitplaatsen), is gespecialiseerd in Aziatische gerechten, zoals ramen en poké bowl.
Alle maaltijden zijn, afgezien van een eigen bijdrage, gratis voor medewerkers.

Goed eten en drinken is belangrijk

Dat er zoveel plek is ingeruimd voor de catering en food is een bewuste keuze, licht Mali toe.
‘Koffie, thee, fruit, gezonde frisdranken, gevarieerd en smakelijk eten en drinken van hoge kwaliteit vinden we heel belangrijk. Waarom? 85 procent van de medewerkers hier komt van buiten Nederland, je moet dus veel keuze bieden. En bovendien: samenkomen tijdens de lunch is erg  belangrijk, het is goed voor de onderlinge verhoudingen, helpt je om je hoofd leeg te maken, zorgt voor spontane ontmoetingen, het hoort er echt bij vinden wij.’

84 koffiemachines en 3 espressobars

Koffieliefhebbers kunnen gratis gebruik maken van een van de 84 verse bonen-machines. Voor de luxere ‘bak‘ zijn er drie espressobars in het pand waar een barista een cappuccino, espresso of een andere koffie bereidt. Kosten voor medewerkers: 50 eurocent per kop.

Teabar

Medewerkers die van thee houden kunnen op de negende verdieping gebruik maken van de speciale ‘teabar’ met een keur aan theesoorten. Daar is overigens ook slow coffee (filterkoffie) beschikbaar.

Groot gebouw, maar toch vertrouwd

Dat het gebouw, met 11 verdiepingen van elk zo’n 6.000 tot 7.000 m2, enorm van omvang is, is duidelijk. Of dat niet het risico met zich meebrengt dat mensen zich er verloren voelen? Mali denkt dat dat wel meevalt.
‘Ja, het is gigantisch allemaal, je zou kunnen zeggen een groot dorp of een kleine stad. Maar de architect heeft gezorgd voor een enorme transparantie. Daardoor kunnen mensen zich prima oriënteren. Voorheen zaten medewerkers in kantoren met pakweg 500 collega’s. Dat gaf een zekere geborgenheid. Het was voor ons dan ook heel belangrijk om een omgeving te creëren waar mensen niet zouden verdwalen of zich heel klein zouden voelen. Iedereen moet zich hier welkom voelen, dat is heel belangrijk.’

Bewuste keuze voor single sourcing

De facilitaire services in de Booking.com Campus worden geleverd door zowel eigen medewerkers, zoals hospitality-medewerkers en office medewerkers, als medewerkers van leveranciers van onder meer de schoonmaak, catering en security.

Belangrijk aandachtspunt in de relatie met de leverancier is het betrekken van de inhuurmedewerkers bij de organisatie, vertelt Mali. ‘Het vraagt extra inzet van onze kant, maar het is beslist zinvol omdat die medewerkers zich dan meer betrokken voelen, beter presteren enzovoort.’

Zeven grote uitbestedingscontracten

Alle leveranciers zijn ingehuurd op basis van single sourcing, in totaal gaat het om zeven grote contracten, van technisch onderhoud tot catering. De uitbestedingscontracten zijn voor drie jaar afgesloten met een verlengingsmogelijkheid.

Waarom Mali geen contracten met een langere looptijd heeft afgesloten? ‘We hebben allemaal te maken met een nieuw en uniek gebouw, daar moet iedereen aan wennen. Dan wil je niet voor 10 jaar aan een contract gebonden zijn’.

Managing agent of IFM?

Of Mali nog heeft nagedacht om met een ander besturingsmodel te gaan werken, zoals managing agent of IFM?
‘We hebben alles overwogen, maar er bewust voor gekozen om zoveel mogelijk in eigen hand te houden. Wat je zelf niet beter kunt doen moet je outsourcen, dat is duidelijk. Maar we willen de aansturing echt zelf doen, zeker nu het hier allemaal nieuw is en we er voor willen zorgen dat de dienstverlening echt een Booking.com-stempel krijgt.’

Eerste tekenen van succes: bezetting neemt toe

Wat Mali tot nu toe, zo’n drie maanden na de opening, is opgevallen als het gaat om hoe medewerkers het gebouw gebruiken? Het eerste dat hij noemt is de toegenomen bezetting.
‘Op piekdagen hebben we ongeveer 3.000 mensen in huis, als je de getallen in de oude situatie optelt gingen op die dagen rond de circa 2.000 mensen naar kantoor, echt een significant verschil. Dat is voor mij een eerste teken van succes.’

Sinds de opening vaker naar kantoor

Een ander positief signaal is het feit dat medewerkers vaker naar kantoor komen, dus meer dan twee dagen per week.
‘Je hoort van mensen dat ze het brede aanbod aan werkplekken waarderen, dus dat ze naar behoefte op verschillende plekken en tijden ergens in het pand kunnen neerstrijken om te werken. En ook mooi: uit het onlangs verschenen engagementonderzoek blijkt duidelijk dat mensen een hogere waardering geven aan de werkomgeving dan in de oude situatie. En dan gaat het met name om drie factoren: samenwerking, productiviteit en focuswerk.’

Tip 1: luister goed naar gebruikers

Of Mali nog tips heeft voor collega’s die met grote nieuwbouw- of verbouwprojecten aan de slag gaan?

Ten eerste is het belangrijk dat je iedereen al in een vroeg stadium bij je plannen en de verdere uitwerking betrekt. ‘Het is misschien een open deur, maar luister goed naar de gebruikers’, zegt Mali.
‘Neem bijvoorbeeld de rondleidingen die we gegeven hebben aan groepjes medewerkers vlak voordat het gebouw open ging. We wilden weten wat men ervan vond. Daar kwamen dingen uit die we anders niet geweten hadden.'

‘One size fits all-aanpak’ niet altijd gewenst

De contacten hebben Mali en zijn team geholpen om nog beter te begrijpen waar het gebouw voor gebruikt wordt. Hij noemt ook de geluiden uit bijvoorbeeld focusgroepen als waardevol.
'Dat heeft ons doen beseffen dat onze ‘one size fits all-aanpak’ soms beter kan plaatsmaken voor maatwerk. Een groep designers heeft een studio nodig waar ze hun werk een aantal weken kunnen laten hangen, dat is dus een hele andere werkomgeving dan voor mensen met administratief werk.’ 

Tip 2. Haal continu feedback op

Mali, tot slot: ‘En wat we er ook van geleerd hebben: zie het proces van luisteren en het ophalen van feedback als een continu proces. Mensen veranderen, de wereld verandert, haal dus voortdurend feedback op van gebruikers en probeer met de informatie echt iets te doen en zaken te veranderen. Maar ook belamngrijk: ga niet in alles mee. Als iets gewoon niet kan, leg het dan uit, dan zie je ook dat mensen dat heel goed begrijpen.’