Contractmanager FCO & CCETopjob
Contractmanager FCO & CCE Word jij enthousiast van een leerzame, afwisselende functie met veel vrijheid? Vind je het leuk om in een veranderende organisatie te werken en daar over mee te denken? Misschien ben jij dan onze nieuwe Contractmanager. Jouw functie Binnen de Facilitaire Campus Organisatie (FCO) van de Vrije Universiteit en het Coördinatie Centrum Energie (CCE) is de mogelijkheid ontstaan om gezamenlijk een Contractmanager aan te stellen. Je werkt voor beide organisaties, waarbij we voor een gelijk aandeel gebruik maken van je mogelijkheden en kennis op het gebied van Contractmanagement. Bij FCO ligt het accent op contractmanagement en bij het CCE is het een combinatie van commercie (inkoop) en contractmanagement. Als Contractmanager ben je het contractuele geweten binnen FCO en het CCE. Je wordt als contractmanager ingezet op de uitnutting en het functioneren van afgesloten overeenkomsten. Deze contracten hebben betrekking op (bouw)Projecten en het dagelijks- en meerjarig onderhoud. Je werkt 50% voor FCO, voor de afdelingen Realisatiemanagement en Vastgoedbeheer en 50% voor het CCE waar ze binnen de afdeling Asset Management & Onderhoud werken met raamovereenkomsten. Zowel FCO als het CCE kennen contracten op het gebied van Werken, installatieadviseurs en adviesbureaus. Bij het CCE is het aan jou om ervoor te zorgen dat, contractmanagement met deze contractpartijen verder geïmplementeerd wordt, je bent daar de enige contractmanager, bij FCO daarentegen kun je terugvallen op een team van collega contractmanagers. Je trekt op met alle relevante stakeholders, zoals projectleiders, coördinatoren E&W, die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud, collega’s van de Continudienst voor calamiteitopvolging en, indien nodig, inkopers die commerciële en rechtmatige topdeals voor FCO en het CCE willen sluiten. Ook onderhoud je contacten met de interne controllers om de financiële uitnutting van de overeenkomsten te monitoren. Kortom: aan jou om ervoor te zorgen dat afspraken correct worden vastgelegd én uitgevoerd. Je voert de regie over de volledige contractcyclus. Wat spreken we af over de aanlevering van goederen, retourprocessen of onderhoud van diverse installaties? Hoe halen we de meeste waarde uit onze contracten? Daarmee is het belangrijkste doel het verkrijgen van de gewenste (lees gecontracteerde) leveranciersprestaties, mede op basis van een optimale samenwerking met onze leveranciers. Omdat we willen dat alle stakeholders blij worden (en blijven) van de overeenkomsten, schakel je niet alleen intensief met leveranciers, maar ook met interne afdelingen en onze afnemers. Er wordt een fors beroep gedaan op je samenwerkingsvaardigheden, soft skills en commerciële instinct. Bovendien stroomlijn je het contractmanagementproces, met name binnen het CCE, en ben je aanspreekpunt voor alle contract-gerelateerde vragen. Je bent verantwoordelijk voor de beheersing van de raamovereenkomsten en ben je binnen FCO onderdeel van het team contractmanagers. Dit doe je in nauwe samenwerking met andere disciplines, en natuurlijk ook de opdrachtnemers. Je stelt jezelf steeds de vraag of de doelstellingen worden gerealiseerd, of de opdrachtnemer voldoet aan de contracteisen en of de opdrachtgever voldoende invulling geeft om het contract goed te laten werken. Worden bepaalde doelstellingen niet behaald of afspraken niet nagekomen dan ga je een open en eerlijk gesprek aan over de afspraken rondom tijd, geld en kwaliteit. Hierbij ben je standvastig en heb je tegelijkertijd oog voor behoud van de goede relatie. Met jouw proactieve houding stuur je op een goed verloop van de werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat de Plan-Do-Check-Act-cyclus wordt toegepast en dat verbeteringen worden aangestuurd. Je kunt goed plannen en organiseren en weet wat er speelt binnen en buiten de organisatie. In jouw communicatie leg je zaken duidelijk uit, kan je anderen overtuigen én kan jij zowel feedback geven als ontvangen. Als Contractmanager geef je verder vorm aan het contractmanagementbeleid binnen het CCE ben je verantwoordelijk voor het afsluiten en managen van diverse contracten. Het gaat om Gebouw, installatie, bouw- en energietechniek. (Electra, WTB, Bouw, advies, inhuur, onderhoudscontracten van machines en installaties, etc) en energie levering contracten en preferred suppliers op het gebied van bouwwerkzaamheden stel je SLA’s op, met bijbehorende KPI’s bij het CCE: Bewaak je met beheerders en collega’s van de Continudienst en Assetmanagement & Onderhoud de leveranciersprestaties in relatie tot de opgestelde KPI’s geef je advies aan de contracteigenaren over verlenging/stopzetting van contracten en advies naar het MT ben je verantwoordelijk voor een compleet en volledig contractendossier en managementinformatie ben jij het vaste aanspreekpunt voor het (project)team en opdrachtnemers ben je verantwoordelijk voor de toepassing en invoering van kaders en richtlijnen en nieuwe methodes en methodieken bewaak je op methodische wijze de contractdoelstellingen en of de opdrachtnemer voldoet aan de contracteisen bewaak je de invulling van goed opdrachtgeverschap door het Coördinatie Centrum Energie fungeer je als projectlid bij (Europese) aanbestedingen en verzorg je mede de mini-tenders Jouw profiel Wat neem je mee je hebt hbo werk- en denkniveau je bent in bezit van CATS CM Foundation, hebt kennis van Maximo en/ of bereid deze te volgen na aanstelling je hebt een aantal jaar ervaring in een commerciële rol, bij voorkeur op het gebied van inkoop en contractmanagement je hebt kennis van onder meer Europese aanbestedingswetgeving, risicomanagement, projectbeheersing en inkoopcontractering ervaring in het opstellen van technische programma’s van eisen, SLA’s en KPI’s is een pré je bekijkt en beoordeelt situaties vanuit meerdere invalshoeken en voelt goed aan wat er speelt je bent nauwkeurig, assertief en handelt proactief je beschikt over uitstekende analytische en proactieve vaardigheden, maar je bent ook in staat om in praktische oplossingen te denken affiniteit met vastgoed en techniek is een pré Wat wij aan jou waarderen je geeft sturing op het naleven van de overeenkomsten en gaat gezamenlijk opzoek naar oplossingen wanneer het anders loopt je bent vastberaden en duidelijk in je communicatie je houdt van samenwerken, anderen verbinden en coachen, en je collega’s meenemen in veranderingen en je kunt omgaan met conflicthantering je krijgt energie van het optimaliseren van rapportages naar de juiste stakeholders Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten. We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet. Wat bieden wij Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou: een salaris van minimaal € 4.728,00 (Schaal 11) en maximaal € 6.433,00 (Schaal 11) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden de arbeidsovereenkomst wordt aangegaan bij de Vrije Universiteit en je wordt voor 50% van je werktijd gedetacheerd naar het CCE Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden: bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer Over ons Vrije Universiteit Amsterdam De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes . We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs. Diversiteit Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap. Welkom bij de dienst Facilitaire Campus Organisatie Als dienst Facilitaire Campus Organisatie (FCO) zijn we verantwoordelijk voor de moderne stadscampus van de Vrije Universiteit Amsterdam. Nieuwbouw, onderhoud, herhuisvesting, facilitaire dienstverlening, beveiliging, schoonmaak, catering en technisch beheer: FCO ontzorgt de VU. Bij de FCO Servicedesk zijn medewerkers en studenten welkom met alle vragen over onze dienstverlening. Bijvoorbeeld om een storing te melden, een toegangspas te regelen of facilitaire dienstverlening aan te vragen. Op de VU Campus creëren we een aantrekkelijke, toegankelijke en inspirerende omgeving waar studenten, medewerkers en bezoekers zich thuis voelen. Een plek die uitnodigt om elkaar te ontmoeten en samen te werken, over de grenzen van faculteiten en disciplines heen. Kom je werken bij FCO? Dan werk je samen met zo’n 200 enthousiaste en betrokken collega’s die bijdragen aan een inspirerende omgeving waar werken, leren en ontmoeten centraal staan. De kernwaarden van de VU zijn: verantwoordelijk, open en persoonlijk. Deze kernwaarden zijn direct te herkennen in de manier waarop we bij FCO opereren. We zijn sterk servicegericht en dienstbaar, bereikbaar en betrouwbaar. Welkom bij het CCE Het CCE verzorgt de opwekking en distributie van energie en gerelateerde producten zoals elektriciteit, warmte, koeling, perslucht en gedemineraliseerd water voor de VU en het VUmc. Naast deze producten verzorgt zij ook de coördinatie bij calamiteiten op het Campusterrein via haar continudienst en deelname in de BHV-organisatie van de VU. Buiten de kantoortijden van de VU worden ook de gebouwinstallaties door ons gemonitord en beheerd, inclusief aansturing van eventuele contractors. De verantwoordelijkheid voor het continu leveren van energie, tegen de laagst mogelijke productiekosten en een zo hoog mogelijke betrouwbaarheid en duurzaamheid ligt bij het CCE. De leverbetrouwbaarheid heeft de hoogste prioriteit, uiteindelijk zijn wij het energiebedrijf dat levert aan een ziekenhuis en diverse laboratoria van zowel de VU als het eerdergenoemde ziekenhuis. Tevens draagt het CCE zorg voor de noodstroomvoorziening (‘preferente stroom’) van het ziekenhuis en de universiteit. Het CCE is een zelfstandige BV, met 2 aandeelhouders - de Stichting VU en de Stichting Amsterdam UMC, die tevens ook onze klanten zijn. Omdat Amsterdam UMC op twee locaties actief is (AMC & VUmc) is er ook inhoudelijk overleg met onze collega’s van het energiecentrum op locatie AMC. Het CCE heeft als doelstelling om de energieproducten tegen de laagst mogelijke kosten te leveren wat ook betekent dat wij “meekijken” in de gebouwinstallaties om gezamenlijk met onze afnemers de beste inzet van onze machines en de gebouwinstallaties van onze afnemers te realiseren, dit vraagt om coördinatie en begrip voor elkaars (on)mogelijkheden. Energiemodaliteiten De producten die het CCE levert, maken het mogelijk dat universiteit en medisch centrum 24 uur per dag en 7 dagen per week ononderbroken functioneren. Leveringsbetrouwbaarheid is zo belangrijk dat er door de jaren heen veel aandacht voor nood(stroom)voorzieningen is. Het elektriciteitsnet is om die reden dubbel uitgevoerd en ook het warmtenet kent twee temperatuurniveaus daarnaast kunnen onze ketels zowel op aardgas draaien als op diesel (in het geval de aardgaslevering onderbroken raakt). Vanuit de duurzaamheid wordt gestreefd naar een warmtenet met voornamelijk WKO-techniek waardoor we op termijn de fossiele warmte volledig kunnen uitfaseren en ook de koude levering verder kunnen optimaliseren. Op deze manier levert het CCE een breed pakket aan vitale producten voor VU-campus en Amsterdam UMC. Voor het leveren van deze producten zijn er in onze energiecentrale verschillende installaties in bedrijf: 4 gasolie aangedreven noodstroom aggregaten (DRUPS) 5 elektrische koelmachines waarvan er momenteel 3 nieuw geplaatst worden 3 aardgasgestookte verwarmingsketels voor hoge temperatuur en voor lage temperatuur 1 reverse osmose-installatie voor gedemineraliseerd en permeaat water (installatie moet in 2026 gerenoveerd/aangepast worden) meerdere persluchtcompressoren uiteindelijk leidend tot 2 persluchtcompressoren (er loopt een project tot vereenvoudiging van de installatie) 4 WKO-installaties met warmtepompen (3 bij VU en 1 bij Amsterdam UMC). Het aantal WKO-installaties zal op termijn groeien om de duurzaamheidsambities te kunnen waarmaken. In tegenstelling tot de hiervoor genoemde centrale activiteiten zijn deze activiteiten sterk decentraal v.w.b. de assets maar is de aansturing en het beheer centraal bij het CCE. Duurzame ambitie De ambitie is om voor 2040 op het gebied van duurzame, betaalbare en betrouwbare energie in de top-3 te staan van universiteiten en academische ziekenhuizen in Nederland. Om dat te bereiken, voegen we stapsgewijs WKO’s toe. Warmte en koude komen in de toekomst dan uit WKO’s op ons eigen terrein. Door deze WKO’s te koppelen, kunnen we een hogere mate van efficiëntie bereiken en zouden we, op basis van de huidige inzichten, zonder warmte van fossiele bronnen kunnen (onze eigen gasketels en/of stadswarmte). Het gebruik van aardgas brengen we op deze wijze gefaseerd terug, met als doel in 2040 volledig duurzaam en aardgas vrij (met uitzondering van aardgasgebruik voor specifieke laboratorium toepassingen) te zijn. De afdelingen Bedrijfsvoering, Assetmanagement & Onderhoud, Energiemanagement/WKO, Secretariaat, Finance, Contractmanagement en HR (in totaal circa 35-40 fte’s) vormen het CCE. Continudienst (19 fte’s) bestaat uit 1 Manager Bedrijfsvoering en 18 fte’s in de continudienst. In die dienst werken 6 chefs en 12 technici van de wacht aan opwekking en distributie van energie (warmte, koude, elektriciteit) en verzorgen ze enkele nevenproducten zoals perslucht en gedemineraliseerd water (‘demiwater’). Assetmanagement & Onderhoud (4 fte’s) bestaat uit 1 Teamleider Assetmanagement & Onderhoud en 3 technici in een dagdienstfunctie die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van het onderhoud aan de elektrische- en werktuigkundige (E&W) installaties. Energiemanagement & WKO (4 fte’s) bestaat uit 1 Teamleider Energiemanagement en 2 medewerkers Energiemanagement en 1 WKO-beheerder. Interesse Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren via de sollicitatiepagina , ook als je niet aan alle eisen voldoet. Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
