Wat is de toekomst van het kantoor? 5 overwegingen om rekening mee te houden

Nu we weer genoodzaakt zijn om zo veel mogelijk thuis te werken en na de initiële jubelstemming de eerste breuklijnen ontstaan, rijst de vraag wat de toekomst is van het kantoor.
Delen:

Hoewel niemand beschikt over een glazen bol is het bij de gedachtenvorming over de toekomst van het kantoor zinvol om rekening te houden met de volgende vijf overwegingen, gebaseerd op wereldwijde onderzoek onder onder meer dan 800.000 kantoorwerkers (vanaf 2010) en het laatste (corona)halfjaar onder zo’n 150.000 thuiswerkers.

1. Ons gedrag is blijvend veranderd

Sinds maart werken veel werknemers (noodgedwongen) thuis. Nederland was al koploper op het gebied van thuiswerken: kenniswerkers werkten gemiddeld wekelijks 11 procent van hun tijd thuis. En nu blijkt uit diverse onderzoeken dat dit weleens naar één à twee dagen per week zou kunnen gaan.
Dit betekent niet dat er ineens 20 à 30 procent minder vierkante meters nodig zijn, want deze dagen moeten netjes over de week verspreid worden om te voorkomen dat op woensdag en vrijdag de kantoren leegstaan.

Ook zou het sentiment nog weleens kunnen veranderen. Daarbij heeft al het verplichte thuiswerken ons gedrag veranderd. Het aantal videoconferenties was niet eerder zo hoog. Uit eerder onderzoek weten we dat het geluidsniveau op de werkvloer de grootste productiviteitskiller is. Voor de werkomgeving betekent dit dat er meer behoefte is aan belcellen voor een-op-eengesprekken en aan ruimtes voor vergaderingen met de helft van de mensen op kantoor en de andere helft thuis. Ook dat kost vierkante meters.

2. Het kantoor heeft een nieuwe benchmark

Kijken we alleen naar de vraag of de werkomgeving werknemers in staat stelt productief te werken, dan bevestigt 82,2 procent dat dit thuis het geval is. Voor kantoor is dit ‘slechts’ 62,8 procent.
Werknemers hebben de laatste maanden dus een nieuwe benchmark ontwikkeld waaraan ze hun kantoor spiegelen. Dit zal de behoefte om terug te gaan naar een slecht kantoor (nog meer) temperen. ‘Het kantoor’ zal dus harder zijn best moeten doen om werknemers te laten terugkeren.


“Het kantoor zal harder zijn best moeten doen om werknemers te laten terugkeren”


3. Het is geen binaire discussie

Het succes van thuiswerken hangt niet eendimensionaal af van de (zelf waargenomen) productiviteit. Sommige activiteiten gaan goed thuis, zoals gesprekken en activiteiten waarvoor veel focus nodig is. Voor andere is het kantoor juist uitermate geschikt, zoals leren van anderen en sociale interactie. Bovendien kan alleen zo het gevoel van verbinding met het team en de organisatie blijven bestaan.
Dit betekent niet dat het kantoor een clubhuis zal worden waar werknemers zich de hele dag bezighouden met ontmoeten en verbinden. Alleen al leren van anderen gebeurt niet enkel tijdens vergaderingen, maar bijvoorbeeld ook in open ruimtes terwijl je gefocust je werk doet en opvangt hoe je buurman een probleem oplost.

>> Lees ook: Bart-Jan Lijnkamp (Achmea): ‘Samen ontmoeten op kantoor wordt nog belangrijker’

4. Het gaat niet alleen om de vergadering zelf

Hoewel we alweer ruim negen maanden grotendeels thuiswerken, kunnen we de effecten hiervan op de creativiteit en innovatiekracht van organisaties nog nauwelijks inschatten. Het effect van het gebrek aan de vijf minuten voor en na een vergadering, waarin de beste ideeën kunnen ontstaan en kennis wordt uitgewisseld, is niet te meten, maar moeten we niet onderschatten.

5. Thuiswerken is niet voor alles en iedereen

Het gevaar van generieke onderzoeken is dat het gemiddelde de uitersten maskeert. Mensen met een aparte werkkamer/werkplek blijken verreweg het meest tevreden. Qua productiviteit, werk-privébalans en connectie met team en organisatie.
Voor bedrijven met veel jonge mensen in dienst, die niet beschikken over een aparte werkplek, zou dit een probleem kunnen worden.

Daarnaast zijn procesgedreven, cyclische of administratieve functies, waarbij behoefte is aan privacy en rust, juist goed thuis uit te voeren. Terwijl rollen waarin veel complexe problemen iteratief en creatief moeten worden opgelost beter op kantoor kunnen worden ingevuld. Thuis is dus niet voor iedereen perfect. Anderzijds: het kantoor is dat ook niet.

Het kantoor is niet dood

Hoe de toekomst van het kantoor er ook zal uitzien, vaststaat dat het kantoor niet dood is en dat thuiswerken een nóg belangrijker aandeel gaat krijgen. Het is dus niet of-of, maar en-en. Daarbij zal de rol van het kantoor veranderen, waarbij een goede werkomgeving samenwerken én concentreren faciliteert.

Door: Gideon van der Burg, Managing Director Benelux bij Leesman.

Lees ook:
Hoe groot wordt de impact van thuiswerken op het kantoor nu echt?
Thuiswerken en Covid-19: onbelaste reiskostenvergoeding verandert in 2021
Thuiswerkbeleid: dit zijn de aandachtspunten
De werkplek is ‘chef-sache’ geworden