Sourcing: zo vind je de beste fit

De markt van outsourcing binnen Facility Management wordt steeds meer volwassen. Toch zien Toine Bakker, eigenaar van Bakker Facility Management, en Bart Mak, Managing Consultant bij VFM Facility Experts, in de praktijk nog voldoende ruimte voor verbetering.

Een belangrijk onderdeel van een succesvol outsourcingtraject is het vinden de juiste fit. Oftewel het vinden van de juiste aanbieder die goed past bij jouw organisatie en medewerkers. Uiteindelijk wil je in het sourcingtraject uitkomen bij een aanbieder die op zo veel mogelijk terreinen echt goed bij je past. Maar hoe kom je daar nu achter, waar moet je op letten? Welke elementen laat je een rol spelen en welke bewust niet?

Tip! Next step in FM: integraliteit door diversiteit (Case outsourcing hard- en soft services Alliander)

  • Wie? Toine Bakker en Ernst-Willem van Drumpt, manager Facilitaire bij Alliander
  • Wat? presentatie over outsourcing hard en soft FM bij Alliander
  • Wanneer? Facto Congres op 23 september 2021
  • Locatie? NBC Nieuwegein
  • Titel presentatie: Next step in FM: integraliteit door diversiteit
  • Meer weten? Zie de speciale congreswebsite.

Drie soorten fit

  • Company Fit: hoe passen de organisaties met hun profielen bij elkaar?
  • Cultural Fit: hoe passen de identiteiten en culturen van organisaties bij elkaar?
  • Solution Fit: hoe past de oplossing van de aanbieder bij de behoefte van de opdrachtgever?

Company fit

Bij het onderzoeken van de Company Fit staat de vraag centraal in welke mate organisaties met hun specifieke kenmerken, of profielen,  bij elkaar passen. Deze profielen zijn kenmerken van organisaties die vrij stabiel zijn. Het beoordelen van de Company Fit vraagt om een analyse op diverse terreinen. Hierbij kan gedacht worden aan een sectoranalyse, een geografische analyse, bedrijfseconomische analyse en een marktanalyse.

Stel vast bij welk profiel je verwacht dat de ambities het best kunnen worden gerealiseerd. Doe goed onderzoek en weeg objectief af in welke mate aanbieders aan dit profiel voldoen. Probeer in deze fase ook wat ruimer te kijken naar potentiële aanbieders in wat minder voor de hand liggende markten of sectoren.

Door het onderzoeken van de Company Fit, ben je in staat in een vroeg stadium van het sourcingsproces te komen tot een eerste selectie van aanbieders, passend in het gestelde profiel.

De Cultural Fit zegt iets over de mate waarin de identiteit van organisaties en hun culturen bij elkaar passen.

Cultural Fit

De Cultural Fit zegt iets over de mate waarin de identiteit van organisaties en hun culturen bij elkaar passen. Meer concreet: de mate waarin de normen, waarden en overtuigingen van organisaties met elkaar in balans zijn. Het is daarbij interessant om onderzoek te doen naar onder andere goed werkgeverschap, maatschappelijke verantwoordelijkheid, de waarden op gebied van samenwerking en naar de missie en achtergrond van een organisatie.

Ook de personal fit tussen mensen speelt een belangrijke rol. In welke mate hebben medewerkers van de opdrachtgever en de aanbieder een match met elkaar? Zij zijn toch degenen die straks met elkaar moeten gaan samenwerken. Het is van belang een goed team te smeden waarin naast diversiteit op het gebied van kennis en kunde ook verschillende karaktereigenschappen en competenties een plek hebben. Daarin mag en moet je soms ook kritisch naar de andere partij zijn als er twijfels bestaan of een bepaalde speler goed in het team past.

Probeer de Cultural Fit te objectiveren en concreet te maken, bijvoorbeeld door te kijken naar werkelijke gedragingen van de aanbieder en haar medewerkers, ontwikkelingen en resultaten die de aanbieder op de diverse terreinen heeft behaald. En zoek actief en zo veel mogelijk de (fysieke) ontmoeting op. Immers, niets zegt zoveel als je eigen gevoel tijdens een gesprek.

Solution Fit

Naast de Company Fit en de Cultural Fit bepaalt uiteindelijk de aangeboden en geleverde oplossing hoe, wanneer en in welke mate de ambities kunnen worden gerealiseerd oftewel de Solution Fit. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om aan te geven WAT hij wil ‘inkopen’. Dit heeft betrekking op zaken als scope, kwaliteit van en eisen aan de dienstverlening.

Je bepaalt de Solution Fit aan de hand van vragen als:

  • Waar ligt de nadruk of het accent ?
  • Welke rol vervult de aanbieder?
  • Hoe is de aanbieder georganiseerd en hoe werken we samen?
  • In welke mate levert de aanbieder de diensten met eigen mensen of met onderaannemers en wat betekent dat voor de totaaloplossing?
  • Wil je precies weten hoe de prijs is opgebouwd en afrekenen op basis van werkelijk gebruik of beleg je de risico’s liever geheel bij de aanbieder?
  • In welke mate speelt digitalisering een rol?

Kortom diverse vragen die in hun onderlinge samenhang de totaaloplossing van de aanbieder vormen en, in combinatie met de aangeboden prijs, de mate van Solution Fit bepalen.

Geen doel op zich

Sourcing is geen doel, maar een middel om je doelen te bereiken. Door actief te zoeken naar de juiste Company, Cultural en Solution Fit, wordt de basis voor succesvol samenwerken gelegd.

Dit vind je misschien ook interessant