De receptie van de toekomst: de multifunctionele desk

Het kantoor wordt een ontmoetingsplek, dat is duidelijk. Volgens het laatste onderzoek van TNO willen mensen er samenwerken, ideeën uitwisselen, en hun sociale contacten onderhouden. COO Tessa de Grijff legt uit hoe bouwens& facility managers helpt om medewerkers en bezoekers de dienstverlening te bieden waarmee zo’n plek mogelijk wordt.
Tessa de Grijff: "De receptie als verlengstuk van de organisatie."

We spreken De Grijff op het gloednieuwe kantoor van bouwens&, één grote ruimte met veel licht, veel groen en diverse zithoeken waar medewerkers elkaar treffen. Zij bevestigt met kracht wat uit het TNO-onderzoek al naar voren kwam. “Wij zien in de praktijk dat mensen het kantoor steeds meer zien als een ontmoetingsplek. Maar, met meer meeting rooms, de nieuwste vergaderapparatuur en een comfortabele lounge ben je er nog niet. Het creëren van de dynamische werkomgeving waar professionals van de toekomst écht behoefte aan hebben, vraagt om een ware transformatie.”

Receptie als verlengstuk van de organisatie

Bouwens& lanceerde in dit kader onlangs dan ook een nieuw concept: de Multifunctionele Desk. “Wij noemen het de receptie van de toekomst”, zegt De Grijff. “Mensen kunnen er uiteraard terecht voor traditionele diensten zoals het reserveren van vergaderruimtes, het versturen van pakketjes, het beantwoorden van de telefoon of het doorgeven van meldingen en klachten. Het wordt bovendien een verlengstuk van de organisatie, bijvoorbeeld door office management en secretariële ondersteuning te bieden, zoals agenda- en wagenparkbeheer en travel management. Daarnaast, en dat is echt uniek, krijgt de receptie een conciërgefunctie.”

Alles is mogelijk: koffiebar en ontmoetingsplek

Stel, je wilt een jarige collega in het zonnetje zetten. Dan ga je naar de Multifunctionele Desk voor een originele attentie. Net als wanneer je een bijeenkomst van A tot Z georganiseerd wilt hebben voor klanten en relaties. De Grijff: “Alles is mogelijk. Een persoonlijke benadering en aandacht voor de ander – een collega, klant of wie dan ook – zijn belangrijker dan ooit en met dergelijke diensten maak je het verschil.”

Het moderne kantoor moet zóveel aantrekkingskracht hebben dat mensen juist dáár willen afspreken

Het Multifunctionele Desk-concept kan ook worden uitgerust als koffiebar voor medewerkers en gasten, waardoor alweer een veelzijdige ontmoetingsplek ontstaat. De Grijff:  “Het moderne kantoor moet zóveel aantrekkingskracht hebben dat mensen juist dáár willen afspreken. Wij helpen de facility manager hierbij.”

Technologie en data cruciaal

De Multifunctionele Desk.

“Voor een facilitaire dienstverlening die ook in de toekomst vooroploopt, zijn technologie en de data die deze oplevert cruciaal”, zegt De Grijff. Daarom ontwikkelde bouwens& samen met een aantal van haar opdrachtgevers ARRIVED@. Deze app verbindt alle facilitaire leveranciers met elkaar, de medewerkers, de bezoekers en het facility management. Met ARRIVED@ heeft de facility manager op ieder moment een volledig overzicht van alle facilitaire diensten.

Voor een facilitaire dienstverlening die ook in de toekomst vooroploopt, zijn technologie en de data die deze oplevert cruciaal

Tegelijkertijd is het een goudmijn aan data waarmee processen constant verbeterd worden. In combinatie met de Multifunctionele Desk blijkt dit onverslaanbaar. De Grijff: “De kwaliteit van facilitaire dienstverlening gaat op alle testlocaties omhoog, echt geweldig om te zien. In de volgende Facto vertellen wij er graag meer over!”

Dit artikel is gesponsord door bouwens&.