Kantoor na corona: Deloitte zet in op teamzones

Accountants- en adviesorganisatie Deloitte (17 kantoren in Nederland) denkt na over de periode na corona en welke werkplekken er dan nog nodig zijn. Opvallend is dat het bedrijf niet op voorhand al vierkante meters zal inleveren. Wel zijn er concrete plannen om de inrichting aan te passen en beter te laten aansluiten bij het verwachte ‘nieuwe’ kantoorgebruik. Compleet met teamzones, digitale meeting rooms en meer...

et zijn interessante tijden, zegt Harry Vlaardingerbroek, Chief Workspace Officer bij Deloitte. Hij heeft ook de grote transformatie van Deloitte van MKB-dienstverlener naar het bedienen van corporates en internationale klanten meegemaakt. En ja, daar was geen wijdverbreid kantorennetwerk meer voor nodig. Toen ging de organisatie van 200.000 m2 in 100 kantoren naar 80.000 m2 en 17 kantoren.

Facto-serie ‘Toekomst van het kantoor’

Facto publiceert een serie interviews met directeuren FM en managers FM over de toekomst van kantoor. De volgende interviews zijn gepubliceerd:

Wat is de ideale balans?

Maar de huidige transformatie zit er dicht tegenaan. Die is net zo interessant, zegt hij.
“De grootste uitdaging is het vinden van de ideale balans tussen thuiswerken, bij de klant werken en op ons kantoor. Wat we zeker hebben geleerd van de coronacrisis is dat we medewerkers prima de verantwoordelijkheid kunnen geven om thuis te kunnen werken. Sterker nog, de productiviteit is verbeterd. Soms is er zelfs een risico qua hoeveelheid uren werken thuis. Daar zit dan ook de zoektocht in. Hoe creëren we een werkomgeving thuis en op kantoor die aansluit bij wat onze medewerkers, met alle veranderende omstandigheden, nu verwachten?”

Ander en minder gebruik van kantoren verwacht

Daarbij gaat Deloitte niet over één nacht ijs. “We meten altijd al de bezettingsgraad in de kantoren en hoe medewerkers hun werkplek waarderen. Dat doen we met de methode van Leesman. Die gegevens zijn tijdens de coronatijd aangevuld met vragen over hoe en waar medewerkers denken te gaan werken in de toekomst.”

Harry Vlaardingerbroek, Chief Workspace Offer bij Deloitte. “We moeten onze kantoren wel aanpassen aan het nieuwe gebruik.”

Prognose: 25% minder m2 aan bezetting

Maar er zijn ook gesprekken gevoerd met leidinggevenden van de verschillende bedrijfsonderdelen, vervolgt hij. Die gesprekken waren nodig om een beeld te krijgen. Hij geeft het voorbeeld van de consultants, voornamelijk gehuisvest in Amsterdam.
“Die gingen voor de pandemie logischerwijs veel bij de klant werken en voor hen was vrijdag een soort terugkomdag. Voor stafdiensten in Rotterdam geldt dat minder. Op basis hiervan verwachten wij dat het kantoor tussen de 20 en 30 procent minder gebruikt zal gaan worden. Dat resulteert in 25 procent minder vierkante meters aan bezetting.”


‘We verwachten dat het kantoor tussen de 20 en 30% minder gebruikt zal worden’


“Let wel”, zo benadrukt Vlaardingerbroek. “Dat is een grove prognose waar veel onzekerheden in zitten. Bijvoorbeeld: mogen consultants wel weer bij hun klanten over de vloer komen? Als dat niet mag, kun je op je klompen aanvoelen dat zij vaker naar ons kantoor in Amsterdam komen.”

Aanwas jonge collega’s

Daarnaast kent Deloitte ook een grote aanwas van jongere medewerkers die hun plaats in de organisatie moeten zien te vinden. Ter illustratie: het bedrijf heeft per 1 september weer ruim zeshonderd nieuwe collega’s aangenomen. Vaak zijn dat junioren, bijvoorbeeld assistent-accountants, die hun netwerk nog moeten opbouwen en kennis moeten opdoen van senior collega’s in teams.
“Dan helpt het dat je je collega’s ziet en gevoel krijgt bij de organisatie. Kennis en je netwerk opbouwen kun je niet alleen via het scherm doen. Daar speelt behoefte aan coaching en begeleiding en die willen we hen ook bieden. Dat faciliteren we ook nu al wel weer. Collega’s moeten niet verpieteren achter het scherm, om het zo te zeggen.”


‘Collega’s moeten niet verpieteren achter het scherm’


Kantoren aanpassen aan het nieuwe gebruik

Deloitte heeft geen doelstelling om meteen 25% van het vastgoed af te stoten. “We moeten onze kantoren wel aanpassen aan het nieuwe gebruik. Dat nieuwe gebruik gaat veel meer om ontmoeten in teams. Het volstaat niet meer om deskwerkplekken te hebben waar mensen de hele dag zitten. Als mensen naar kantoor komen is dat om samen te werken in teams.”

Natuurlijk, zo zegt Vlaardingerbroek, kan het een resultante zijn dat er uiteindelijk minder vierkante meters nodig zijn en dat dat dan wordt besproken tijdens een hercontractering met een vastgoedpartij. “Maar dat is niet op voorhand onze insteek. We willen allereerst onze mensen de beste verhouding geven om te werken, daar waar ze willen werken op basis van de activiteiten die ze willen gaan verrichten. Uiteraard één en ander in goede afstemming met de teams waarin men werkt.”

Thuiswerken is nog de default

Vlaardingerbroek laat beelden zien van teamzones waar acht tot tien medewerkers in een kantoor zitten, losjes afgeschermd. “Wel meer afgeschermd dan vroeger met de kantoortuin.”
Dichtbij schermen om digitaal te beeldbellen of om presentaties op te laten zien.
“Veel van die elementen zijn mobiel zodat je ze gemakkelijk ergens anders kunt plaatsen. Alles is gericht op agile werken in projecten. Het mooie is: als de teamzones niet zijn geboekt op een dag, kun je er gewoon ook gaan werken.”
Of dit het precies is, is volgens Vlaardingerbroek nog niet bekend. Daarom worden pilots uitgevoerd  in Amsterdam en Rotterdam. “Zodat we met het concept ervaring kunnen opdoen, eventuele aanpassingen kunnen doen het eventueel daarna kunnen uitbreiden.”

Catering wordt maatwerk

Welke gevolgen hebben de teamzones voor de facilitaire dienstverlening? “Die wordt anders”, antwoordt Vlaardingerbroek.
“Voor receptie en beveiliging gaat er niet veel veranderen. Maar je hebt wel meer ondersteuning nodig op de vloer omdat teams in zones zitten. Bijvoorbeeld voor hulp om de ICT te gebruiken, want er kan veel meer via het scherm dan je voor mogelijk houdt. Zoals brainstormen via Zoom of MS Teams. Maar ik denk ook aan schoonmaak nadat een team de hele ochtend bij elkaar heeft gezeten.”

Catering zal meer maatwerk worden, denkt de Chief Workspace Offer. Hij verwacht dat teams veel meer samen gaan lunchen in de teamzones en niet meer dat alle teams ineens de bedrijfskantine bestormen. “Het wordt meer maatwerk, waarbij we wellicht ook gaan bezorgen tot op de werkplek.”

Testen en experimenteren

Het is testen, experimenteren en uitproberen, weet Vlaardingerbroek. “Hebben we de goede richting te pakken? Het wordt ook afstemmen met de diverse onderdelen van ons bedrijf. Wanneer willen zij met hun teams naar de kantoren komen? Als alle onderdelen op dezelfde dag naar kantoor komen, zijn we er nog niet. De vraag ligt nu aan hen voor hoe ze denken tot spreiding te komen. Kortom, we weten dat de kantoorsituatie na corona verandert en we hebben de richting van de teamzones. Maar of die verandering voor vijftig, zestig of tachtig procent moeten doorvoeren of nog moeten aanpassen, dat moet nog blijken.”

Auteur: Ronald Bruins, journalist.

Lees ook:
De winnaar van de JLL Winning Workplace Award is…
Geslaagd Facto Congres over hybride werken en FM (verslag en foto’s)
Dit weten we nu over de toekomst van werk en kantoor