Die eerste groep sport, beweegt en onderneemt samen activiteiten in nette, schone en hygiënische accommodaties, terwijl de schoonmakers alle juiste tools krijgen aangereikt om plezierig, veilig en efficiënt te kunnen werken. “Wat deze samenwerking ons heeft opgeleverd? Meer goodwill, meer vertrouwen en een betere hygiëne.”

Sportfondsen neemt een unieke positie in het Nederlandse ‘sportlandschap’ in. “Sportfondsen exploiteert namelijk in zo’n 100 gemeenten meer dan 300 sportlocaties. Van sporthal tot zwembad en buurthuis”, vertelt Nancy Visser, manager Bouw & Techniek bij Sportfondsen Nederland. De missie van Sportfondsen is, zo stelt zij, is een vitaal Nederland. “Dat doen we vanuit onze accommodaties samen met én voor gemeenten, maatschappelijke partners en bezoekers. Wij geloven dat iedereen vitaal kan zijn door in beweging te komen. Of je nu beweegt om te ontspannen, jezelf uit te dagen, te leren of om te ontmoeten. Dat geldt voor jong en oud, en wij bedienen die brede doelgroep. Van een kind dat leert zwemmen tot een oudere die graag nog wat banen trekt om fit te blijven; ze komen allemaal bij onze locaties binnen. Bij het zwembad en in de sporthal, maar ook bij buurtlocaties die wij exploiteren.”

Shared services center

Locatiemanagers zijn verantwoordelijk voor die locaties. Zij worden bijgestaan door het hoofdkantoor van Sportfondsen in Amsterdam. Of, zoals Visser het noemt, het shared services center. “Hier ondersteunen wij de locaties in alles. Wij doen onder meer het HR-beleid, verzorgen de marketing en communicatie, doen de ICT en regelen de inkoop van schoonmaakartikelen.”

Dat laatste is belangrijk, erkent Visser. “Klanttevredenheid en klantveiligheid zijn ongelofelijk belangrijk voor ons, en dit hangt allemaal nauw samen met hygiëne. Een vloer in de sporthal mag niet te glad en niet te stroef zijn. En in een zwembad wil je zo min mogelijk kalkaanslag en schimmels op de wanden en vloeren.” En dat is best een uitdaging, weet Rob Lamers van Facility Trade Group. “Ga er maar aan staan. De locaties van Sportfondsen worden namelijk intensief bezocht, van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat. Dat vraagt aandacht, dat vraagt kennis en expertise. Het gaat bijvoorbeeld niet alleen om de juiste chemie maar ook om de juiste dosering. En het is belangrijk om chemie de tijd geven om zijn werk te doen.”

Een tender

Lamers was als tenderspecialist van Facility Trade Group nauw betrokken bij de tender, die Sportfondsen ruim drie jaar geleden uitschreef voor de levering van schoonmaakmiddelen, -materialen, -machines, persoonsgebonden beschermingsmiddelen en sanitaire voorzieningen. “Wij hadden geen structuur bij de inkoop van deze producten. Locaties hadden ieder hun eigen schoonmaakbeleid en inkoop. Er was geen lijn en er was onvoldoende expertise. Dat moest anders, ook omdat er veel geld in omgaat”, vertelt Visser. Lamers knikt instemmend. “Het meeste geld bij de schoonmaak zit in de mankracht. En door hen de juiste middelen en tools aan te reiken kunnen zij efficiënter werken en bespaart Sportfondsen geld.”

Kennis en expertise

Belangrijke aspecten in de tender waren dan ook kennis en expertise, ondersteuning, duurzaamheid, responstijden, leveringsvoorwaarden en facturering. “Prijs? Nee, dat stond niet bovenaan de lijst. Wij kiezen niet voor het klassieke model, nee wij staan naast onze leveranciers, wij trekken samen op en kiezen partners op basis van kwaliteit. Bovendien gaat het niet alleen over het flesje schoonmaakmiddel of de schrobzuigmachine, de samenwerking zit veel meer op aspecten als service en kwaliteit, een goed, duurzaam assortiment, snelle leveringen en korte lijnen”, verzekert Visser.

Bij de tender kwam Facility Trade Group als beste uit de bus, zij leveren sindsdien de fijnmazige distributie tot op werkkastniveau voor Sportfondsen. De samenwerking werd begin 2020 gestart, het contract loopt tot eind 2024. “Ja, vijf jaar. Dat is bewust. Wij kwamen vanaf nul, er was geen structuur, geen historie, geen data, het wiel moest opnieuw worden uitgevonden. En als je dan kiest voor drie jaar, dan is die periode te kort om een samenwerking tot wasdom te laten komen”, legt Visser uit.

Kernassortiment van 100 artikelen

Bij de start werd dan ook gekozen voor een kernassortiment van 100 producten, waarover prijsafspraken zijn gemaakt en die de locaties vanuit een webportal kunnen bestellen. “Daaruit kunnen locatieverantwoordelijken putten. En zit hun favoriete product er niet tussen, of hebben ze vragen over een alternatief dat ze liever gebruiken, dan kunnen ze bellen met de contactpersoon bij Facility Trade Group”, aldus Lamers. Hij benadrukt dat de lijnen kort zijn en dat de expertisefunctie van de onafhankelijke facilitaire groothandel hier goed tot zijn recht komt. “Sportfondsen heeft een grote diversiteit aan locaties, dat vraagt om maatwerk per locatie. Wij hebben de kennis in huis om de locatiemanager te voorzien van de juiste informatie over producten die geschikt zijn. En we trainen hen daarin ook, op locatie en in ons Centre of Expertise. Dit is een inspiratiecentrum van ruim 500 vierkante meter en speciaal ingericht om op interactieve manier kennis te maken met onze producten.”

Meer verdichten

Er is volgens Visser veel overleg tussen de locatiemanagers en specialisten bij Facility Trade Group. “Ook overkoepelend. Zo is er een werkgroep met locatiemanagers, regiomanagers en de mensen van Facility Trade Group die twee keer per jaar overleggen over het assortiment, over wat goed gaat en wat de uitdagingen zijn. Zo verbeteren wij ons steeds weer.” Als het om de verbeteringen gaat, dan erkent Vissers dat zij nog wel meer wil ‘verdichten’. “We moeten nog meer slagen maken en meer standaardiseren. We zoeken continu naar de juiste balans in lokale verschillen, behoeften en voorkeuren. Daarin hebben we al veel bereikt. Wat zoal? Meer goodwill, meer vertrouwen en een betere hygiëne. En we hebben de schoonmaker op een hoger niveau gezet. Er is dankzij de samenwerking met Facility Trade Group focus op schoonmaak en de schoonmaakmedewerkers. Zij kunnen fijn, veilig en efficiënt werken, iets dat essentieel is voor ons. Wij zetten ons namelijk in voor de vitaliteit van iedereen, van gasten én medewerkers.”

Dit artikel is gesponsord door Facility Trade Group.