De tools vliegen je om de oren, constateerden de aanwezige FM’ers. Echter, in het facilitaire werkveld is de toepassing nog beperkt. Toch zien de deelnemers van de ronde tafel duidelijke kansen. ‘Ik gebruik AI dagelijks, privé en professioneel’, zegt een deelnemer. ‘Het helpt me om scherpte te vinden in complexe vraagstukken. Soms vraag ik gewoon: stel tien vragen om tot de kern van dit probleem te komen.’ Een ander vult aan: ‘Voor het schrijven van e-mails, het maken van PowerPoints of het structureren van rapporten is AI echt een uitkomst. Vooral als je even vastzit of inspiratie nodig hebt.’
Data als fundament
AI werkt alleen als de onderliggende data kloppen. En daar wringt het vaak. ‘We komen bij organisaties waar het FMIS-systeem vol staat met meldingen onder de categorie ‘overig’. Dan kun je dus niets analyseren’, klinkt het. ‘Rubbish in is nog altijd rubbish out.’
Een ander merkt op: ‘Sensoren worden geïnstalleerd zonder duidelijk doel. Dan zit je met hardware, maar geen plan. Wij worden dan ingevlogen om te bedenken wat je met die data zou kunnen doen.’ Toch zijn er ook positieve voorbeelden. ‘Bij een van onze klanten gebruiken we data van werkpassen om schoonmaakroosters dynamisch aan te passen. Op rustige dagen is er zo meer tijd voor periodieke schoonmaak, op drukke dagen meer inzet op de standaardtaken.’
AI als collega
AI wordt steeds vaker ingezet als digitale collega. ‘Wij hebben een AI-agent ontwikkeld die meldingen uit e-mails categoriseert en klaarzet in het FMIS-systeem. Medewerkers hoeven alleen nog te controleren en door te zetten’, vertelt een deelnemer. ‘Het scheelt enorm veel tijd.’ Een ander noemt het voorbeeld van een digitale collega die helpt op de servicedesk. ‘Ze filtert irrelevante e-mails eruit en ondersteunt bij het verwerken van meldingen. Dat is niet alleen efficiënt, maar ook prettig voor de medewerkers.’ Een andere deelnemer merkt op: ‘Ik gebruik AI ook om grote hoeveelheden open antwoorden uit medewerkers-enquêtes te analyseren. Dat scheelt enorm veel tijd en geeft snel inzicht in trends.’
De menselijke maat
Opvallend is dat AI juist ruimte creëert voor meer menselijkheid. ‘Als AI mij helpt om sneller analyses te maken, houd ik tijd over om met collega’s te praten’, zegt een deelnemer. ‘Dat maakt mijn werk niet alleen efficiënter, maar ook leuker.’ Ook in de schoonmaak en catering wordt die verschuiving zichtbaar. ‘Schoonmakers kunnen meer tijd besteden aan beleving. Even vragen of de geurbeleving in het toilet prettig is en of iemand lekker zit. Dat maakt het werk persoonlijker.’
Als AI mij helpt om sneller analyses te maken, houd ik tijd over om met collega’s te praten”
Samenwerking met HR en ICT
AI raakt niet alleen FM, maar ook HR en ICT. Toch blijkt de samenwerking met die disciplines in de praktijk lastig. ‘HR is druk met contracten en verzuim, ICT met veiligheid en compliance. FM moet vaak zelf het voortouw nemen.’ Een deelnemer zegt: ‘We hebben een workplacemanager, maar eigenlijk zouden we er vijf nodig hebben. Hij is verantwoordelijk voor alles: van meubilair tot groenvoorziening en vergadercentra.’ Toch is die samenwerking cruciaal. ‘Alleen door HR, ICT en FM te verbinden, kun je de volledige employee experience optimaliseren. Van onboarding tot werkplekbeleving.’
AI-vaardigheden
Moet elke facilitair professional straks AI-vaardig zijn? De meningen zijn verdeeld. ‘Ik hoop niet dat AI-vaardigheid een harde eis wordt in vacatures’, zegt een deelnemer. ‘Want dan verliezen we de waarde van ervaring en kennis.’ Een ander vult aan: ‘Ik werk samen met een collega van zestig. Hij is niet handig met tools, maar zijn kennis is onmisbaar. Dat moet je koesteren.’ Toch is er ook realisme. ‘AI-vaardigheid wordt belangrijk. Maar je moet mensen erin meenemen. Wij hebben een ambassadeursgroep opgezet, met workshops en filmpjes. Alleen met aandacht krijg je mensen mee.’
Generaties en digitale kloof
Tijdens het gesprek kwam ook de generatiekloof ter sprake. ‘Sommige collega’s openen hun Teamschat niet eens’, zegt een deelnemer. ‘Ze werken nog volledig via e-mail. Dat maakt samenwerken lastiger.’ Robin-Paul van Eck, marketing director bij Alvero, merkt op: ‘We denken dat Gen Z helemaal in to AI is, maar dat is niet altijd zo. Tijdens een pilot bleek dat ze veel met hun telefoon werken, maar dat zijn niet per se AI-tools.’ De kloof zit niet alleen in leeftijd, maar ook in toegang. ‘AI vergroot de ongelijkheid’, zegt Van Eck. ‘Niet iedereen heeft de middelen of vaardigheden om mee te komen. Daar moeten we iets mee.’
Ethiek en eigenaarschap
AI roept ook ethische vragen op. Wie is eigenaar van de data? Hoe voorkom je bias? En wat als AI beslissingen neemt die mensen benadelen? ‘AI is gebouwd vanuit een westerse bril’, zegt Van Eck. ‘Andere perspectieven ontbreken vaak. Dat kan leiden tot profiling en uitsluiting.’ De deelnemers pleiten voor transparantie, controle en menselijke toetsing. ‘AI moet ondersteunen, niet vervangen. De human in the loop blijft essentieel.’
AI moet ondersteunen, niet vervangen. De human in the loop blijft essentieel”
Verbeteren van de klantreis
De discussie gaat ook over de rol van AI in het verbeteren van de klantreis. ‘We willen AI gebruiken om de beleving van medewerkers in gebouwen beter te begrijpen. Niet alleen via sensoren, maar ook door feedback op te halen over geur, comfort en inrichting.’ Ook wordt er gesproken over de ethische kant van AI. ‘Als AI beslissingen neemt op basis van data, moeten we zeker weten dat die data representatief en eerlijk zijn. Anders loop je het risico op uitsluiting of bias.’ Een ander voegt toe: ‘Bij ons mogen callcenter-medewerkers nog geen gebruik maken van AI-tools, omdat ze met gevoelige klantdata werken. We bouwen daarom alles in-house, zodat we controle houden over de data.’
Tijd overhouden
De deelnemers zijn het erover eens dat AI niet alleen efficiëntie moet opleveren, maar ook werkplezier. ‘Als ik dankzij AI tijd overhoud om een rondje te maken over de werkvloer en collega’s te spreken, dan is dat pure winst.’ Een andere deelnemer zegt: ‘We hebben een collega die niet handig is met tools, maar enorm veel kennis heeft. Ik help diegene met de digitale zaken en ben een soort data-buddy. Dat werkt perfect.’
AI kan volgens de deelnemers ook helpen bij het ontwerpen van werkplekken. ‘Er zijn al tools die op basis van een programma van eisen automatisch een indeling maken. Dat is een enorme tijdwinst voor ontwerpteams.’ In dat kader kwam ook Vero, de AI-tool voor de werkomgeving, ter sprake: als sparringpartner die professionals helpt om sneller tot ideeën en oplossingen te komen voor inrichting, ergonomie of hybride werken. ‘Het is prettig om een digitale collega te hebben die meedenkt, zodat ik meer tijd overhoud voor het menselijke contact’, vat een deelnemer samen.
AI als kans voor meer menselijkheid
De rode draad van het gesprek? AI biedt enorme kansen voor facilitair management. Van efficiëntie tot beleving. Maar alleen als we het goed inzetten. Niet als doel op zich, maar als middel om tijd vrij te maken voor wat echt telt: de mens. ‘FM is van nature een dienstverlenend vakgebied’, zegt een deelnemer. ‘Als AI ons helpt om meer aandacht te geven aan collega’s, gebruikers en klanten, dan is dat pure winst.’ Of zoals een ander het verwoordt: ‘We komen niet naar ons werk om alleen maar spreadsheets bij te werken. We komen voor verbinding, voor zingeving. En daar kan AI juist bij helpen.’
Dit artikel is gesponsord door Alvero Kantoormeubelverhuur.
