Facility management gaat allang verder dan de invulling van schoonmaak of de rol van gebouwbeheerder of receptiemedewerker. Het vakgebied is geëvolueerd tot een strategische discipline waarin de facility manager – zichtbaar én onzichtbaar – werkprocessen optimaliseert en medewerkers ondersteunt. In een hybride werkomgeving wordt die rol alleen maar belangrijker én complexer.
Medewerkers bewegen zich tussen thuis, kantoor en andere locaties en verwachten overal dezelfde mate van gemak en service. Daarmee is de rol van facility manager uitgegroeid tot een ware ‘regisseur van gemak’.
Lees hieronder meer over deze logistieke puzzel en de oplossing die UvA-HvA heeft gevonden om meer inzicht te krijgen in pakketzendingen met Parzelo.
Hybride werken: een logistieke puzzel
Hybride werken introduceert structurele uitdagingen die direct impact hebben op facility management. Denk aan IT-assets die direct beschikbaar moeten zijn, pakketten die niet mogen zoekraken en werkplekken die aanvoelen als een tweede thuis. Tegelijkertijd werken medewerkers met meerdere systemen, leveranciers en locaties; een recept voor complexiteit.
Een gestructureerde interne logistiek is hierin cruciaal. Volgens het Global FM Impact Report 2023 van IFMA leidt gestroomlijnde interne logistiek tot een betere benutting van facilitaire capaciteit, lagere kosten en een hogere medewerkerstevredenheid. Veel organisaties improviseren nog met losse systemen en handmatige processen. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten. De moderne werkplek vraagt om één overzicht waarin interne processen, technologie en gebruikerservaring samenkomen. Zo ontstaat een efficiënte, datagedreven manier van werken die de interne logistiek stroomlijnt en niet alleen kosten bespaart, maar ook de ervaring verbetert.
Grip op hybride facilitaire processen
Grip krijgen op interne logistiek in een hybride werkomgeving begint met inzicht:
- Breng je huidige situatie in kaart
Waar stokt het? Welke processen zijn onduidelijk of inefficiënt? - Analyseer je tijdsbesteding
Waar gaat de meeste tijd in zitten en kan dat eenvoudiger of geautomatiseerd? - Automatiseer kleine stappen
Denk aan slimme scans, notificaties of een dashboard voor overzicht en controle. - Zie interne logistiek als strategische kans
Kijk hoe je werkvormen kunt ondersteunen en ontlasten. Hiermee kunnen processen worden gestroomlijnd en de medewerkerstevredenheid verhoogd.
Praktijkvoorbeeld: UvA-HvA campus
Bij de UvA-HvA werd een oplossing gezocht om kosten te besparen en tegelijkertijd de logistieke stromen slimmer en logischer in te richten. Met 80 verschillende locaties, 80.000 studenten en zo’n 15.000 medewerkers is dat een hele opgave. Vanuit twee logistieke hubs ontvangen en leveren ze al hun post, pakketten en andere goederen. Voorheen waren er huismeesters nodig om de pakketten op de verschillende locaties in ontvangst te nemen. Dankzij de onbemande pakketkluizen en de mogelijkheid om het proces te monitoren in een overzichtelijke tool, is dat niet meer nodig.
Sinds er gebruik wordt gemaakt van Parzelo, is er altijd inzicht: waar een zending is, wie iets heeft opgehaald en wanneer. Richard Gustke, Teamleider Logistiek HvA-UvA-Canon: “Voor ons werkt dit systeem heel fijn. We werken nu een stuk efficiënter en we kunnen alles monitoren. De controlefunctie is geweldig: dit systeem maakt het proces te allen tijde inzichtelijk waardoor we veel meer grip hebben.”
Dankzij Parzelo heeft UvA-HvA hun interne distributie niet alleen beter kunnen inrichten, maar ook kunnen uitbreiden naar het bezorgen van onder andere boeken voor studenten en fruit voor medewerkers. Gustke: “Door Parzelo kunnen we nu meer voor onze collega’s betekenen.”
Regie pakken in een hybride wereld
Voor facility managers betekent de transitie van de werkomgeving een verschuiving van traditioneel beheer naar een rol als regisseur van gemak. En wie die regisseursrol pakt, creëert rust, overzicht en impact in een hybride wereld waar gemak geen luxe meer is, maar een verwachting. Tijd dus om interne logistiek niet langer als randzaak te zien, maar als strategische pijler van moderne werkvormen die de facility manager ondersteunt en zorgt voor operationele veerkracht.
Of het nu gaat om de mailroom, IT service desk, of een receptie die overspoeld wordt met leveringen en aanvragen – wie de logistieke puzzel goed legt, wint uiteindelijk op drie fronten: lagere kosten, minder handmatig werk en meer tijd over om écht impact te maken.
Dit artikel is gesponsord door Parzelo.
