Signify hanteerde voor het facility management jarenlang één managing-agentmodel voor een aantal van haar locaties in Europa. Hurks vertelt: ‘In de praktijk bleek dat te ambitieus. Er is geen uniform model dat voor alle locaties past. Onze kantoor- en R&D-locaties in Nederland zijn complex en dynamisch en huisvesten een breed scala aan bedrijfstypen en activiteiten die zich voortdurend aanpassen aan veranderingen in de markt. Dat vraagt om een holistische, geïntegreerde en fullservice-aanpak die verder gaat dan het beheren van een portfolio van operationele FM-servicecontracten.’
Aanbesteding met open dialoog
Begin dit jaar liep het contract met de managing agent af en dat was een goed moment om de FM-strategie opnieuw te bepalen. Voor de kantoren in Edge Amsterdam-West en de High Tech Campus Eindhoven werd een aanbestedingsproces gestart met een open dialoog om meer te weten te komen over markontwikkelingen en FM-modellen, en zo te onderzoeken wat in de toekomst het beste zou passen bij Signify.
Hurks vertelt over de uitkomst: ‘We hebben geconcludeerd dat we inmiddels als vastgoedafdeling volwassen genoeg zijn om van managementmodel te wisselen: van een managing-agentmodel, waarbij we zelf de contracten sluiten met onze facilitaire dienstverleners en een agent opdracht geven ze namens Signify te managen, naar een integrated facility management (IFM)-model. We weten exact welke diensten we nodig hebben en wat die mogen kosten.’
We hebben een professionele integrator nodig die eigenaarschap neemt voor de dagelijkse facilitaire operatie”
Hoge knip
Signify hanteert een hogeknipmodel, waarbij de regie dus al deels bij de managing agent lag. ‘Wij richten ons vooral op het uitzetten van de facilitaire visie en beleid. We hebben een professionele integrator nodig die eigenaarschap neemt voor de dagelijkse facilitaire operatie, met ons meedenkt op tactisch en strategisch niveau en blijft sturen op verbetering en innovatie’, zegt Hurks.
Die partner is uiteindelijk gevonden in CBRE. In het nieuwe IFM-model is CBRE verantwoordelijk voor het beheer, de coördinatie en de uitvoering van de facilitaire diensten, die helemaal of deels door CBRE zelf kunnen worden uitgevoerd of via CBRE kunnen worden uitbesteed aan externe dienstverleners. ‘Het contract met de hardservices-leverancier is recentelijk ook afgelopen en CBRE voert deze diensten nu zelf uit. Andere contracten lopen langer door. CBRE werkt sinds de start met deze leveranciers en zal geleidelijk, na zorgvuldige beoordeling, overgaan naar eigen uitvoering of eigen contractbeheer, maar alleen als dat toegevoegde waarde biedt voor Signify’, legt Hurks uit.
Kostenefficiënt en flexibel
Welke voordelen heeft Signify tot nu toe ervaren van het IFM-model? Hurks vertelt: ‘De integrator krijgt ten opzichte van de managing agent meer zeggenschap over de dienstverlening, enerzijds omdat de integrator zelf diensten uitvoert en anderzijds omdat de afspraken direct tussen de integrator en externe dienstverleners worden gemaakt zonder tussenkomst van Signify. Tegelijkertijd geeft CBRE volledige transparantie van kosten, zoals we dat gewend waren in het oude model. Het is nog vroeg om nu al harde conclusies te trekken, maar we zien de eerste kostenefficiency’s en betere afstemming binnen het facilitaire team. Daarnaast biedt CBRE flexibiliteit en schaalbaarheid op vrijwel alle facilitaire disciplines, onder meer op het gebied van ruimtebeheer, projectmanagement, energiemanagement en duurzaamheid, en kan Signify gebruikmaken van schaalvoordelen en expertises die CBRE biedt.’
Op haar beurt biedt Signify CBRE geavanceerde verlichtingsexpertise, waardoor CBRE haar opdrachtgevers innovatieve en duurzame oplossingen kan bieden.
Dit artikel is gesponsord door CBRE.
