De ideale werkplek | Trends, best practices en tips voor Facility Management

Een prettige en stimulerende werkomgeving ziet er voor iedereen anders uit. Dat komt simpelweg omdat iedereen nu eenmaal andere eisen stelt aan hoe zijn of haar ideale werkplek eruit moet zien.

Werkgevers denken daar vaak weer heel anders over dan werknemers en jongere werknemers hebben op hun beurt weer een heel ander wensenlijstje voor hun ideale werkplek dan hun oudere collega’s.
Het gevoel dat overheerst is dat je in een prettige en productie-verhogende werkomgeving kunt doen waar je goed in bent en jezelf kunt ontwikkelen.

Lees meer over de ideale werkplek:

Toekomst van de werkplek

Benieuwd naar de visie van 10 werkplekexperts (afbeelding hiernaast) op de werkplek van de toekomst? Facto bundelde hun ideeën in de whitepaper ‘De werkplek in 2030’.

(Klik op de afbeelding hiernaast voor de gratis download en lees meer over de ideale werkplek in 2030)

Het ideale kantoor tijdens en na de coronacrisis

De coronacrisis heeft veel effect op hoe we denken over het kantoor. Veel kantoren sloten (gedeeltelijk) hun deuren. Zowel werkgevers als werknemers vragen zich af op welke manier we terug kunnen naar kantoor. Veel organisaties hebben hun kantoren heringericht om te voldoen aan anderhalvemeter-maatregel om de verspreiding van het coronavirus te verminderen.
Lees hier alles over het anderhalvemeter kantoor >>

ThuiswerktrendMaar hoe gaat dat straks, als er een vaccin is de anderhalvemeter maatregel wordt afgeschaft? Momenteel werken veel mensen vanuit huis. En steeds meer onderzoeken wijzen uit dat medewerkers ook na de coronacrisis meer thuis willen blijven werken.  Ook daar is het belangrijk om een goede werkplek in te richten. Lees er alles over op onze overzichtspagina:
De werkplek thuis: hoe werk je efficiënt vanuit huis >>

Daarnaast lijkt er een hybride systeem te ontstaan, waarbij deels thuis en deels op kantoor wordt gewerkt. Wat wordt dan de rol van het kantoor? Hoe faciliteer je de hybride werkplek en hoe bepaal je de nieuwe huisvestingsstrategie?

Gezonde werkplek

In Nederland investeren organisaties vooralsnog mondjesmaat in gezondheid en vitaliteit. Terwijl een brede studie, gepubliceerd in Harvard Business Review, aantoont dat iedere geïnvesteerde euro zich in de regel twee tot drie keer terugverdient. De gezonde werkplek is een samenspel van 4 factoren:

  1. Body (fysieke gezondheid)
  2. Brain (mentale gezondheid)
  3. Behavior (gezond gedrag)
  4. Building (gezonde werkplek en -omgeving).

In een experiment wilden twee bewegingswetenschappers van de Universiteit Groningen de hardnekkige zitcultuur in het UMC doorbreken.

Vitale mensen maken het verschil, is het motto van Colin Cleeren van VitalFacts. Hij helpt organisaties een gezonde werkomgeving te creëren. Hoe hij dat doet lees je hier.

Tip! Lees ook het verslag van de Facto-middag gehouden op 11 november 2019 in gebouw Pharos in Hoofddorp, over de gezonde werkomgeving.

Mentale en lichamelijke gezondheid

Een prettige en productieve werkomgeving staat of valt bij een goed interieur. Het spreekt voor zich dat dat allesbehalve een standaard interieur moet zijn. Het moet immers bestand zijn tegen allerlei vormen van gebruik en geschikt zijn voor diverse gebruikers. En er mag een inspirerende werking van uitgaan. Denk dus aan (dag)licht en aan natuurlijke kleuren, maar wees ook niet bang om af en toe eens een stevig kleuraccent te gebruiken. Creëer een sfeer waar mensen zich prettig in voelen. Dat gevoel hoeft zich niet alleen maar te vertalen in een lekker bureau of een fijne stoel. Het interieur zou mensen de kans moeten bieden om te werken zoals zij dat willen. Waarom bijvoorbeeld geen faciliteiten voor staand werken of vergaderen aan je kantoorinrichting toevoegen? Een ‘zit sta werkplek’ komt de gezondheid – en dus het algehele welbevinden – alleen maar ten goede.

Meer weten over de gezonde werkplek? Lees dan onze overzichtspagina ‘Zo creëer je een gezonde werkplek

Healthy Workplace

Gezonde werkomgeving

Benieuwd naar de visie van 12 werkplekexperts (afbeelding hiernaast) op de gezonde werkomgeving? Facto bundelde hun visie in de whitepaper ’12 experts over de gezonde werkomgeving’.

(Klik op de afbeelding hiernaast voor de gratis download)

Impressie van het VGZ-kantoor in Arnhem.

VGZ: het gezondste kantoor van Nederland
Een organisatie die de gezonde werkomgeving hoog in het vaandel heeft staan is verzekeraar VGZ. In het interview  ‘Van werkplekken naar plekken die werken’ van april 2020 met Facto vertelt Manager Facility & Real Estate Richard Helmus over hoe facility management met de werkomgeving echt waarde kan creëren voor de business.
VGZ had als ambitie het gezondste kantoor van Nederland te worden. In september 2020 is dat ook echt waarheid geworden. Na het doorvoeren van de nodige bouwkundige en technische aanpassingen is het pand gecertificeerd met het WELL Building–certificaat (v2.0) Platinum.

Ideale werkplek: variatie

Een prettige werkomgeving zorgt ervoor dat de gebruiker enerzijds de mogelijkheid krijgt om te ontmoeten en samen te werken en anderzijds in stilte individueel werk kan uitvoeren. Die behoeften kunnen gedurende de dag verschillen. De werkomgeving moet daarom gevarieerd worden ingericht, zodat iedereen goed zijn of haar plek kan vinden. Keuzevrijheid speelt daarbij een belangrijke rol. Maar de vraag of medewerkers een flexplek willen, of toch hun eigen werkplek.

Dat vraagt behoorlijk wat van de organisatie. Die dient immers over voldoende ruimte te beschikken, daar werkplekken van goede kwaliteit te creëren en ervoor te zorgen dat die werkplekken ook voor iedereen beschikbaar zijn.
Er is in deze optimale werkomgeving dus geen plek voor hiërarchische regels: iedereen moet eigenlijk van elke ruimte gebruik kunnen maken. En dan is het ook nog eens prettig wanneer die diversiteit aan werkplekken zich dichtbij bevindt. Zodat je niet het halve kantoor door hoeft te lopen om even rustig een belletje met een klant te kunnen plegen.

Wetenschap en de ideale werkplek

Diverse onderzoeken wijzen op het belang van een balans tussen interactieve en individuele werkplekken. Lees wat onderzoeksinstituten Leesman en Center for People and Buildings (CfPB) hierover zeggen op basis van hun data in de whitepaper De perfecte werkplek voor tevreden en productieve medewerkers.

Een gesprek met Managing director Benelux Gideon van der Burg van Leesman over de werking van de Leesman Index en wat organisaties er mee kunnen. ‘Een werkomgeving is veel meer dan een dak boven je hoofd.’ Of lees het artikel De werkplek als katalysator, geschreven door Gideon van der Burg.

Het CfPB ontwikkelde vanaf 2003 de WODI (werkomgevingsdiagnose instrument). Een paar jaar later, in 2007, ging de verzameling van data van start. Welke bevindingen zijn af te leiden uit de vragenlijsten en groepsinterviews uit de WODI Benchmark 2007-2016?

CBRE en Universiteit Twente sloegen de handen ineen om de effecten van een gezonde werkomgeving in kaart te brengen. Lees de resultaten in dit artikel.

Is dit de ideale werkplek?

Openheid

Een open werkomgeving is een prettige werkomgeving. Maar openheid betekent meer dan alleen het weghalen van de schotten tussen werkplekken. In een open werkomgeving kun je als werknemer zien en gezien worden. Zo weet je wanneer je je collega even kunt storen. Dit draagt bij tot sneller communiceren en het gemakkelijker opzoeken van elkaar. Tot sociale interactie dus. In een open werkomgeving wordt meer gecommuniceerd, maar wel korter dan in een gesloten ruimte.

Ontmoeten op kantoor

Bart-Jan Lijnkamp, sinds januari 2017 verantwoordelijk voor het Facilitair Bedrijf van Achmea.

Ontmoeten op kantoor staat ook centraal in deze drie artikelen:

  • ‘Samen ontmoeten op kantoor wordt nog belangrijker’. Een interview met Bart-Jan Lijnkamp, verantwoordelijk voor het Facilitair Bedrijf van Achmea, over de gevolgen van corona op het werkplekconcept, waarbij de verhouding tussen het aantal bureaus en het aantal fysieke plekken om te ontmoeten en te samenwerken gaat veranderen. Lijnkamp: ‘Momenteel zijn de werkvloeren gevuld met 60 tot 70 procent bureaus. Maar door corona gaan we deze zomer al aan de slag om die verhouding op verschillende plekken te wijzigen.’
  • de verbouwing van het kantoor van TOPdesk in Delft. Er werden tal van formele en informele ontmoetings- en vergaderruimtes ingericht. Facto sprak met facility managers Jasmijn Moerman en Rosanna Meeder over de verhuizing, het werkplekconcept, de gemaakte keuzes en de lessons learned.
  • Ontmoeten op kantoor, essentieel voor creativiteit van Henny van Egmond van Yolk. Van Egmond laat zien wat Rabobank (bestuurscentrum in Utrecht) en reclamebureau BETC in Parijs hebben gedaan om toevallige ontmoetingen op kantoor te faciliteren.

Naar boven

Optimaal gebruik van de ruimte

Een optimaal gebruik van de beschikbare ruimte wordt bepaald door drie elementen.
Zo is er de flexfactor: de relatie tussen het aantal werkplekken en het aantal te huisvesten medewerkers. Daarnaast is er de bezettingsgraad, die aangeeft hoeveel van de werkplekken daadwerkelijk bezet zijn. En er is de ruimtenorm: het aantal vierkante meters per werkplek. De laatste jaren is deze laatste danig naar beneden bijgesteld.

Het combineren van flexfactor, bezettingsgraad en ruimtenorm is van cruciaal belang bij het optimaal inrichten en vormgeven van een goede, productieve werkomgeving en daarmee dus ook voor de ideale werkplek. Je wilt immers tevreden werknemers houden, die in hun werk ook optimaal (blijven) presenteren.

Met de komst van hybride werken als gevolg van corona is met name de bezetting een belangrijk punt. Verschillende organisaties verwachten dat het aantal vierkante meters kantoorruimte omlaag gaat. Hoe zorg je ervoor dat een (kleiner) hybride kantoor niet veel te druk wordt op bepaalde dagen? Dus dat de werkplekbezetting goed verspreid wordt door de hele week. Een werkplekreserveringsapp kan de oplossing zijn. Lees er meer over in onze serie over werkplekreservering:

Geen ideale werkplek…

Het was een prestige-project, de verbouwing van Rijnstraat 8 (ministerie van Buitenlandse Zaken en Infrastructuur en Waterstaat). Een half jaar na de opening bleken veel medewerkers bepaald niet te spreken over alle vernieuwingen, zo bleek uit een enquête onder 4.000 medewerkers. Uit onderzoek van Leesman blijkt dat het regelmatig voorkomt dat medewerkers niet tevreden zijn na verbouwing of verhuizing: 1 op de 5 nieuwe werkplekken voldoet niet aan wens werknemer.

Waar ergeren werknemers zich het meest aan? Slechte werkplek: 5 factoren waardoor mensen het bedrijf (kunnen) verlaten

Is dit de ideale werkplek

Naar boven

Identiteit

Het wordt als prettig ervaren wanneer de identiteit van het team of de afdeling terugkomt in de (aankleding van) de werkplek. Door het alsmaar wisselen van werkplek is er doorgaans weinig ruimte om persoonlijke berichten of andere items die met het werk te maken te hebben te delen. Het creëren van een bord of een wand op een centrale plek kan hier een bijdrage aan leveren en de identiteit alleen nog maar verder versterken. Wie trots is op het werk wat hij of zij doet, of het team waarvan men deel uitmaakt, zal alleen nog maar productiever worden. Wie positief is over zijn of haar werkomgeving, draagt dat bovendien ook gemakkelijker uit naar anderen.

Een mooi voorbeeld van een organisatie die de bedrijfscultuur en identiteit van het bedrijf naar de werkomgeving vertaalt, is Netflix. Frans van Eersel, director of Workplace EMEA, vertelt erover in een interview met Facto.

Wat verwachten millennials van de ideale werkplek ?

Millennials stellen werkgevers voor de nodige uitdagingen, niet alleen als het gaat om de inhoud van het werk, maar ook wat betreft de werkomgeving. Een uitdaging die mooi wordt samengevat in de term ‘war on talent’. Waar lopen Millennials warm voor?

De identiteit van de organisatie laten terugkomen in de werkomgeving is ook een van de tips uit de Global Workplace Report van Steelcase. Lees hier de andere 7 tips.

ideale werkplek

Ideale werkplek: ook het werkklimaat is belangrijk

Het lijkt misschien een open deur intrappen, maar de temperatuur en de luchtkwaliteit zijn van groot belang voor de ideale werkplek. Probeer maar eens achter je laptop te werken wanneer je vingers koud zijn. Best lastig. Aan de andere kant leidt te warm ook weer tot klachten. Je wordt er slaperig van en dat komt de productiviteit niet ten goede. De ideale temperatuur in een kantoorpand ligt op 21 graden.

De luchtkwaliteit sluit hier eigenlijk naadloos op aan. Het schort nogal eens aan de kwaliteit van de lucht op kantoor. Wanneer de lucht te droog is, bijvoorbeeld doordat er veel gestookt wordt, kan het ophangen van verdampingsbakjes helpen. Ventileren is eveneens een optie en ook het plaatsen van planten in werkruimtes verhoogt de luchtkwaliteit. Met een goed binnenmilieu gaat de productiviteit omhoog. Wat extra groen zorgt daarnaast voor sfeer, waarin het altijd en overal prettig werken is.

Corona en schone lucht op kantoor

De coronapandemie heeft extra focus op schone lucht in kantoor gelegd. Ventileren wordt als cruciaal gezien voor een coronaproof kantoor. Ook blijkt dat het recirculeren van de lucht via het ventilatiesysteem er juist voor kan zorgen dat virusdeeltjes verspreid worden. Daarom adviseren experts bijvoorbeeld om volledig met buitenlucht te ventileren.

Naar boven

Wie houdt niet van bijzondere kantoren?

In Seattle opende Amazon begin 2018 een uitbreiding van haar kantoor: The Spheres, een koepelvormige constructie met maar liefst 40.000 planten. Neem zelf een kijkje..

Andere bijzondere kantoren:

Agile werken & werkplekinrichting:

Smart Buildings

Facility management speelt steeds vaker een belangrijke rol bij het tot stand brengen van een smart building. Logisch, want Facility Management en gebouwtechnologie hebben veel raakvlakken. Denk bijvoorbeeld aan slimme gebouwinstallaties om het energieverbruik te managen, handige apps om een vrije werkplek te vinden, sensoren in prullenbakken en vergaderruimtes, en persoonlijk instelbare werkplekken. Inzicht, controle en comfort zijn de kerndoelen van smart building-technologie.

Meer weten over smart buildings? Bezoek dan de Facto-informatiepagina over smart buildings.

Of lees bijvoorbeeld de volgende artikelen over smart buildings:

Kosten van de werkplek:

Ook interessant:

Naar boven