Hybride werken verandert het kantoor: de lessen van 15 toporganisaties

Facto sprak de afgelopen maanden de facility managers, programmamanagers en directeuren FM & Vastgoed van 15 toporganisaties over de uitdagingen van hybride werken en de aanpassingen van het kantoor.

15 toporganisaties

Waar lopen ze tegenaan als ze overstappen op hybride werken? Is het belangrijk de kantoorinrichting nu al aan te passen en zo ja, wat zijn dan de veranderingen? Of zijn er redenen om toch nog even te wachten? En ook interessant: hoe gaan ze om een dalende bezettingsgraad en de eventueel vrijkomende vierkante meters?

De volgende organisaties hebben hun ervaringen met hybride werken en de aanpassing van de werkomgeving gedeeld:

Onderwerpen

Uit de gesprekken blijkt dat de overgang naar hybride werken en de aanpassing van het kantoor cq de werkomgeving meerdere uitdagingen en vragen met zich meebrengt. Een aantal daarvan komt hierna aan de orde.

1. H ybride werken en het kantoor: aanpassen of experimenteren?

2.Hybride werken: meer videoconferencing, meer videobelcellen

3.Hybride werken: gebouw/werkvloeren indelen in zones

4.Bedrijfsrestaurant en/of catering aanpassen?

5. Afstoten vierkante meters of niet?

6. Dalende kantoorbezetting

7. Kantoor in de toekomst

Hybride werken betekenis

Onder hybride werken wordt verstaan de combinatie van op kantoor en elders werken. Elders kan overal zijn. Meestal is het thuis op een door de werkgever gefaciliteerde thuiswerkplek, maar het kan bijvoorbeeld ook in een café, op een co-working locatie, bij de klant of in een vakantiehuisje zijn.

1. Hybride werken en het kantoor: inrichting nu al aanpassen of eerst experimenteren?

Organisaties die zijn overgegaan op hybride werken, en dus een combinatie van structureel thuis- en op kantoor werken als uitgangspunt hebben, beseffen dat de nieuwe manier van werken en de veranderende functie van kantoor - als plek om met elkaar samen te werken en elkaar te ontmoeten - gevolgen heeft voor de kantoorindeling- en/of inrichting.

Dit betekent in veel gevallen het volgende:

het aantal standaardbureauwerkplekken wordt flink teruggebracht.
Het aantal ruimtes waar medewerkers kunnen overleggen, samenwerken en kunnen ontmoeten wordt uitgebreid.

De ingrepen zijn fors te noemen. Zo gaat het CAK in Den Haag terug van 1200 naar 420 bureauwerkplekken (-60%), Waterschap Hollandse Delta gaat van 450 vaste naar 325 flexplekken (-30%) en op het hoofdkantoor van Randstad in Diemen daalt het aantal bureauwerkplekken van 1.100 naar 800 (-25%)

Ook bij gemeente Utrecht komen veel minder standaardwerkplekken, aldus Thomas Blom, programmamanager van Werken 3.0. Wat de nieuwe mix gaat worden kan hij nog niet zeggen, dat kan per afdeling of onderdeel verschillen.

Eerst experimenteren

Overigens zijn niet alle organisaties al bezig met het doorvoeren van veranderingen in de kantoorinrichting. Zo voert Provincie Noord-Holland verschillende experimenten uit met als doel te achterhalen hoe medewerkers van de provincie de werkplekken zo goed mogelijk gaan gebruiken. Pas als daar een helder beeld van is worden nadere conclusies getrokken en worden eventueel aanpassingen in de werkplekmix doorgevoerd.

Meer weten? Lees de interviews met:

Thomas Blom, manager Werken 3.0 bij Gemeente Utrecht
Tom Jochems, directeur Facilities & Real Estate bijRandstad
Job Heerink, regisseur Services, Waterschap Hollandse Delta
Tiko Smetsers, manager People & Workplace bij CAK
Rob Tresoor, sectormanager FM bij Provincie Noord-Holland

2. Hybride werken: meer video conferencing en meer videobelcellen

Aanvullend op deze aanpassingen worden in meerdere organisatie de mogelijkheden tot videoconferencing in vergaderzalen uitgebreid. Ook worden afsluitbare eenpersoons werkruimtes of videobelcellen ingericht, zodat medewerkers die naar kantoor komen voor bijvoorbeeld overleg tussen de vergaderingen door een Teams-call kunnen doen zonder collega's daarbij te storen.

Geen videobelstraten

Maar komen er dan in de kantoren rijen met videobelhokjes? Marine Atzema van ProRail is daar geen voorstander van. ‘We bekijken of er alternatieven zijn om in de werkomgeving een videogesprek te voeren zonder dat anderen daar last van hebben en zonder dat jij last van geluiden van anderen hebt.'

Bij Provincie Noord-Holland zien ze ‘videobelstraten’ ook niet voor zich”

In het interview geeft ze aan dat misschien een ruimte met bureaus kan worden ingericht, waar mensen vergaderen zonder dat ze last hebben van de geluiden van een ander.

Bij Provincie Noord-Holland zien ze ‘videobelstraten’ ook niet voor zich. Rob Tresoor, sectorhoofd FM: ‘Veel Teams-overleg gebeurt gewoon in de open kantoorruimte, en dat gaat goed’.

Meer weten? Lees de interviews met:

Rob Tresoor, sectormanager FM bij Provincie Noord-Holland
Martine Atzema, manager Human FM bij ProRail

3. Hybride werken: werkgebieden en zones

Er zijn ook organisaties die bij de overgang naar hybride werken en de aanpassing van het kantoor flink gaan verbouwen, zodat ze het gebouw cq de werkvloeren indelen in zones.

Voorbeeld 1. Nationale Nederlanden: 4 werkgebieden

Bij Nationale-Nederlanden, winnaar van de JLL Winning Workplace Award 2021, heeft de overgang naar hybride werken geleid tot een flinke verbouwing van de kantoren Delftse Poort (Rotterdam) en Haagse Poort (Den Haag). De verzekeraar werkt met vier soorten werkgebieden: Team Space, Hello Space, Cowork Space en Event Space. In een interview lichten Pieter Lems en Peter Jansen toe wat die gebieden inhouden.

Voorbeeld 2. TenneT: vier zones

Bij TenneT is ervoor gekozen om de werkvloeren in de hybride werkomgeving op te delen in vier zones:

1. Coffee & Connect: een zone voor kort ontspannen, een koffiemoment, spontane ontmoetingen, het bijwerken van e-mail tussen de bedrijven door of voor informeel overleg met een collega.
2. Create: een zone voor brainstormsessies, creatieve sessies, stand-ups en dynamisch samenwerken tussen en binnen teams.
3. Complex: een zone voor samenwerken in kleinere teams waarbij minder afleiding van de omgeving is gewenst. Ook biedt deze zone de gelegenheid om even in alle rust te kunnen werken.
4. Privacy: een zone voor vertrouwelijke bijeenkomsten die afgezonderd van de nabije omgeving moeten plaatsvinden. In deze zone bevindt zich ook een afsluitbare ruimte.

Voorbeeld 3. APG: drie zones

Op het hoofdkantoor van APG is voor het hybride werkconcept gekozen voor een vloerindeling op basis van drie zones: een focuszone, een samenwerkzone en een ontmoetingszone voor het informele en sociale contact.

In de samenwerkzone zijn zogenoemde Teams-spots gecreëerd”

In de samenwerkzone zijn zogenoemde Teams-spots gecreëerd. Dat zijn een soort cubicles met aan drie zijdes een akoestische afscherming, bedoeld voor mensen die met een headset via Teams een gesprek willen voeren, zonder overlast voor de collega’s in de buurt.

Meer weten? Lees de interviews met:

Peter Jansen en Pieter Lems van Nationale-Nederlanden
Astrid Baars en Edsart Krijger van TenneT
Jolanda Lijssen en Saskia Boer, managers Workspacebij APG

4. Hybride werken: bedrijfsrestaurant en catering aanpassen?

Meerdere organisaties hebben in het kader van hybride werken en de veranderende functie van kantoor het bedrijfsrestaurant en het cateringconcept aangepast of hebben plannen om dat te gaan doen.

Zo staat bij de Autoriteit Financiële Markten een beperkte verbouwing van het bedrijfsrestaurant op het programma, zodat medewerkers daar niet alleen kunnen lunchen maar ook kunnen werken, een kop koffie kunnen drinken en dergelijke. Parallel aan de verbouwing wordt ook het cateringconcept onder de loep genomen worden. Verder zal het productenaanbod wel veranderen met bijvoorbeeld meer ‘Grab & Go’-mogelijkheden.

Ook bij Waterschap Hollandse Delta is in verband met hybride werken het bedrijfsrestaurant aangepast, met meer groen, banken en zitjes.

René Laheij (Enexis) schat in dat voor het bedrijfsrestaurant de klassieke ‘spitstijden’ blijven bestaan, maar kan zich ook voorstellen dat er meer gereguleerd moet gaan worden. ‘Tegelijk zou je ook kunnen denken aan vormen van werkplekservice, dus cateringservice op de verdieping voor teams die in de samenwerkomgeving gezamenlijk willen lunchen.’ Nader onderzoek is nodig, aldus Laheij.

Rijksontmoetingspleinen

Bij de rijksoverheid zijn inmiddels een aantal rijksontmoetingspleinen gecreëerd. Een Rijksontmoetingsplein is eigenlijk een omgebouwd bedrijfsrestaurant. Dat uit zich in een andere inrichting (saaie tafels en stoeltjes zijn vervangen door aantrekkelijk en gevarieerd meubilair. Er zijn ook mogelijkheden voor informeel overleg met een groot beeldscherm) en andere services (openingstijden zijn verruimd van acht uur in de ochtend tot vijf uur in de middag en er is een koffiecorner met een grab & go-assortiment).

Meer weten? Lees de interviews met:

Jacqueline Winnen, manager Facilities bij AFM
Job Heerink, regisseur Services, Waterschap Hollandse Delta
René Laheij, Manager FM en Vastgoed bij Enexis
Paul Pegels en Juul van ’t Hooft bij Rijksoverheid

5. Afstoten vierkante meters of niet?

Wat er met de leegkomende vierkante meters gebeurt als de toekomstige kantoorbezetting lager blijft dan vóór corona? Marcia van Dooren van de Belastingdienst waagt zich niet aan een voorspelling.

Tot voor kort leefden we in de situatie dat we eigenlijk te weinig plek hadden. Dat is nu wel veranderd”

‘Als dat het geval zou zijn moet je gaan kijken wat je daarmee zou kunnen doen. Indikken? Afstoten? Geen idee. Tot voor kort leefden we nog in de situatie dat we eigenlijk te weinig plek hadden. Nu met hybride werken is de situatie veranderd.’

Ook voor Randstad is het ongewis of de overgang naar hybride werken en de lagere kantoorbezetting gevolgen heeft voor het aantal vierkante meters.
Tom Jochems: ‘Ons hoofdkantoor is eigendom. Als ik die vierkante meters beter wil benutten moet ik mensen ernaar toe halen zodat de bezetting toeneemt. Dan ga ik eerst naar andere panden kijken om die eventueel af te stoten. We hebben een aantal hubs, misschien kan je daar iets mee, bijvoorbeeld als daar niet zoveel mensen meer naar toe gaan. Maar dat is nu niet aan de orde.’

Dat de overgang naar hybride werken, en daarmee de toename van thuiswerken, effect zal hebben op het aantal benodigde vierkante meters is volgens René Laheij, Manager FM en Vastgoed bij Enexis, aannemelijk. Maar hoe groot dat effect zal zijn is volgens hem nog niet glashelder. De mate van thuiswerken gaat op termijn bepalen hoeveel vierkante meters we straks niet meer nodig zullen hebben, zegt hij.

Meer weten? Lees de interviews met:

Marcia van Dooren, directeur SSO voor Facilitaire Dienstverleningbij Belastingdienst
Tom Jochems, directeur Facilities & Real Estate bij Randstad
René Laheij, Manager FM en Vastgoed bij Enexis

6. Omgaan met dalende kantoorbezetting

Voor de organisaties die Facto heeft gesproken is de dalende kantoorbezetting zeker een aandachtspunt Bij Menzis was de gemiddelde kantoorbezetting voor de zomer zo’n 30 procent, verspreid over de week.
Bij de Sociale Verzekeringsbank lag voor de zomer op de uitvoeringslocaties de bezetting op 20 tot 25 procent. Op het hoofdkantoor, met vooral staffuncties, was de bezetting 40 procent, terwijl vóór corona op de drukke dagen de bezetting daar weleens opliep tot boven de 100 procent. Bij Randstad is na de opening van het hoofdkantoor in april de bezetting toegenomen tot gemiddeld 40 tot 50 procent. Voor corona was dat zo’n 70 tot 80 procent.

Enige zorgen

Tom Jochems van Randstad maakt zich wel enige zorgen over de cijfers. ‘Ik hoef niet per se het pand vol te krijgen want er is hier reuring genoeg. Maar je wilt wel dat mensen elkaar blijven treffen en de binding blijven houden met het bedrijf en met collega’s. Dat is wel een uitdaging, zeker in de huidige arbeidsmarkt.’

Peter Roode (SVB) denkt dat de aandacht voor het programma ‘Bewust werken’ en het besef bij medewerkers en teams dat elkaar ontmoeten echt belangrijk is, tot een hogere bezetting gaan leiden. Maar hij is eerlijk: het kan zomaar dat de bezetting op de uitvoeringslocaties onder de 40 zal blijven, waar dat voorheen op 70 tot 80 zat.’

Melanie Schipper van Menzis benadert het praktisch. ‘Uiteindelijk is het belangrijkste dat onze collega’s dáár werken waar zij de grootste bijdrage voor Menzis kunnen leveren. Als dat thuis blijkt te zijn, dan is dat thuis.’

Meer weten? Lees de interviews met:

Melanie Schipper, manager Facilitair Bedrijf bij Menzis
Tom Jochems, directeur Facilities & Real Estate bijRandstad
Peter Roode, Manager Facilities bijSociale Verzekeringsbank

7. Hybride werken en het kantoor in de toekomst

Welke positie het kantoor over een jaar of twee, drie heeft voor organisaties? Martine Atzema van ProRail verwacht dat het kantoor zeker zal blijven bestaan omdat het ‘live’ ervaren van de bedrijfscultuur het beste op kantoor kan gebeuren.

Menselijk gedrag is minder voorspelbaar dan we denken”

Tom Jochems van Randstad is voorzichtig om uitspraken te doen over de toekomst van kantoor. ‘Ik ben van origine gedragswetenschapper en geloof dat de menselijke natuur en het menselijk gedrag minder voorspelbaar zijn dan we denken. We hebben functionaliteit op kantoor aangepast, we hebben vierkante meters afgestoten door ons buurpand te verlaten en we hebben hier en daar de hubs wat kleiner gemaakt. De vervolgstap hangt af van de vraag of het patroon van het werken nog gaat veranderen.’

Meer weten? Lees de interviews met: