Schoonmaakbedrijven moeten op basis van de cao in 2015 en in 2016 een eindejaarsuitkering aan hun werknemers betalen van 2 procent van het brutoloon in 2015 en van 2,2 procent van het brutoloon in 2016.
De Werkkostenregeling (WKR) biedt een leuke planningsmogelijkheid voor het uitbetalen van deze eindejaarsuitkering.
Belast loon
Een eindejaarsuitkering vormt belast loon voor de werknemer. Als werkgever bent u dus normaliter verplicht loonbelasting en premies volksverzekeringen hierover in te houden.
De WKR is voor iedere werkgever verplicht vanaf 1 januari 2015
Vanaf dit jaar is iedere werkgever verplicht de WKR toe te passen. Werkgevers vinden dit vaak nog een complexe en onduidelijke regeling, waarbij ze enerzijds goed moeten nadenken of iets wel of niet belastingvrij kan worden vergoed of verstrekt aan de werknemer en anderzijds ervoor moeten zorgen dat dat ook goed verwerkt wordt in hun administratie.
Belastingvrij
Toch is de WKR niet alleen maar complex en lastig. De WKR biedt ook mogelijkheden aan u als werkgever om uw arbeidsvoorwaarden fiscaal te optimaliseren.
Een leuk voorbeeld daarvan is dat de belastingdienst het goedkeurt dat bonussen en dergelijke uitkeringen ten laste van de vrije ruimte van de WKR worden gebracht en dus belastingvrij kunnen worden uitbetaald aan de werknemers. Daarbij mag de bonus ten hoogste € 2.400 bedragen.
Vrije ruimte
De eindejaarsuitkering die u als werkgever verplicht bent uit te keren aan het einde van 2015 en 2016 kan derhalve ook worden ondergebracht in de vrije ruimte.
Dit is immers ook een soort bonus. Het maximum van € 2.400 per werknemer zal in het overgrote deel van de gevallen in deze branche geen probleem opleveren.
Twee manieren
De werkgever kan – als hij de eindejaarsuitkering in de vrije ruimte wilt onderbrengen – dat op twee manieren doen. De eerste manier is dat hij de bruto eindejaarsuitkeringen ten laste van de vrije ruimte brengt. In dat geval ontvangt de werknemer de eindejaarsuitkering dus bruto voor netto. Met andere woorden: het belastingvoordeel is voor de werknemer.
De andere manier is dat de werkgever het belastingvoordeel pakt. Dat kan door vooraf uit te rekenen wat de netto eindejaarsuitkering voor de werknemer is en dat bedrag ten laste van de vrije ruimte te brengen en uit te keren aan de werknemer.
Calculatie
Als werkgever is het wel van belang vooraf al een calculatie te maken of er voldoende vrije ruimte is voor het onderbrengen van de eindejaarsuitkeringen in de vrije ruimte.
De vrije ruimte bedraagt 1,2 procnet van het totale fiscale loon van de werkgever (kolom 14 van de loonstaat). Wordt de vrije ruimte door de eindejaarsuitkeringen overschreden, dan wordt het een duur alternatief voor de werkgever: hij moet dan 80 procent eindheffing over het surplus betalen aan de belastingdienst en mag dat niet op de werknemers verhalen.
Of er al dan niet genoeg vrije ruimte is, is uiteraard afhankelijk van het totale arbeidsvoorwaardenpakket van de werkgever en de keuzes die gemaakt worden om vergoedingen al dan niet ten laste van de vrije ruimte te brengen.
Conclusie
Het jaar 2015 is weliswaar net pas begonnen en de afrekening van de WKR 2015 hoeft pas plaats te vinden begin 2016, toch doet u er als werkgever verstandig aan alvast een inschatting te maken van de gebruikelijke werkkosten die ten laste van de vrije ruimte van de WKR gaan vallen.
Op die manier kunt u zien of er ook nog ruimte is aan het einde van het kalenderjaar om de eindejaarsuitkering ten laste van de vrije ruimte te brengen en op die manier zelf als werkgever een financieel voordeel te hebben óf uw werknemers een fiscaal voordeeltje te gunnen.
Dit artikel is geschreven door fiscaal jurist Fabiënne C.F. Hol-van Goethem van Werque.nu.
Lees ook:
Bent u voorbereid op de werkkostenregeling?
VOG schoonmakers legt beslag op werkkosten
