Toch blijkt technologie zelden de beperkende factor. De echte uitdaging ontstaat vaak pas als de data beschikbaar zijn. Want hoe vertaal je inzichten naar keuzes? Wie neemt beslissingen op basis van die data? En hoe zorg je ervoor dat nieuwe informatie daadwerkelijk leidt tot ander gedrag? Wetenschappelijk onderbouwd praktijkonderzoek van Gom laat zien dat de waarde van data niet wordt bepaald door de techniek, maar door het vermogen om inzichten om te zetten in dagelijkse sturing en samenwerking.

Van meten naar handelen

De sector beschikt over steeds meer informatie. Bezettings- en benuttingscijfers, loopstromen, meldingen en kwaliteitsmetingen geven beter inzicht in het gebruik van gebouwen. Een vergaderruimte die nauwelijks wordt gebruikt, vraagt immers om een andere inzet dan drukbezocht sanitair.

Maar data op zichzelf verandert niets. Een dashboard neemt geen besluiten en een sensor past geen werkprogramma aan. Inzichten moeten worden geïnterpreteerd en vertaald naar acties. Voor Geoffrey Nouws, branchemanager Innovatie bij Gom, zit precies daar de grens tussen wat technologie mogelijk maakt en wat een organisatie ermee bereikt: ‘We kijken bij datagedreven schoonmaak al snel naar wat technisch mogelijk is. Maar de interessante vraag begint daarna pas: wat ga je met die informatie doen? Data krijgen pas waarde als je er in de dagelijkse praktijk betere keuzes door kunt maken.’

Organisatievraagstuk in plaats van technologievraagstuk

Veel organisaties beschikken al over technologie waarmee relevante data kunnen worden verzameld, bijvoorbeeld via sensoren in lichtarmaturen of CO₂-melders. Maar ook verantwoordelijkheden, werkafspraken en communicatie zijn bepalend. Wie bepaalt bijvoorbeeld of een afwijkende bezetting of benutting aanleiding is om de schoonmaakinzet aan te passen?

Juist aan die menselijke en organisatorische kant ziet Mieke Sprinkhuizen, branchemanager Innovatie bij Gom, een belangrijke voorwaarde voor succes: ‘Het gaat niet alleen om welke data je verzamelt, maar vooral om wat je ermee wilt bereiken. Wie maakt op basis daarvan een keuze en wat betekent dat voor de uitvoering? Pas als dat duidelijk is, kun je data echt benutten.’

Data vervangen vakmanschap niet

Meer data maken menselijke expertise niet minder belangrijk, maar juist steeds belangrijker. Data laten zien wat er gebeurt, maar niet altijd waarom en wat vervolgens de beste keuze is. Zo kunnen data aangeven dat een ruimte minder intensief is gebruikt dan verwacht. Maar of daardoor een schoonmaakronde kan vervallen, hangt ook af van de functie van de ruimte, het type gebruikers en afspraken met de opdrachtgever.

Volgens Sprinkhuizen wordt het vakmanschap daarom juist belangrijker naarmate er meer data beschikbaar komen: ‘Hoe meer informatie we hebben, hoe belangrijker het wordt dat mensen die informatie goed kunnen duiden. Een medewerker ziet en weet dingen die een sensor niet kan vastleggen. Data geven ons extra inzicht, maar het is het vakmanschap dat bepaalt wat je ermee doet. Juist die combinatie van informatie en professioneel inzicht helpt om beter te sturen.’

Verrassend weinig weerstand

Opvallend is dat schoonmaakmedewerkers nieuwe werkwijzen relatief snel accepteerden als duidelijk was welk doel ze dienden. Wel is het belangrijk om medewerkers vanaf het begin te betrekken. Sprinkhuizen: ‘Vraag medewerkers waar zij in hun werk tegenaan lopen en waar ze behoefte aan hebben. De medewerker is zelf een belangrijke bron van informatie. Technologie kan daarop aanvullen en ondersteunen.’

Wat betekent dit voor facilitair managers?

Voor facilitair managers verschuift de vraag daarmee van beschikbaarheid naar toepasbaarheid. Niet alleen welke technologie wordt ingezet is relevant, maar vooral welke beslissingen met de informatie worden ondersteund en wie daarvoor verantwoordelijk is. Het vakmanschap van de schoonmaakorganisatie speelt daarin een belangrijke rol: professionals kunnen data duiden en verbinden aan hun kennis van de dagelijkse praktijk.  Zo kan een voorman of -vrouw al vermoeden dat bepaalde klaslokalen maar beperkt worden gebruikt. Als benuttingsdata dat beeld onderbouwen, ontstaat een steviger vertrekpunt om de inzet aan te passen en de opdrachtgever daarover te adviseren.

Volgende fase van datagedreven schoonmaak

De discussie gaat daarmee steeds minder over de vraag óf datagedreven schoonmaak mogelijk is. De relevantere vraag is: hoe organiseer je een omgeving waarin beschikbare inzichten daadwerkelijk leiden tot betere keuzes?

Volgens Nouws ligt de technische uitdaging daarom steeds minder bij het verzamelen van data en steeds meer bij het bruikbaar maken ervan: ‘De volgende stap is niet automatisch méér data verzamelen. Het gaat erom dat je de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar maakt. Zo krijgen leidinggevenden onderbouwde sturingsinformatie voor het gesprek met medewerkers én de opdrachtgever.’

De waarde van datagedreven schoonmaak zit uiteindelijk niet in de hoeveelheid sensoren, dashboards of data, maar in de manier waarop technologie, mensen en processen in de dagelijkse praktijk samenkomen.

Dit artikel is gesponsord door Gom Schoonhouden.