Omslag in schoonmaakadvies: Meer aandacht voor schoonmaker én correcte calculatie in aanbestedingen

Gemiddeld gezien worden de contractduren van schoonmaakaanbestedingen steeds langer. Dat betekent dat een aanbesteding zo moet worden ingericht, dat het kan mee ontwikkelen naar de toekomst. Het belang van duurzame inzetbaarheid en van calculatie op ruimteniveau worden daarbij steeds groter.

Dit trendartikel verscheen in de bedrijvengids van Service Management. In het digimazine vindt u niet alleen een overzicht van alle schoonmaakadviesbureaus, maar ook negen andere trendverhalen.

Er is altijd veel te doen om schoonmaakaanbesteding en adviesbureaus op dit gebied zijn dan ook zeer in trek. Zo kunnen deze adviseurs meedenken over de juiste verdeling van de objecten in verschillende percelen. Deze perceelverdeling heeft bijvoorbeeld invloed op de reisafstand van de schoonmakers, maar het is ook van invloed op het soort schoonmaakbedrijf dat zich kan inschrijven: hoe kleiner de percelen, hoe meer kans de kleinere schoonmaakbedrijven hebben om de opdracht uit te kunnen voeren. Ook kunnen de adviesbureaus helpen bij het vaststellen van de verhouding prijs en kwaliteit in een aanbesteding. De kwaliteit van de schoonmaak is immers echt iets waar een bedrijf zich mee kan onderscheiden. Over het algemeen is de trend van de afgelopen jaren dat de contractduren steeds langer worden, iets wat grote gevolgen heeft voor de inhoud van een schoonmaakaanbesteding. Want er moet genoeg ruimte zijn om mee te kunnen ontwikkelen.

Duurzame inzetbaarheid: betrek schoonmaker én HRM afdeling

Sowieso is duurzame inzetbaarheid al een belangrijk trend in de schoonmaakbranche, iets dat door de vergrijzing alleen nog maar belangrijker zal worden. Tel daar de langere contractduren bij op, en het wordt duidelijk waarom adviesbureaus hier ook veel aandacht aan besteden. Er wordt dan ook breeduit geadviseerd om zowel de schoonmaker zelf, als de HRM-afdeling van de opdrachtgevers aan te laten sluiten bij de opstelling van een aanbesteding. De schoonmakers kunnen zinvolle tips aandragen over hoe het werk zelf gemakkelijker zou kunnen in de toekomst, waar human resource management er meer algemene bevindingen aan kan toevoegen . Bijvoorbeeld over vitaliteit en fit op de werkvloer. Tijdens de contractduur moeten de schoonmaker en opdrachtgever ook goed met elkaar blijven communiceren.

Gedetailleerde calculatie op ruimteniveau

Omdat de contracten over steeds meer flexibiliteit moeten beschikken, is het belang van een correcte calculatie op ruimteniveau hartstikke groot. Ten eerste is het correct inmeten van ruimte-en glasstaten belangrijk voor het schoonmaakbedrijf om een goede offerte te kunnen maken. Een afwijking van 10 procent in het schoon te maken oppervlakte betekent namelijk ook afwijking van 10
procent in de kosten. Daarnaast maakt een calculatie op ruimteniveau waarbij de relatie met de werklast wordt bepaald ook meteen inzichtelijk welke consequenties mutaties met zich meebrengen.

Digitalisering en big data

De digitalisering sijpelt ook door in het schoonmaakadvies. Tegenwoordig verzamelen bijna alle marktpartijen én schoonmaakadviesbureaus veel data. Deze data kunnen, nadat het geanalyseerd is, omgezet worden naar bruikbare parameters waarop de dienstverlening verbeterd kan worden met mogelijk een voorspellend karakter. Niet alleen maakt dit dat de inhoud van aanbestedingen inspeelt op deze ontstane parameters, maar het zorgt er ook voor dat opdrachtgevers steeds vaker vragen van schoonmaakbedrijven dat zij (kunnen) werken met big data.

Wat komt er allemaal kijken bij het inmeten van ruimten?

Ten eerste moet de werknemer gestructureerd kunnen werken, beschikken over de juiste (laser)apparatuur, goed met tekeningen overweg kunnen en een goed oriëntatie vermogen hebben
De medewerker moet verstand hebben van vloerafwerking door het volgen van een cursus vloerherkenning
De functie van de ruimte moet worden vastgesteld. Deze moet passen in een aantal standaard ruimtecategorieën.
De medewerker moet de ruimten logisch kunnen nummeren (indien dit nog niet het geval is). De nummering in de ruimtestaat moet corresponderen met de nummering die op de tekeningen is aangebracht. Het liefst correspondeert de nummering ook met de nummering op de deuren. Gangen, open ruimten, liften, trapportalen en technische ruimten moeten dan opnieuw genummerd worden.
Als alle ruimten volledig zijn ingemeten, worden deze gegevens verwerkt in een ruimtestaat. Deze dient zo opgebouwd te worden, dat per gebouw, per afdeling, per etage, etc. een overzicht gecreëerd kan worden.