Organisaties vinden het belangrijk dat medewerkers duidelijk communiceren met klanten en andere lezers, zo laat Winterkamp weten in een artikel over duidelijk communiceren van Management Support, een zustersite van VMN. “Er zijn formats, standaardbrieven en soms is er zelfs een taalhuisstijl die hierbij moet helpen. Daarnaast krijgen veel medewerkers een schrijftraining aangeboden. Kortom, alles wordt uit de kast gehaald voor duidelijke taal.” En toch blijkt het in de praktijk nog best lastig om te omschakelen en moeilijke woorden te vervangen voor makkelijk leesbare termen.
Woorden die je beter niet kunt gebruiken:
- tevens
- indien
- naar aanleiding van
- betreffende
- evident
- dienen
- ter zake van
- conform
- inzake
- omtrent
Patroon doorbreken
Een patroon doorbreken is lastig volgens Winterkamp. “Doen wat je gewend bent te doen is niet alleen efficiënt, het geeft ook een veilig gevoel. Schrijf je in een nieuwe stijl, dan treed je uit je comfortzone. Dat kan bedreigend zijn. Je loopt immers het risico dat je het niet goed doet en kritiek krijgt. Dat noemen we externe weerstand. Externe weerstand leidt tot interne weerstand. Iets wil je behoeden voor deze onveiligheid en houdt je tegen de nieuwe kennis toe te passen.” Schrijven in een vertrouwde stijl, maakt dat je op voorhand weet welke kritiek je kunt verwachten én hoe je die kunt weerleggen. Je blijft dus in jouw comfortzone.
Formeel taalgebruik
Een andere verklaring kan zijn dat je formeel blijft schrijven, omdat jouw leidinggevende of de inhoudelijk deskundige dit ook doet en je de teksten uit zijn naam in dezelfde stijl wil of moet schrijven. Wat ook kan is dat de schrijver denkt dat de lezer formeel taalgebruik en oubollige woorden verwacht en het daarom dus op die wijze de boodschap formuleert. Vraag je daarom altijd af: klopt deze aanname?
