Een boze bewoner belt zijn woningcorporatie: er is een schoonmaker geweest maar de lift is nog vies. De corporatie neemt contact op met het schoonmaakbedrijf, die de schoonmaker om een toelichting vraagt: de lift was afgesloten vanwege onderhoud. Directe communicatie, liefst tussen bewoner en schoonmaker had het probleem in de kiem gesmoord. En zo zijn er talrijke voorbeelden die verklaren waarom gebruikers tevreden zijn met TranspaClean: een communicatieplatform voor alle partijen die een rol spelen bij de schoonmaak van een object.
TranspaClean is niet ontwikkeld met het idee om bestaande en ingesleten procedures te automatiseren, maar om geheel vanuit de schoonmaakwerkzaamheden te redeneren. Wat gebeurt er op de werkvloer, welke afspraken zijn gemaakt en wie is betrokken? Die informatie is voor iedereen die een rol speelt beschikbaar, dus voor de opdrachtgever, eventuele buurtbeheerders van woningcorporaties, gebouwgebruikers zoals bewoners of medewerkers in een kantooromgeving en uiteraard de schoonmaker zelf.
Duidelijke takenlijst
Als de schoonmaker bij het schoon te maken object komt, ziet hij op zijn app welke werkzaamheden hij op dat moment moet doen. Dat takenlijstje is de vertaling van het contract dat de gebouwbeheerder met het schoonmaakbedrijf heeft gesloten. Het overzicht maakt ook duidelijk wat de schoonmaker niet hoeft te doen: ramenlappen is bijvoorbeeld pas over een maand aan de beurt. Als de schoonmaker klaar is met de werkzaamheden, tikt hij of zij in de app op de knop ‘uitgevoerd’. Dat kan alleen op de schoonmaaklocatie.
Achter deze simpele aftekening zit een heel rapport met datum en tijdstip van uitvoering en alle bijzonderheden die de schoonmaker is tegengekomen. Er is ruimte voor opmerkingen. Bijvoorbeeld dat de schoonmaker een deel van het werk niet kon doen, omdat er fietsen in de hal stonden of er veel extra werk was, omdat er door het hele trappenhuis smerige leksporen van een vuilniszak waren. De schoonmaker legt dergelijke bijzonderheden met een foto vast.
Het lijstje met werkzaamheden geeft de mogelijkheid om extra’s toe te voegen: er is bijvoorbeeld in een kantoor een kop koffie over de vloerbedekking gegaan
Het lijstje met werkzaamheden geeft de mogelijkheid om extra’s toe te voegen: er is bijvoorbeeld in een kantoor een kop koffie over de vloerbedekking gegaan. Er zijn een foto en een omschrijving toegevoegd, met de toestemming van het schoonmaakbedrijf om daar extra schoon te maken. De schoonmaker weet dus steeds waar hij of zij aan toe is. Dat is extra nuttig als er een invaller is.
Gebruikers gebouw kijken mee
Gebouwgebruikers kunnen meekijken en als ze geïnteresseerd zijn een melding krijgen zodra een taak is afgerond. De app voorkomt veel vragen: als een bewoner blubbersporen op de trap vindt, kan hij of zij vaststellen dat die waarschijnlijk na het bezoek van de schoonmaker zijn achtergelaten. En als iemand constateert dat de vensterbanken niet zijn gestoft, wordt in de planning duidelijk dat dat een ander moment is gepland. En heeft de eindgebruiker een wens of een melding? Dan komt die direct op de juiste plaats terecht.
Opdrachtgevers hebben op verschillende manieren voordeel van TranspaClean: ze krijgen heldere overzichten over wat er is schoongemaakt, het aantal meldingen dat gebouwgebruikers hebben gedaan, tegen welke problemen de schoonmakers aanliepen en hoe de opdrachtgever die mogelijk kan oplossen.
In de praktijk blijkt dat de transparantie voor veel minder meldingen zorgt. Dat scheelt tijd, ook bij de opdrachtgever die vaak een deel van de telefoontjes krijgt en zorgt voor een grotere tevredenheid bij bewoners of medewerkers. En ook belangrijk: doordat het schoonmaakprogramma is gedigitaliseerd, verlopen aan-bestedingen soepeler en gaat bij contractwisselingen weinig of geen kennis verloren.
Veel minder gedoe
En hoe bevalt het in de praktijk? Okee Bedrijfsdiensten uit Alphen aan den Rijn was een van de eerste gebruikers van TranspaClean. Directeur Niels Renee: “We zijn een middelgroot schoonmaakbedrijf en werken in kantoren, scholen, keukens en fabrieken. Grofweg in het gebied tussen Amsterdam en Utrecht. Wij vinden TranspaClean een erg prettig systeem. Het laat onze klanten zien wat we doen, op welk moment en welke schoonmaker de werkzaamheden uitvoert.”
“Ook de gebruikers van de plekken die we schoonmaken, zoals bewoners en medewerkers hebben toegang. Daardoor nemen we veel vragen weg. Iets is bijvoorbeeld niet schoongemaakt omdat het niet in het contract staat. Als ze dat wel gedaan willen hebben, kunnen ze dat aan de gebouwbeheerder of hun leidinggevende melden. Onze schoonmakers vinden het systeem prettig, want het voorkomt dat ze ten onrechte het verwijt krijgen hun werk niet goed te doen.”
Er zijn veel minder onterechte meldingen en opmerkingen komen direct bij ons terecht, zodat we ze zo nodig direct kunnen afhandelen
“Dankzij de app hebben we veel minder gedoe”, vervolgt Renee. “Er zijn veel minder onterechte meldingen en opmerkingen komen direct bij ons terecht zodat we ze zo nodig direct kunnen afhandelen. Dat is veel beter dan wanneer een klacht over allerlei schijven gaat, bijvoorbeeld via de gebouwbeheerder naar de opdrachtgever, ons hoofdkantoor en vervolgens pas naar de schoonmaker. Als je na drie weken hoort dat ergens drie blikjes cola op de trap stonden, kun je daar niets meer mee.”
Meer opdrachten voor het schoonmaakbedrijf
TranspaClean vergt geen investering in geld. Het schoonmaakbedrijf betaalt pas iets als een schoonmaker actief aftekent, dus als er inkomsten tegenover staan. Inrichten kan met kleine stapjes en kost wat tijd, maar levert ook veel op. “Dan gaat het niet om eventuele financiële winst, dat kun je nauwelijks berekenen. Veel belangrijker is dat onze klanten erg tevreden zijn. Daardoor blijven ze en bevelen ze ons aan bij anderen.”
“Het levert ons aanwijsbaar opdrachten op: veel opdrachtgevers willen weten welke werkzaamheden we uitvoeren en dat we daar transparant over rapporteren.
De RAI vond het bijvoorbeeld een groot pluspunt dat we TranspaClean gebruiken. Er moet daar veel worden schoongemaakt en ze willen dat dat goed gebeurt, zonder er naar te hoeven omkijken. Wel krijgen ze graag een helder overzicht van wat er is gebeurd en hoe het is verlopen. Die rapportage kunnen we eenvoudig met het systeem maken.”
In een ander geval hebben we door de app kunnen voorkomen dat we een klant kwijtraakten
“Het prettige aan TranspaClean is dat het bedrijf het hele offertetraject kan ondersteunen. Ze hielpen bij het in kaart brengen van de RAI en het vastleggen in de app. Ze maakten er een filmpje van dat de RAI erg verhelderend vond. In een ander geval voorbeeld hebben we door de app kunnen voorkomen dat we een klant kwijtraakten. Een groot vastgoedbedrijf overwoog het contract op te zeggen, omdat het ze niet duidelijk was wat wij deden voor hun geld. Ik heb toen geopperd om TranspaClean te gaan gebruiken. Ze hebben de opzegging een halfjaar uitgesteld om de app te proberen en waren al snel om: inmiddels onderhouden we veel meer panden voor ze.”
Dit artikel is gesponsord door TranspaClean.
