Jarenlang had HERE Technologies allerlei systemen en tools gebruikt. Nu wilde het bedrijf verschillende functies consolideren, zoals vastgoedbeheer, onderhoud, ruimtebeheer, werkplekdiensten en duurzaamheid. Belangrijke vereisten voor het systeem waren schaalbaarheid, aanpasbaarheid en een goede prijs-kwaliteitverhouding. Na een uitgebreid Request for Proposal (RFP)-proces werd gekozen voor de oplossing van Planon, een bedrijf met meer dan 40 jaar ervaring in de branche.
De keuze voor Planon
Martijn Munters, manager data, tools & technologies bij HERE Technologies, leidde de implementatie en licht deze keuze toe: ‘De doorslaggevende factoren waren niet alleen de technologische capaciteiten van het systeem, maar ook de diepgaande branchekennis van oprichter Pierre Guelen. Met de implementatie van het IWMS wilden we de productiviteit verhogen, naleving garanderen, bedrijfscontinuïteit ondersteunen, medewerkerstevredenheid vergroten en kosten verlagen. Vooral dat laatste was van belang, aangezien we al ons vastgoed leasen in plaats van bezitten.’
We konden betere, strategisch onderbouwde beslissingen nemen over het ruimtegebruik”
Inspelen op veranderende eisen
Het IWMS van Planon en de bijbehorende Workplace App boden HERE de mogelijkheid om zich beter aan te passen aan de veranderende eisen van zowel de organisatie als de medewerkers. ‘Dankzij deze tools kregen we meer inzicht in hoe werkplekken wereldwijd werden gebruikt’, legt Munters uit. ‘Zo konden we betere, strategisch onderbouwde beslissingen nemen over het ruimtegebruik. En dat bleek heel belangrijk om kantoorruimtes efficiënt te beheren en tegelijkertijd de productiviteit en tevredenheid van medewerkers te ondersteunen.’
Implementatieproces en adoptie
Munters vertelt dat de wereldwijde uitrol van het systeem begon met het opzetten van de meest waardevolle onderdelen (MVP’s). In de eerste zes maanden lag de nadruk op Portfolio Management, Lease Management en Space & Workplace Services Management. Deze fase legde de basis voor verdere digitalisering en procesoptimalisatie.
‘Toen medewerkers na de COVID-19-pandemie geleidelijk terugkeerden naar de kantoren, verschoof de focus naar gebruikerservaring en betrokkenheid’, vervolgt Munters. ‘We hebben functionaliteiten zoals het reserveren van bureaus en vergaderruimtes, en een geoptimaliseerd ticketsysteem voor facilitaire ondersteuning toegevoegd. Hierbij werkten we volgens agile-methoden met scrumsessies om het systeem continu te verbeteren en beter af te stemmen op de dagelijkse behoeften van de organisatie.’
Ondersteuning door consultants
Gedurende het hele implementatieproces speelden Planon-consultants een belangrijke rol. ‘Zij pasten best practices toe via Planon’s Accelerator en werkten nauw met ons samen om het systeem optimaal te configureren. Hierdoor konden we het succesvol en flexibel uitrollen’, voegt Munters toe.
Resultaten en voordelen
Een van de eerste merkbare resultaten was dat de teams binnen HERE Technologies een groter gevoel van controle en overzicht kregen over hun operationele processen. Munters licht dit toe: ‘Dit leidde tot meer waardering en erkenning van het werk onderling, en tot een bredere inzet van de opgedane kennis in andere interne projecten. De implementatie van het IWMS heeft ons vastgoed- en facility management transparanter en efficiënter gemaakt.’
Dit artikel is gesponsord door Planon.
