Bij de start van de Rijsschoonmaakorganisatie in 2016 werd Alpheios als toeleverancier aangesteld. Dat contract loopt af in 2024. Waarmee het Rijk weer naar de markt toe moet om opnieuw uit te vragen. Categoriemanager Joram van der Velde: “We hebben de gelegenheid aangegrepen om breder te kijken binnen het Rijk waar ook schoonmaakmiddelen, materialen en machines worden gebruikt. Naast de Rijksschoonmaakorganisatie is dat bijvoorbeeld bij de Dienst Justitiële Instellingen en bij Binnenwerk. In het gevangeniswezen maken facilitair medewerkers, maar ook arbeidsbegeleiders én justitiabelen van het arbeidsbedrijf van DJI gebruik van deze schoonmaakbenodigdheden. Met Binnenwerk geeft het Rijk invulling aan de participatiewet. Daar maken medewerkers die onder de participatiewet en banenafspraak vallen en een doelgroepindicatie ook schoon. Zo konden we al met al de uitvraag bundelen en vergroten.” In 2023 wordt de nieuwe Europese aanbesteding opgestart.
Aannames toetsen
Voorafgaand wil Categoriemanagement dus van leveranciers uit de schoonmaak weten hoe zij tegen deze toekomstige aanbesteding aankijken. Leon Habraken, vanuit Categoriemanagement aangesteld om het proces te begeleiden: “We hebben een reeks aan vragen die we de markt willen stellen. Ze staan allemaal in het document van de marktconsultatie, maar ik noem er hier ook een aantal. We willen nagaan of de opdracht haalbaar is, wat de huidige en toekomstige ontwikkelingen in de markt zijn, zijn er innovatieve oplossingen voor probleem en we willen onze eigen uitgangspunten en aannames toetsen.”
Berekening
Van der Velde: “We merken dat de markt stappen heeft gezet en dat er veel ontwikkelingen in schoonmaakbenodigdheden zijn. Denk aan digitalisering, robotisering, duurzaamheid, ergonomie, enzovoorts. Expertise daarover vernemen we graag van de markt, zodat we die ontwikkelingen mee kunnen nemen in de aanbesteding. Eén van de zaken waar we al reactie op kregen van leveranciers toen we ze spraken, was de keuze destijds in het huidige contract voor een berekening in vierkante meters. Die was destijds handig voor ons, maar dat leverde een volgens leveranciers een voor hen onoverzichtelijk risico op. Dat soort inzichten nemen we graag mee.”
Meerdere percelen
Categoriemanagement wil de opdracht in meerdere percelen verdelen. Habraken: “Die indeling staat ook nog niet vast. We horen ook graag hoe marktpartijen daar tegenaan kijken. Maar het idee is om de percelen te hanteren zodat ook partijen uit het mkb een kans hebben om zich in te schrijven.” Perceel één gaat over de levering van machines en werkwagens voor schoonmaakonderhoud. Denk aan schrobmachines, eenschijfsmachines, stofzuigers en ook wasmachines.
Middelen en materialen
Perceel twee regio Oost gaat over de levering van schoonmaakmiddelen en materialen. Dit zijn de reinigingsproducten (chemicaliën) die nodig zijn voor het schoonmaakonderhoud van alle voorkomende elementen en vervuilingen die onderdeel zijn van algemeen schoonmaakonderhoud. Bij schoonmaakmaterialen denkt het Rijk bijvoorbeeld aan microvezeldoeken en vuilniszakken. Perceel drie vraagt eigenlijk hetzelfde uit, maar dan voor de regio West.
Het idee is om de percelen te hanteren zodat ook partijen uit het mkb een kans hebben om zich in te schrijven.
In de consultatie staat als beginpunt dat het perceel dat over machines en werkwagens een contractduur van maximaal acht jaar kent. Dat houdt volgens het Rijk rekening met de technische levensduur van de producten. Voor de percelen middelen en materialen voorziet Categoriemanagement een contractduur van zes jaar omdat “de implementatie complex is en veel tijd en energie vraagt van ondernemers en onze organisatie.”
Bijdragen aan duurzaamheid
De duurzaamheidsambities zijn groot en die komen dan ook terug in de aanbesteding. Het Rijk wil van de aan de marktconsultatie deelnemende partijen onder andere weten hoe ze landelijk hun logistiek hebben georganiseerd en hoe ze bij kunnen dragen aan de ambitie van het Rijk om uiterlijk in 2028 klimaatneutraal te zijn. In de consultatie staat: “In hoeverre zijn uw producten gemaakt van circulaire onderdelen en in hoeverre zijn uw producten circulair te maken na technische levensduur?” Even later: Hoe past u circulariteit toe in de twee productgroepen, machines en werkwagens en middelen en materialen, die wij uitvragen?” Ook opvallend is vraag naar lease versus koop. “Wij zijn nog bezig met een overweging tussen het aankopen van de schoonmaakmachines en werkwagens en Operational Lease. Welke van deze vormen heeft uw voorkeur en waarom? Welke voordelen praktisch, financieel en qua duurzaamheid ziet u voor ons?”
Voor 6 december binnen zijn
De reactie op de marktconsultatie moeten voor 6 december 1200 uur binnen zijn. Reageren moet via Complete TenderManagement. CTM is een online platform voor elektronisch aanbesteden (tendering) en een contractmanagementsysteem. De nieuwe contracten gaan per 1 januari 2024 in. Van der Velde: “Dat lijkt nog ver, maar daarvoor willen we deze marktconsultatie en de aanbesteding zelf doorlopen. Daarbij komt dan ook nog de inregeltijd. Kortom, het is zo 1 januari 2024.”
