Dat zegt Jasper Essing, partner van Gfacility en – samen met Rob Klinkert, Elise Runge en Maurice Tempel - spreker op het Facto congres 2024 in NBC Nieuwegein, tijdens de sessie van PwC op 19 september over het gebruik van data en AI in de werkomgeving.
‘Hoewel er veel over AI wordt gesproken en gefilosofeerd, zijn er naar ons idee nog weinig concrete voorbeelden. Tijdens de presentatie op het congres geven we niet alleen onze visie op AI, maar we laten vooral ook zien hoe de AI Assistent écht werkt', aldus Essing.
Toegevoegde waarde voor eindgebruiker en facility manager
De AI Assistent kan zowel voor eindgebruikers als voor de facility manager van toegevoegde waarde zijn op een aantal gebieden, vervolgt hij.
- Gemak en tijdwinst voor eindgebruikers
'Met ons FMIS richten wij ons vooral op de eindgebruiker. Want als je die goed faciliteert gaan processen vanzelf beter lopen en dat levert gemak en tijdwinst op', aldus Essing. De geïntegreerde AI assistent speelt daarin een belangrijke rol.
Plannen van vergaderingen
Als voorbeeld geeft hij het plannen van een vergadering in het systeem. De AI Assistent kan de tijd die nodig is voor het plannen van een complexe vergadering (met diverse deelnemers, in een ruimte passend bij het doel van de vergadering) terugbrengen van gemiddeld 15 tot 30 minuten naar slechts enkele minuten, vertelt hij.
Hoe dat werkt? Het systeem koppelt met de agenda’s van alle gebruikers binnen een organisatie. Met die koppeling is dus bekend wie wanneer beschikbaar is en welke zalen vrij zijn. De volgende stap is het invoeren van bepaalde gegevens en wensen. De AI Assistent gaat dan aan de slag en komt met voorstellen over data, tijden, zaalopstelling en dergelijke.
Hij kan ook vragen stellen, bijvoorbeeld of er een lunch bij de bijeenkomst moet zijn, waaruit die moet bestaan enzovoort.
Je gaat dus in gesprek met de AI Assistent die jou gaat helpen om de bijeenkomst te plannen”
‘Je gaat dus in gesprek met de AI Assistent die jou gaat helpen om de bijeenkomst te plannen. Dat is dus heel anders dan dat je zelf tijdstippen gaat zoeken, gaat speuren naar de zalen die beschikbaar zijn en dergelijke. Dit gaat sneller en makkelijker.’
Een extra voordeel van de agendakoppeling is dat catering en zaal automatisch worden verplaatst of geannuleerd zodra de vergadering verandert. De gebruiker hoeft hier niet meer aan te denken. Voordeel: voedselverspilling en no-shows worden voorkomen.
- Betere vergaderingen
De AI Assistent kan ook helpen om het effect van vergaderingen te verbeteren. AI beschikt over zoveel data en kennis dat, in tegenstelling tot een chatbot die bij afwijkende of onbekende vragen nogal eens vastloopt, het systeem vragen altijd kan beantwoorden en suggesties kan doen, vervolgt Essing.
Voorbeeld: iemand wil een informele brainstormvergadering plannen. De Assistent kan dan adviseren over het eten en drinken dat in de zaal aanwezig moet zijn, bijvoorbeeld in plaats van standaardbroodjes verrassende gerechten, drankjes, en/of snacks. ‘Daarmee kan je zorgen voor een bepaalde sfeer en vibe, iets dat de bijeenkomst ten goede kan komen.’
Of neem de zaalopstelling, vervolgt Essing. ‘De Assistent is in staat iemand te adviseren over een opstelling die past bij het doel van de vergadering. Of denk aan de tijdsduur van een bijeenkomst: als de Assistent ziet dat je twee uur wilt samenkomen kan hij de eindgebruiker pro-actief adviseren om een kortere tijdsduur te kiezen om de productiviteit te verbeteren’.
Toegevoegde waarde voor facility manager
- Meer inzichten
Een AI Assistent kan niet alleen voor de eindgebruiker van toegevoegde waarde zijn, de facility manager kan er ook slim gebruik van maken. Resultaat: meer of sneller inzicht in ontwikkelingen of trends, inzichten die de FM ‘er anders wellicht niet - of minder snel - gehad zou hebben.
Van data naar inzicht
De facility manager heeft vaak superrechten in het FMIS en daarmee toegang tot een grote bak aan data, legt Essing uit.
‘Prima natuurlijk, maar de grote vraag is: wat heb je aan data? Je wilt inzichten. Wat een FM’er bijvoorbeeld kan doen is aan de Assistent vragen stellen en aangeven dat hij antwoorden wil gebaseerd op de in het systeem beschikbare data. Zoals: hoe ver van tevoren worden vergaderingen ingepland en zalen geboekt? En hoe ver van tevoren worden de boekingen weer geannuleerd? Dat levert inzicht op in het verschil tussen de feitelijke drukte en de ervaren drukte in een pand.’
De grote vraag is: wat heb je aan data? Je wilt inzichten”
- Proactief signalen
Daarnaast kan AI proactief signalen geven aan de facility manager wanneer patronen veranderen. Stel , een bepaalde vergaderruimte wordt veel minder wordt geboekt dan normaal. AI kan dit opmerken en een melding sturen naar de facility manager met de suggestie om te onderzoeken of er een probleem is met die ruimte.
Essing: ‘Misschien is de temperatuur te hoog, is de apparatuur defect, of is de locatie onpraktisch. Door deze vroegtijdige signalen kan het facilitaire team problemen aanpakken voordat ze groter worden of tot ontevredenheid leiden.’
Meer weten over hoe de AI Assistent werkt? Bezoek dan de sessie 'Optimale workplace experience met data, algoritmes en AI (praktijkcase PwC)' tijdens het Facto Congres op 19 september a.s.
