aanbesteden

<section id="header"></section>

Leveranciers moeten kosten maken als zij meedoen met een aanbesteding en willen meedingen naar een opdracht. De vraag is of deze kosten door een opdrachtgever vergoed moet worden (of deels vergoed). Het niet betalen van vergoedingen kan immers tot gevolg hebben dat leveranciers geen offerte uitbrengen, dat alleen grote leveranciers een offerte uit (kunnen) brengen (omdat zij meer budget hebben) of dat de kwaliteit van de offertes daalt omdat er onvoldoende tijd aan besteed kan worden.

<div> <p>De vakpers staat er vol van: projecten die stranden na de aanbesteding. Woningbouwprojecten die niet meer haalbaar blijken of ontwerptrajecten die helemaal opnieuw gedaan worden zoals bij het theater De Parade in Den Bosch. Opdrachtgevers en bestuurders die bijna verrast na de uitkomsten van een aanbesteding de nodige hoofdbrekens hebben. Maar wat kun je eraan doen?</p> <p>Toch kan deze ontwikkeling niet als een verrassing komen. De signalen zijn al enkele jaren zichtbaar.<br> In Facto Magazine nr. 10 van oktober 2016 hebben we het kantelpunt in deze conjuncturele ontwikkeling al aangekondigd. De prijs- en marktstijgingen gaan inmiddels richting de dubbele cijfers op jaarbasis. Er was dus wel degelijk tijd om huisvestingsprojecten voor te bereiden op een lastiger aanbestedingsklimaat.</p> <blockquote> <h1>In de media is genoeg te lezen over de problemen met aanbesteden</h1> </blockquote> <h2>Proactieve aanpak</h2> <p>In de media is genoeg te lezen over de problemen met aanbesteden. Hier willen we vooral aangeven hoe je als opdrachtgever proactief met deze marktsituatie kan omgaan.</p> <p>Voor degenen met een lopend huisvestingsproject geven we graag enkele handvatten hoe het risico op een niet-passende aanbesteding verminderd of zelfs voorkomen kan worden. De maatregelen hebben dan tot doel om het risico op een niet-passende aanbesteding te vermijden, te verminderen, over te dragen of te accepteren.</p> <p>Elke project is uniek en afhankelijk van projectkenmerken, de marktsituatie en de opdrachtgever kan kiezen voor een combinatie van verminderen, overdragen en accepteren.</p> <h2>Omgaan met risico's: type maatregelen</h2> <ul> <li><strong>Vermijden</strong>. Hierbij wordt de kans/mogelijkheid van optreden van een bepaald risico opgeheven; het risico wordt vermeden.</li> <li><strong>Verminderen</strong>. Hierbij wordt beoogd de oorzaak of het gevolg van het risico te verkleinen. Indien getracht wordt de oorzaak te verkleinen wordt deze maatregel vooraf uitgevoerd. Bij een gevolggerichte maatregel is het echter zo dat men vooraf nadenkt over de maatregelen en eventuele voorbereidingen treft, maar dat men de daadwerkelijke maatregel pas treft op het moment dat het risico optreedt.</li> <li><strong>Overdragen</strong>. Overdragen van een risico leidt niet direct tot het wegnemen ervan, maar wel tot een risicovermindering omdat verwacht of afgesproken wordt dat een andere partij in staat zal zijn het risico beter te managen of te dragen.</li> <li><strong>Accepteren</strong>. Er kan ook voor worden gekozen om een risico te accepteren. Vaak houdt dit in dat je hiervoor extra geld opneemt in je raming of dat je de planning aanpast.</li> </ul> <h2>Hoe kun je een aanbestedingsfiasco voorkomen?</h2> <p>Met de combinatie van de volgende 10 maatregelen kan een plan van aanpak gemaakt worden om te waarborgen dat het project, ook na aanbesteding, kan doorgaan.</p> <ol> <li><strong>Scope aanpassen</strong></li> </ol> <p>Bepaalde onderdelen van het project niet uitvoeren of juist toevoegen. Of het contract uitbreiden met de mogelijkheid om de onderhoudswerkzaamheden voor een bepaalde periode te mogen doen.</p> <ol start="2"> <li><strong>Kwaliteit aanpassen</strong></li> </ol> <p>Teruggaan in de ambities van het project. Bijvoorbeeld het verlagen van de duurzaamheidsambities of technologische toepassingen (Eventueel ook afwerkingsniveau?).</p> <ol start="3"> <li><strong>Een optielijst meenemen in de aanbesteding</strong></li> </ol> <p>Maatregelen die later in de tijd ook doorgevoerd kunnen worden of die voor de besluitvorming voorgelegd kunnen worden en daardoor uit het project worden gehaald om de prijs van de aannemer te verlagen.</p> <ol start="4"> <li><strong>Marktpartij laten mee ontwerpen of eerder aanbesteden</strong></li> </ol> <p>Het plan ontwikkelen in bouwteamverband, waarbij een geselecteerde aannemer mee mag ontwerpen (bouwteam) of verantwoordelijk wordt voor het ontwerp en de kosten (Design & Build contract) om zodanig te kunnen sturen in de kwaliteit van het plan.</p> <ol start="5"> <li><strong>Faseren</strong></li> </ol> <p>Onderdelen en werkzaamheden van het project later uitvoeren en du nu uit het project halen. Deze werkzaamheden kunnen ook onderdeel worden van een optielijst, waardoor hier na inschrijving van de aannemer definitief over besloten kan worden. Voor sommige onderdelen is het zelfs mogelijk om pas hier tijdens de uitvoering over te besluiten, waardoor de opdrachtgever de mogelijkheid kan hebben aanvullend budget te vinden.</p> <ol start="6"> <li><strong>Vermindering risicoprofiel voor marktpartij</strong></li> </ol> <p>Risico's worden door aannemers in de aanneemsom 'afgeprijsd'. Meer risico in het project betekent een hogere inschrijfsom. Soms is de opdrachtgever zich niet bewust van de impact van de risico's die hij aan de aannemer vraagt te dragen. Vroegtijdig met marktpartijen (marktconsultatie) hierover in gesprek gaan kan hier inzicht in geven.</p> <ol start="7"> <li><strong>Risicoverschuiving van opdrachtnemer naar opdrachtgever</strong></li> </ol> <p>Een maatregel om het risicoprofiel voor de marktpartij te verlagen is het (niet) verschuiven van (prijs)risico's van opdrachtgever naar opdrachtnemer. Het doel is daarmee een contract in de markt te zetten dat een lager risicoprofiel kent.</p> <ol start="8"> <li><strong>Opknippen in hoog risico en laag risico contractdelen</strong></li> </ol> <p>Een variant op het verlagen van het risicoprofiel is het opknippen van de contracten in deelcontracten waarbij de hoge risico's en de lage risico's gebundeld worden. Dit isoleert het risicoprobleem en kan hoge-risico-opslagen over lage-risico-werkzaamheden voorkomen.</p> <ol start="9"> <li><strong>Besluiten over uitvoering na gunning</strong></li> </ol> <p>Niet eerder over de definitieve doorgang van het project besluiten dan dat het aanbestedingsresultaat (inclusief de genomen maatregelen) inzichtelijk is.</p> <ol start="10"> <li><strong>Budgetuitbreiding</strong></li> </ol> <p>Het regelen van interne of externe aanvullingen op het budget. Bijvoorbeeld extra budgetten vanuit fondsen en of subsidies die nog niet in beeld zijn.</p> <h2>Wat als het budget toch wordt overschreden?</h2> <p>Ondanks bovenstaande maatregelen kan het zijn dat er nog een overschrijding van het budget blijft. Zonder drastischere maatregelen rest dan de vraag of deze overschrijding geaccepteerd kan worden.<br> Dat zijn ingewikkelde besluiten, waarbij uitleg over het gevolgde plan van aanpak kan bijdragen aan draagvlak om hierover te besluiten. Tezamen met een 0-alternatief maakt dat er altijd nog een keuze is.<br> Het spreekt voor zich dat u bij de ontwikkeling van het project beter eerder dan later kan beginnen.<br> Het periodiek actualiseren van deze aanpak is dan logisch om wendbaar te kunnen blijven op de actuele situatie in de markt, van het project en van de opdrachtgever.</p> <h2>Wachten tot na 2020?</h2> <p>Leuker of mooier kunnen we het niet maken. Ja, u kunt ervoor kiezen uw project voorlopig (tot in ieder geval 2020) niet uit te voeren. Oftewel: het vermijden van het risico. Op macro-economische schaal is dat een remedie om de balans tussen vraag en aanbod in de bouwmarkt te verbeteren. Helaas is dit vaak geen keuze. Daarom in ieder geval de handreiking over de tools en middelen die u nu zelf in handen heeft om verrassingen te voorkomen en de realisatie van u project te verzekeren.</p> </div>

<p>Bij de realisatie van Circl, het in september 2017 geopende circulaire paviljoen aan het Gustav Mahlerplein in Amsterdam, heeft de afdeling procurement van ABN AMRO volop kunnen pionieren met circulair inkopen. Op maandagmiddag 12 november deelt Erwin van Baar, senior procurement consultant bij ABN AMRO, tijdens de <strong><a href="https://circulairfm.facto.nl/home" target="_blank" rel="noopener">Facto-middag Circulair FM op 12 november a.s.</a></strong> de ervaringen die hij heeft opgedaan met circulair inkopen in die periode.</p>

Als er iets de naam heeft beperkend te zijn voor samenwerking, dan is dat wel de aanbestedingswetgeving. Terecht? Nee. De nieuwe aanbestedingswet maakt zelfs co-creatie van de aanbesteding zélf mogelijk.

<p>De Veiligheidsregio Friesland is bezig met een serie circulaire aanbestedingen. De eerste is die van warme en koude dranken. Op 12 november delen Hans de Wit en Erick Wuestman in een kennissessie tijdens de <strong><a href="https://circulairfm.facto.nl/home/wiki/351378/sessies#sessie%204" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Facto-middag over 'Circulair Facility Management'</a></strong> hun ervaringen met deze aanbesteding, die wordt uitgevoerd op basis van Rapid Circular Contracting.</p>

In een informatief artikel in Facto Magazine nr. 7-8 (van juli/augustus 2018) vertellen Dorien Sellmeijer en Mark Keijzer van de SVB over de achtergronden van de Europese aanbesteding koffie en thee en het belang van de belevingstest als onderdeel van de aanbesteding.

<p>Veiligheidsregio Fryslân (VRF) is toe aan een nieuwe leverancier van haar warme en koude drankenvoorziening. Daar hoort een aanbesteding bij, die vanuit <a href="http://www.kplusv.nl/" target="_blank" rel="noopener">KplusV</a> wordt begeleid aan de hand van de Rapid Circular Contracting-aanpak.</p>

Een aanbesteding schoonmaak op de markt brengen en tot een goed einde brengen vereist de nodige kennis en aandacht, maar is geen rocket science. De hamvraag is wel: hoe zorg je er als opdrachtgever voor dat je ook daadwerkelijk krijgt wat je beoogt?

<p>Onlangs heeft MasterKey Havenbedrijf Rotterdam begeleid met een openbare Europese aanbesteding voor gevelreiniging van 71 locaties met in totaal ruim 43.000 m² schoonmaak.<br> Doel van de aanbesteding was het selecteren van een schoonmaakleverancier die de beoogde kwaliteit levert tegen een marktconforme prijs. In Gom is de partner gevonden om deze opdracht uit te voeren.</p>