FMIS: wat is het en wat kun je ermee?

Deze pagina zet alle informatie op een rij over Facility Management Informatie Systemen, oftewel: FMIS-systemen.
Delen:

Deze pagina over FMIS (door de redactie van Facto samengesteld) is als volgt ingedeeld:

A. Veelgestelde vragen over FMIS
B. Trends en ontwikkelingen in FMIS
C. FMIS in de praktijk (Best Practices)
D. Aan de slag met FMIS

A. Veelgestelde vragen over FMIS

1. Wat is een FMIS?

Een Facility Management Informatie Systeem kan gedefinieerd worden als:

‘een integrale combinatie van mensen, processen, systemen en technologieën die bijdraagt aan de realisatie van de operationele, tactische en strategische doelstellingen van een facilitaire organisatie.

Lees uitgebreid over de kenmerken en mogelijkheid van een FMIS in de whitepaper ‘Wat is een FMIS en wat kun je ermee?’

2. Wat kun je met een FMIS?

Een FMIS bevat de nodige functionaliteit en is veelal modulair opgebouwd, waarbij een deel standaard is en een ander deel extra wordt geleverd. Lees hier uit welke onderdelen (modules) het softwaresysteem zoal kan bestaan.

3. Welke aanbieders zijn er in Nederland?

In Nederland zijn verschillende leveranciers actief op de markt van Facility Management Informatie Systemen. Dit zijn onder meer de volgende bedrijven (in alfabetische volgorde): Axxerion (Spacewell) , Facilitor, Famas, Planon, Prequest, TOPdesk en Ultimo.
Kijk hier voor een overzicht van aanbieders met adresgegevens, websites en contactgegevens.

B. Trends en ontwikkelingen in FMIS

FMIS

FMIS-systemen zijn – net als ieder ander softwaresysteem – onderhevig aan veranderingen. Op zoek naar een handig overzicht met de laatste ontwikkelingen op het gebied van FMIS?

In het artikel Trends in FMIS (uit 2017), komen 3 specialisten aan het woord. Zij geven hun visie  op de intwikkelingen in FMIS.

Feedback via het CMS

Wist je dat een facility management informariesysteem ook gebruikt kan worden om feedback over de facilitaire dienstverlening te verzamelen? In dit artikel legt Nienke Best van TOPdesk uit hoe je in 5 stappen waardevolle feedback krijgt via jouw FMIS.

C. FMIS in de praktijk (Best Practices)

Theoretische informatie over een Facility Management Informatie Systeem is handig, maar uiteindelijk heeft u toch het meest aan verhalen uit de praktijk. Waarom kiezen organisaties voor een Facility Management Informatie Systeem, wat doen ze ermee in de praktijk en op welke wijze verbetert het systeem de facilitaire dienstverlening?

Facto sprak de afgelopen jaren met diverse facility professionals over hun systeem. De gebruikerservaringen heeft de redactie gebundeld in de gratis whitepaper ‘FMIS: 17 Gebruikerservaringen‘. Naast deze beknopte gebruikerservaringen zijn er uitgebreide interviews met organisaties:

FMIS
Rop Spanjaard, Manager Facilitair Bedrijf & Vastgoed bij Laurens. ‘Als je meer standaardisatie, uniformering en professionalisering wilt kun je in een organisatie van deze omvang niet zonder een professioneel FMIS.’

Ervaringen Laurens zorggroep

Met de totstandkoming van een centrale afdeling voor Facilitair & Vastgoed besloot zorginstelling Laurens (28 locaties, circa 6.000 medewerkers) in 2019 een facility management informatiesysteem aan te schaffen. Wat waren de beweegredenen, wat is de stand van zaken op dit moment en wat zijn de verwachtingen voor de nabije toekomst?
Directeur Facilitair & Vastgoed Rop Spanjaard en teamleider Services Edwin Bodaan geven hun visie en delen hun ervaringen.

Ervaringen VIVAT (moederbedrijf van o.a. Zwitserleven)

Vivat stapte eind 2019 over naar een nieuw FMIS, een voor de facilitaire wereld tamelijk onbekend managementinformatiesysteem. Regisseur Soft Services Maarten Dekker was bij Vivat nauw betrokken bij het keuze- en implementatietraject.
Hij deelt zijn ervaringen over onder meer het gebruiksgemak en de mogelijkheid om gemakkelijk standaardformulieren aan te maken

Ervaringen Rabobank

De vestiging Rabobank Maastricht en omstreken stapte na jarenlang gebruik te hebben gemaakt van een Facility Management Informatiesysteem over op een andere aanbieder: TOPdesk. De tevredenheid onder Manon Nicolaes en Sharon Ubags, die betrokken waren bij de aanschaf, is groot. De handigheid die het systeem biedt biedt volgens hen een grote meerwaarde voor de professionaliteit van de organisatie. Lees het interview ‘FMIS ervaringen Rabobank’.

Ervaringen Holland Casino

Holland Casino werkt sinds mei 2016 met een nieuw Facilitair Management Informatie Systeem. De implementatie kan, met een doorlooptijd van elf weken voor veertien vestigingen, gerust een huzarenstukje worden genoemd. Lees hier de FMIS ervaringen van Holland Casino.

Ervaringen PCH Dienstengroep

De PCH Dienstengroep werkt sinds ruim een jaar met het systeem Facilitor. Lees de FMIS ervaringen PCH Dienstengroep: snelheid, slagvaardigheid en overzicht voor een gesprek met Rico Botellho, procesmanager Business Development, en Lizzy van Pol, manager Bedrijfsbureau.

Ervaringen ViVa! Zorggroep

De ViVa! Zorggroep heeft een aantal jaren geleden voor een systeem van Axxerion gekozen. In het interview vertellen de betrokkenen over het aanschaftraject, de bevindingen en resultaten.

FMIS
V.l.n.r. Roger Quaedvlieg (informatiemanager), Rachel Witter (services manager) en Bart Coumans (functioneel beheerder) bij Brightlands.

Ervaringen Brightlands Chemelot Campus

Voor het soepel laten verlopen van de facilitaire processen gebruikt Brightlands Chemelot Campus sinds 2015 Facilitor als facility management informatiesysteem. in het artikel Het systeem zorgt voor grip op de facilitaire processen delen Roger Quaedvlieg (informatiemanager), Rachel Witter (services manager) en Bart Coumans (functioneel beheerder) hun ervaringen.

Ervaringen pensioenuitvoerder MN

Een van de uitdagingen van het nieuwe Facility Management Informatie Systeem voor pensioenbeheerder MN was het efficiënt verwerken van de vele zaalreserveringen. Nu structureert het softwaresysteem van Facilitor de 17.000 zaalreserveringen per jaar op het hoofdkantoor in Den Haag.

D. Aan de slag

Het hele proces begint met de aanschaf van een nieuw systeem Daar komt vanzelfsprekend veel bij kijken. Want voordat alles goed werkt en daadwerkelijk voordelen oplevert, moet er het nodige gebeuren. Wat is de beste marsroute om te komen tot een goed werkend Facility Management Informatie Systeem?

De implementatie

Na aanschaf van het systeem is het tijd voor implementatie. Het succes van een implementatie hangt af van twee factoren: de kwaliteit van het product en de acceptatie hiervan. Het product bestaat niet alleen uit de software, maar ook uit de processen daaromheen.
Een geslaagde implementatie is gestoeld op vier pijlers: systeem, arbeid, structuur en organisatiecultuur. En er zijn meer factoren om rekening mee te houden.

Het creëren van draagvlak is ook een belangrijk aandachtspunt voor het laten slagen van een FMIS implementatie. Lees hier wat je kunt doen om tot een stevig draagvlak te komen.

Wanneer u als facilitair manager de zaken goed voorbereidt en een aantal aandachtspunten in acht neemt, moet de implementatie goed verlopen. Op zoek naar een handig overzicht met deze aandachtspunten? Lees dan het artikel: Succesfactoren FMIS implementatie. Daarnaast is het natuurlijk interessant om te weten op welke valkuilen je moet letten, zodat de implementatie niet mislukt: Dit is waardoor FMIS-implementaties mislukken.

Ben jij een projectleider die een FMIS moet implementeren? Lees dan in dit artikel welke 8 eigenschappen belangrijk zijn om tot een succesvolle implementatie te komen.

De acceptatie

Het softwaresysteem kan nog zo goed ingericht zijn, maar als niemand er op de juiste manier gebruik van maakt, levert het geen kwaliteitswinst op voor de afdeling. Acceptatie is een belangrijke succesfactor. Helaas wordt deze menselijke kant van het verhaal nog vaak naar de achtergrond gedrukt. Aan het opleveren van een product zijn namelijk makkelijker concrete eisen te stellen dan aan de acceptatie ervan. Hoe kan je als facilitair manager zorgen voor een goede acceptatie op de afdeling? Dit artikel legt dat op een praktische manier uit.

Lees meer over FMIS:

> FMIS: de 5 best gelezen artikelen op een rij
> FMIS Facilitor belangrijke factor voor succesvolle samenwerking
> ‘Het leven is een stuk makkelijker met een flexibel FMIS’