Hoe faciliteer je de terugkeer naar kantoor?

De honger naar meer flexibiliteit en nieuwe hybride vormen van werken is sinds de coronapandemie sterk. JLL signaleert daarbij dat kantoormedewerkers zien dat het gedwongen werken op afstand kansen heeft gecreëerd, maar dat het ook sociale risico’s met zich meebrengt.

Kantoornostalgie

Uit onderzoek van JLL blijkt namelijk dat werknemers zeggen dat ze een verhoogde hoeveelheid virtuele vermoeidheid ervaren. Ze missen kantoor, ofwel, er is kantoornostalgie.

Men wil dus vaker terug naar kantoor. “Dit suggereert dat kantoren nu belangrijker zijn dan ooit tevoren, ze zijn het centrum van het werkecosysteem. Een inspirerende kantooromgeving blijft een cruciale manier om medewerkers te betrekken’, zegt Dirk Raket, EMEA accountdirector Work Dynamics bij JLL. Een fysiek kantoor versterkt volgens hem cultuur, drijfveren, samenwerking en innovatie. “Een plek waar je samen kan komen maakt professionele groei mogelijk en presenteert het beste van een bedrijf naar klanten en medewerkers.

“Prikkelende kantooromgevingen trekken talent aan; brengen een merk tot leven; zorgen voor een ‘sociale uitlaatklep’; verbinden nieuwe medewerkers met de bedrijfscultuur; stimuleren de betrokkenheid van medewerkers en moedigen spontane interacties aan. Daarom is het kantoor een onmisbare schakel in het werkplekconcept voor bedrijven.”

Overgangsfase

Maar hoe vind je de balans? De bedrijfswereld bevindt zich momenteel in een overgangsfase. Steeds meer mensen zijn gevaccineerd en een terugkeer naar kantoor is weer mogelijk, maar niet op de manier waarop de dingen waren vóór de pandemie. Raket: “Het is duidelijk dat maar weinig organisaties terugkeren naar de pre-pandemische manier van werken. Bedrijven hebben geleerd dat ze wendbaar en flexibel kunnen zijn, en hebben zich aangepast aan de nieuwe realiteit.”

Hub & Club

Dat geldt ook voor de medewerkers, die na maandenlang thuiswerken een enorme behoefte hebben aan terugkeer naar het kantoor, weet Raket. “Maar liefst 63 procent van de beroepsbevolking wil in de toekomst de mogelijkheid houden om af te wisselen tussen verschillende werkplekken. Dat betekent een model van hybride werk, een mix van op kantoor, thuis en/of werk bij derden. Kortom; de werkplek verandert van één locatie (het kantoor) naar een netwerk van locaties: het kantoor, flexplekken en de virtuele werkplek.”

Zelfs dat kantoor kan bestaan uit verschillende hubs. Het Hub and Club-concept van JLL is daarvan een voorbeeld. De ‘Club’ is het hoofdkantoor, de ‘Hubs’ worden opgezet buiten de stad en zijn bedoeld als alternatief voor thuiswerken. De trends in de richting van verstedelijking nemen af, werknemers willen graag druk woon-werkverkeer vermijden en geven de voorkeur aan lokaal werken. Door naast de Club een aantal Hubs op te zetten wordt hierop ingespeeld.

De balans

De balans tussen de verschillende werkplekken zoeken en vinden is essentieel, weet Raket. “De behoefte aan een gezonder, eerlijker en duurzamere wereld met verantwoordelijke en zorgzame gemeenschappen, bedrijven en overheden groeit. Dit wordt aangestuurd door veranderende sociale en economische waarden onder jongeren, de generaties X, Y en Z. Werknemers zullen verwachten – zo niet eisen – dat bedrijven zorgen voor zowel hun fysieke gezondheid als voor mentaal welzijn. De werkplek speelt hierin een belangrijke rol. Thuiswerken waar nodig, op kantoor zijn wanneer het kan. En het kantoor is dan de bestemming voor menselijke verbinding, gekoppeld aan een veilige, gezonde levensstijl.”

Gezonde levensstijl

En die gezonde levensstijl kan tot uitdrukking komen op verschillende manieren. Een verantwoord aanbod in het bedrijfsrestaurant is evident. Maar ook bijvoorbeeld het aanbieden van yogalessen. Raket: “Zo zijn er bedrijven die ten tijde van de lockdown online yogalessen hebben gefaciliteerd, zodat mensen die thuiswerken ontspannen aan de werkdag beginnen. Diezelfde lessen zijn straks ook weer op in de gyms op kantoor fysiek te volgen; dit zorgt weer voor een naadloze overgang van thuiswerken en op kantoor werken.”

De veranderende eisen betekenen ook dat ondersteunende diensten mee moeten veranderen. Bedrijven moeten, zeker bij een hybride ecosysteem, managen hoe, wanneer en waar medewerkers werken. Een digitaal platform gekoppeld aan bezoekersregistratie, slimme apps en sensoren die data genereren helpen om dit in goede banen te leiden, is volgens Raket dan ook onmisbaar voor een soepele terugkeer naar het kantoor. “Een sleutelfactor in elk van deze transformaties zal zijn: de behoeftes van de werknemer ‘centraal’ houden. Afgezien van het merk, de cultuur en de waardes van de organisatie zullen de voorkeuren van medewerkers een grote invloed hebben op het uiteindelijke hybride model.”

Flexibiliteit & luminiteit

Raket realiseert zich dat de nieuwe realiteit, met de terugkeer naar het kantoor als wezenlijk onderdeel van het nieuwe werkplekconcept, de nodige flexibiliteit van bedrijven vraagt. “Het is een voortdurende transformatie in een voortdurend veranderende wereld. Of zoals antropoloog Jitske Kramer het verwoordde op het Facto-congres: “Laten we de luminiteit – het ondertussen – omarmen, waarin ‘wat was’ niet meer is, dat ‘wat gaat zijn’ nog onduidelijk is, en dat ‘wat is’ vooral chaos en onzekerheid biedt. Maar juist in deze tijd van verwarring leren we veel en zijn we in staat iets nieuws te creëren’.”

Dat nieuws is volgens Raket voor iedereen verschillend. “Sommige bedrijven zullen hun werknemers vragen om terug te keren naar ruimtes vergelijkbaar uit pre-pandemische tijden. Andere bedrijven kiezen voor een compleet nieuw ontwerp en een nieuwe inrichting die inspeelt op samenwerking. Weer anderen hebben misschien een nieuw portfolio nodig door een toename van werken op afstand en een afname van het aantal bureaus. Hoewel er verschillende benaderingen kunnen zijn, en elke organisatie haar eigen ‘Future of Work’ moet ontwikkelen, weten we wel dat hybride schaalbaar is en is in te passen in de meeste organisatiemodellen.”

Ontwikkeling van een nieuw model

Hoewel er geen pasklaar antwoord is naar hoe de toekomst van werk eruit zal zien, kunnen enkele fundamentele waarheden organisaties helpen bij de ontwikkeling van een nieuw model, stelt JLL;

1. hybride werk is duurzaam aanwezig;
2. het kantoor blijft essentieel in het werk;
3. gezondheid, duurzaamheid en veiligheid blijven enorm belangrijk voor medewerkers.

Vier factoren

Veel bedrijven moeten hun bedrijfsmodel nu ombouwen. Maar hoe?  Deze verandering kan volgens JLL in gang worden gezet aan de hand van vier factoren;

1. Stel een brede ‘coalitie’ samen van stakeholders en en deskundigheid. Het ontwikkelen van een nieuwe werkplekstrategie hangt samen met complexe organisatievraagstukken rondom onder meer het aantrekken van talent, merkwaarden, duurzaamheid en locaties. Maar het gaat ook inzichten in de sterke punten en beperkingen van het bestaande bedrijfsmodel. In de meeste organisaties zit deze kennis en expertise op verschillende afdelingen en bij verschillende mensen, waardoor het van essentieel belang is dat zij die verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen van de nieuwe strategie afkomstig zijn uit een brede scala aan functies, waaronder personeelszaken, technologie en het management.
2. Ga in gesprek met de medewerkers. Zij leveren belangrijke input en nieuwe inzichten. Bovendien zorgt hun betrokkenheid bij de nieuwe strategie voor draagvlak.
3. Maak gebruik van bewijs en gegevens. Gedurende de pandemie heeft iedereen een mening ontwikkeld over de manier van werken. Het leiden van een strategie moet echter zijn gebaseerd op feiten.
4. Experimenteer en herhaal. Probeer verschillende werkpatronen uit, pas aan en probeer opnieuw. Deze experimenten leveren kritische inzichten op in de levensvatbaarheid van een nieuw, houdbaar model.

Dit artikel is gesponsord door JLL