9 factoren voor een optimale hybride werkomgeving

Hoe organiseer je hybride werken zo dat een organisatie én haar medewerkers er beter van worden? Er zijn negen factoren waarop je dat kunt beïnvloeden, aldus kantoorinrichter Wuestman en adviesbureau Performance Happiness. “Het geheim zit hem erin dat je de omgeving optimaal weet af te stemmen op de behoeften van de medewerkers.”

“Voordat COVID-19 uitbrak, was hybride werken al in ontwikkeling”, vertelt de directeur van Wuestman, Stephan van der Spruit. “Dit is plaats- en tijdonafhankelijk werken waarbij medewerkers gedeeltelijk thuis en op kantoor werken. Maar met corona was iedereen verplicht zoveel mogelijk thuis te werken. Hybride werken raakte in een stroomversnelling.”

Niet alleen thuiswerkplekken dienen in orde te zijn en op kantoor moeten niet alleen ontmoetingsplekken voldoende audiovisuele communicatiemiddelen hebben. Van der Spruit: “Het geheim zit hem erin dat je de omgeving optimaal weet af te stemmen op de behoeften van de medewerkers.”

Negen factoren

Wat zijn de behoeften van medewerkers? Wuestman zocht contact met Performance Happiness, een adviesbureau in werkplezier en -geluk. Samen ontwikkelden ze de Happy Office Scan, een online tool waarbij organisaties inzicht krijgen in de specifieke behoeften van hun medewerkers.

De scan vormt een indicatie waarmee een organisatie de hybride werkomgeving optimaler kan inrichten, zodat medewerkers zich prettiger, comfortabeler en energieker voelen. Met als gevolg dat medewerkers kwalitatiever werk leveren, zich gemotiveerder en fitter voelen en minder verzuimen. Ook voelen medewerkers zich meer verbonden met de organisatie.

“Je kunt de behoeften van medewerkers opdelen in negen factoren”, gaat Van der Spruit verder. “De laatste factor is coronapreventie en deze is tijdelijk. De middelste zeven zijn omgevingsgericht (zie kader, red.).”

“Maar de eerste factor – de sociale en communicatieve behoefte – is allesbepalend”, vertelt Henk-Peter Dijkema van Performance Happiness. “Welk type mens er in je organisatie werkt, geeft richting hoe hun fysieke omgeving moet zijn om meer werkgeluk te ervaren.”

Verschillende werkplekken

De factor ‘bezettingsgraad’ zegt iets over het aantal werkplekken dat een kantoor moet hebben om aan te sluiten bij onder meer de voorkeursstijl van medewerkers. Van der Spruit: “Stel: je hebt honderd medewerkers, tachtig daarvan werken 36 uur per week, tien 24 uur per week en tien 8 uur per week. Aan de hand van het type mens, de werkdagen, waar zij willen werken en wat voor activiteiten zij moeten doen, geef je hen werkplekken.”

Nu medewerkers meer thuiswerken, zijn er minder werkplekken op kantoor nodig. Maar de werkplekken die er zijn, moeten passen bij de werkzaamheden die de medewerkers op kantoor doen”, vervolgt Van der Spruit. “Zo zijn er taken waarbij medewerkers veel communiceren of die een hoge concentratie vereisen. Medewerkers hebben behoefte aan een diversiteit in werkplekken voor geconcentreerd werken, individueel werken, telefoneren of videobellen, samenwerken, overleggen en ontmoeten.”

Intuïtief uitnodigen

Tegelijkertijd moeten de verschillende kantoorruimtes intuïtief uitnodigen tot het doel waarvoor het dient, vindt hij. “Een vergaderruimte moet met één druk op de knop een vergadering kunnen starten. Een werkcafé moet goed eten hebben en fijne ontmoetingswerkplekken bieden. En een concentratieruimte heeft rustige kleuren nodig. Waarom? Zodat medewerkers geen energie kwijtraken aan onnodige zaken, maar hun potentieel volledig kunnen benutten.”

Dijkema: “Het allerbelangrijkste is dat een organisatie in de gaten krijgt waarmee zij rekening kan houden en dát zo goed mogelijk doet. Die inspanning werkt uiteindelijk positief op de medewerker.”

De negen factoren

1 Sociaal-communicatief

De mate waarin medewerkers werkgeluk ervaren binnen een hybride werkomgeving hangt onder meer af van de sociaal-communicatieve behoeften die een medewerker heeft.

2 AV & ICT

Technologische hulpmiddelen zoals laptops, videoconference systemen, een goede Wifi-verbinding en verschillende apps als bijvoorbeeld Microsoft Teams en Zoom maken hybride werken mogelijk.

3 Activiteit gerelateerd werken

Activiteit gerelateerd werken houdt in dat de medewerker de vrijheid heeft een werkplek te kiezen die past bij de werkzaamheden.

4 Office design

Een organisatie is een groep mensen die samenwerkt om iets te bereiken. Medewerkers willen hier in essentie bij betrokken zijn. Ook de kantooromgeving moet congruent zijn met deze missie.

5 Bezettingsgraad

De bezettingsgraad geeft inzicht in de hoeveelheid en het type werkplekken die een organisatie nodig heeft.

6 Ontmoeting

Het kantoor wordt steeds meer een ruimte om collega’s, leveranciers en andere relaties te ontmoeten. Dit kan bijvoorbeeld een persoonlijk één op één gesprek zijn, maar ook een meeting in teamverband die deels op kantoor en deels vanuit huis bijgewoond wordt. Het kantoor moet die mogelijkheden bieden.

7 Flexibiliteit

De apparatuur en de werkplek dient door verschillende mensen op een fijne manier gebruikt te worden. Het meubilair moet dus flexibel inzetbaar zijn.

8 Thuiswerkplekken

Of medewerkers naar kantoor (willen) komen, hangt onder andere af van de werkplek die zij thuis hebben. Medewerkers waarvan de thuiswerkplek niet in orde is, komen vanzelfsprekend meer naar kantoor. Om als organisatie rekening te houden met de verwachte bezetting op kantoor, is het van belang om na te gaan in hoeverre medewerkers beschikken over een geschikte thuiswerkplek.

9 Coronapreventie

Coronapreventie gaat over hoe veilig medewerkers zich voelen in de eigen kantooromgeving.

> Waar staat jouw organisatie in het hybride werken? Doe de Happy Office Scan.

Dit artikel is gesponsord door Wuestman.