Het ZNA heeft er net een aanbesteding voor nieuwe materiaalwagens voor de schoonmaak opzitten. Daarvoor heeft de zorggroep uitgebreid onderzoek gedaan naar de eisen waar de ideale kar aan moet voldoen. En wie weet dat beter dan de schoonmaker zelf? Vos: “Wij wilden niet de standaardroute volgen. We wilden de grootste feedback van onze werkvloer krijgen.” Na een rondje op dé schoonmaakvakbeurs Interclean om ideeën op te doen, zijn ze daarom naar de schoonmaakmedewerkers gestapt. “We hebben een vragenlijst gelanceerd onder onze medewerkers om te vragen wat zij vonden van de huidige karren, wat ze minder vonden aan hun karren en wat ze beter wilden zien. We kregen heel veel feedback binnen, die we verwerkt hebben in een eisenpakket. Vervolgens stelden we een werkgroep samen van schoonmaakmedewerkers, vertegenwoordigers van elke vestiging. Met die werkgroep zijn we de eisen verder gaan finetunen.”

Gemakkelijk manoeuvreren

De input van de medewerkers ging van een elektronische sleutel met badge om een afgesloten gedeelte van de materiaalwagen te openen tot “gewoon genoeg opbergruimte”. Vos vertelt: “Er kwamen heel leuke dingen voorbij, maar we moesten ook realistisch blijven. Een kar heeft een lengte, breedte en hoogte. Daar moet alles binnen passen. Ruimte op de kar om een voorraadje van doeken, moppen en producten mee te nemen, is voor onze medewerkers heel belangrijk. Dan hoeven ze niet over en weer te blijven lopen. Ook de ergonomie van de wagen werd vaak genoemd. Bijvoorbeeld in hoogte verstelbare duwbeugels aan beide zijden van de wagen om gemakkelijk te kunnen manoeuvreren. Verder noemden ze gemakkelijke afsluitbaarheid met zo weinig mogelijk slotjes. Je hebt wel materiaalwagens met heel veel deurtjes, maar dat is niet altijd handig.”

Wij wilden niet de standaardroute volgen. We wilden de grootste feedback van onze werkvloer krijgen

Multidisciplinaire aanpak

Niet alleen de schoonmaakmedewerkers dachten mee. Het was een multidisciplinair proces. “Na het samenstellen van het eisenpakket zijn we bevragingen gaan doen,” legt Vos uit. “Zo hebben we het pakket aan onze collega’s van de dienst milieu en duurzaamheid voorgelegd. Ook onze preventiedienst heeft gekeken of zij nog iets toe te voegen hadden, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid en ergonomie. De collega’s van de afdeling ziekenhuishygiëne keken naar de eisen op het gebied van infectiepreventie. Ook de communicatiedienst hebben we erbij betrokken. De schoonmaakmedewerkers wilden graag een mooie schoonmaakkar en daar had onze communicatieafdeling wel ideeën over.”

Uitdaging voor de markt

Met het gefinetunede eisenpakket zijn ze vervolgens de markt opgegaan. Vos: “Dat is een heel andere insteek dan wanneer een fabrikant zegt ‘hier is mijn website en stel je kar samen’. Dan krijg je toch altijd een compromis. Wij zijn juist met ons pakket naar de markt gegaan en hebben gekeken welke fabrikanten daaraan tegemoet konden komen. Dat was een uitdaging voor hen, maar het is zeer goed verlopen. Uiteindelijk is Vermop er als eindpartner uitgekomen bij de gunning.”

Een mooi kastje

ZNA koos voor twee typen nieuwe materiaalwagens: een volledig gesloten kar met afkoppelbare vuilunit en een semi-gesloten kar met vaste vuilunit die je kunt opklappen. “We hebben gekeken naar de functionaliteit voor de verschillende diensten,” verklaart Vos. Ze vervolgt: “Als medewerkers bijvoorbeeld ver met afvalmaterialen moeten lopen, dan is het handig om units te hebben die je los kunt koppelen. In zorgcentra waar patiënten met dementie of psychische problemen rondlopen, is veiligheid zeer belangrijk. De kar blijft op de gang bij het schoonmaken van de kamer, dus je wilt hem een tijdje kunnen achterlaten zonder dat patiënten aan de materialen kunnen komen of uitgenodigd worden om dit te doen. Een gesloten schoonmaakkar oogt als een mooi kastje.”

Infectiepreventie

Een veilige materiaalwagen is ook op vlak van infectiepreventie belangrijk in een zorgomgeving. “Onze schoonmaak is volledig afgestemd op het voorkomen van kruisbesmetting. Daar moet je met je schoonmaakkarren dus ook rekening mee houden,” legt Vos uit. “Je vuile doeken mogen bijvoorbeeld niet in de buurt komen van je schone doeken. Ook is het belangrijk dat de voorbevochtiging van je doeken op peil is en dat ze in een afsluitbare bak zitten. Dan is er geen contact met ander materiaal, want dan verhoog je het risico op overdracht van bacteriën.”

De markt is niet zoals vroeger, waarbij iedereen op zijn eigen eilandje zit

Duurzaam bouwpakket

Een ander belangrijk thema bij de keuze was duurzaamheid, in de breedste zin van het woord. “Zijnde het hele gegeven rond ergonomie, circulair gedrag én degelijke materialen,” aldus Vos. “Als een volledig recycleerbare materiaalwagen te complex is of sneller slijtage vertoont, dan klopt het duurzaamheidsplaatje in de praktijk niet. Of als een kar gebonden is aan een bepaalde werkmethodiek of bepaalde tools, kan dat op termijn zorgen voor een minder duurzaam verhaal. Daarom was één van de eisen ook een zo modulair mogelijke kar. We wilden een soort bouwpakket waar je zaken gemakkelijk kunt verwijderen of toevoegen. Als er dan innovatie op de markt is, kunnen we meegaan.”

Feedback blijft komen

Vos deelt dat enthousiasme: “Niet alleen vanuit de schoonmaakmedewerkers, maar ook vanuit bijvoorbeeld de verpleging krijgen we enthousiaste reacties over de mooie materiaalwagens. De communicatieafdeling heeft dan ook schitterend werk geleverd.” Daarbij heeft het traject nog een voordeel gehad: de medewerkers blijven meer betrokken. Vos glundert: “We krijgen nog steeds feedback van de werkvloer over van alles en nog wat. Daar gaan we nu constructief mee verder. We zetten een moment op om mensen op de werkvloer te vragen wat hun zorgen of ideeën zijn. Er is niets zo tof als een constructief-kritische medewerker.”

Gewoon een mooi verhaal

Al met al kijkt Vos terug op een mooi traject: “Alle medewerkers waren volledig mee vanaf het begin en dat zorgt voor gedragenheid voor de gemaakte keuzes. Voor leveranciers was deze manier van denken niet altijd eenvoudig. Daarom hebben we veel teruggekoppeld. We hebben bijvoorbeeld ook aan de partners die het niet zijn geworden meegegeven waarom niet. Zodat ze daar eventueel iets mee kunnen doen. De markt is niet zoals vroeger, waarbij iedereen op zijn eigen eilandje zit. Het delen van informatie is ten goede van iedereen. Door het hele plaatje was en is het een zeer leuk proces om te begeleiden. Als facilitaire afdeling kijken wij terug op een oefening waar we vrij trots op zijn. Het is gewoon een mooi verhaal.”

Dit artikel is eerder gepubliceerd en komt voort uit het magazine Service Management nummer 4 2022.