"Veel uitdagingen in FM kunnen hiermee overwonnen worden", zegt Joost Voncken, performancemanager binnen JLL. Dit op maat gemaakte model voor kunstmatige intelligentie (AI) is ontwikkeld door de technologiedivisie van JLL en wordt gebruikt door de meer dan 103.000 medewerkers over de hele wereld om opdrachtgevers op een geheel nieuwe manier te voorzien van inzichten.
"Door JLL GPT kunnen facility management-processen worden getransformeerd. Dit gebeurt door het automatiseren van herhalende taken en het verhogen van de operationele efficiëntie", legt Sophie de Ruiter, stagiaire AI & Facility Management, uit.
"Financiële rapporten worden bijvoorbeeld geautomatiseerd, wat zorgt voor tijds- en kostenbesparingen voor klanten. Hierdoor kunnen FM-professionals zich richten op strategische besluitvorming in plaats van handmatige gegevensverwerking", voegt performancemanager Joost Voncken toe. JLL GPT is ontworpen om te werken binnen een veilige computeromgeving, waarbij de data van gebruikers niet wordt gedeeld met de buitenwereld. "Dit in contrast met openbare vergelijkbare tools zoals Chat-GPT", zegt Voncken.
Analyse van klanttevredenheidsenquêtes
Ook noemt hij als voorbeeld klanttevredenheidsenquêtes die in een organisatie worden uitgevoerd. Deze kunnen grote aantallen reacties opleveren en JLL GPT kan dan helpen om de gegevens te analyseren. "Dit is vooral een groot voordeel bij de analyse van kwalitatieve data. In de regel is dit niet makkelijk te visualiseren en vergt veel mankracht om in kaart te brengen. JLL GPT maakt dit werk vele malen efficiënter uit te voeren. De tool vereist alleen dat de benodigde gegevens worden geüpload om bruikbare inzichten te kunnen genereren aan de hand van prompts. Bijvoorbeeld kan de vraag worden gesteld om de top 10 van meest voorkomende reacties te geven."
In plaats van uren investeren in het analyseren van alle verzoeken, heeft JLL GPT een antwoord binnen de minuut”
Naast het analyseren kan JLL GPT de data als basis gebruiken voor het creëren van effectieve actieplannen, vervolgt hij. "Deze actieplannen zijn afgestemd op specifieke behoeften en zorgen die door belanghebbenden naar voren worden gebracht. Door gebruik te maken van de expertise van JLL GPT, kunnen FM-teams proactief reageren op feedback uit enquêtes en gerichte strategieën implementeren om algehele tevredenheid en productiviteit te verbeteren.
Klantverzoeken en preventie
Ook kan JLL GPT helpen bij het analyseren en verhelpen van veelvoorkomende klantverzoeken in een FMIS. "De verzoeken van een bepaalde tijdsperiode kunnen worden gevoed aan JLL GPT, met de vraag om veel voorkomende verzoeken te identificeren die door preventieve acties kunnen worden voorkomen. Denk hierbij aan verzoeken zoals regelmatig bijvullen van voorraden, optimalisatie van afvalbeheer en implementatie van preventief onderhoud. Als het ontbreekt aan medewerkers die een overzicht hebben van alle inkomende aanvragen, blijkt deze technologie in situaties onmisbaar. In plaats van uren investeren in het analyseren van alle verzoeken, heeft JLL GPT een antwoord binnen de minuut."
Data omzetten
Als er kennis aanwezig is van laagdrempelige programmeertalen zoals Python, kunnen herhalende presentaties en rapporten makkelijk geautomatiseerd worden, legt Voncken uit. "JLL GPT creëert met gemak werkende korte scripts, die visualisaties produceren uit verschillende databronnen (Excel, Outlook, APIs etc.). Deze visualisaties kunnen dan weer automatisch in bijvoorbeeld PowerPoint gevoegd worden. Denk hierbij aan een situatie waarbij snel ingespeeld moet worden op klantwensen, waarbij het inregelen van een online dashboard geen optie is of te lang zou duren."
De AI-assistent kan ook geïntegreerd worden in dagelijkse werkzaamheden om communicatie en samenwerking te verbeteren. "Denk aan boeiende nieuwsbrieven, webcontent, jobinterview vragen, evaluatiegesprekken of e-mails, maar ook het creëren van gepersonaliseerde inhoud voor verschillende belanghebbenden. Men kan gebruik maken van bestaande content en JLL GPT vragen de stijl te volgen voor het maken van content over nieuwe onderwerpen. Daarbij maakt de tool gebruik van zijn geavanceerde natuurlijke taalverwerkingstechnologie."
Naarmate de technologie zich blijft ontwikkelen, verandert ook de rol van AI bij het stroomlijnen van FM-processen”
Bovendien fungeert de AI-tool als een katalysator voor ideeën en creativiteit, stelt Voncken. "Met de uitgebreide kennis die het heeft opgedaan, kan de AI-assistent innovatieve oplossingen suggereren om uitdagingen in FM te overwinnen. Zoals blijkt uit de voorbeelden die ik noemde, kan deze technologie bestaande middelen optimaliseren door tijd te besparen door gedetailleerde prompts in te voeren. Door bijvoorbeeld te vragen naar tien ideeën om kosten te besparen binnen een bepaald werkveld, of tien voorbeelden van klanttevredenheidsinnovaties, zal JLL GPT het brainstormproces efficiënt aanvullen. Door de krachtige analytische mogelijkheden te combineren met de expertise van professionals, kan een cultuur van continue verbetering en innovatie binnen FM-teams worden bevorderd.
De voorbeelden zijn volgens hem maar het topje van de ijsberg. "Hoe meer ervaring er wordt opgedaan met het werken met AI-tools als deze, hoe efficiënter en gerichter gewerkt kan worden. De toekomst van AI in FM is veelbelovend en we lopen voorop in deze transformatie. Naarmate de technologie zich blijft ontwikkelen, verandert ook de rol van AI bij het stroomlijnen van FM-processen. JLL GPT leert voortdurend bij en verbetert zichzelf, waardoor het een onmisbaar instrument wordt voor FM-professionals. Deze AI-assistent is uitgerust met geavanceerde natuurlijke taalverwerkingstechnologie, waardoor het een revolutie teweegbrengt in hoe gegevens gehanteerd worden. Met deze technologie wordt het verkrijgen van kritieke informatie en het nemen van weloverwogen beslissingen gemakkelijker dan ooit tevoren."
Dit artikel is gesponsord door JLL.
