Geert Meijerink is adviseur bij de RAS en gaat voornamelijk over opleiding en basisvaardigheden. ‘Als je iets wilt doen aan arbeidsverhoudingen binnen de schoonmaaksector’, vertelt hij, ‘dan is de leidinggevende cruciaal.’
Laura Hagt is communicatietrainer en geeft sinds 2020 workshops aan leidinggevenden in de schoonmaaksector, namens de RAS. Ze legt de nadruk op luisteren, vragen stellen en het houden van regie in jaargesprekken.
Investeren in leren
Investeren in leidinggevenden binnen de schoonmaaksector is volgens beide zeer cruciaal om de sector vooruit te helpen. De training voor het jaargesprek is daarbij een concrete invulling van deze investering. ‘Het jaargesprek is natuurlijk een cao-afspraak. Die is al tien jaar geleden gemaakt’, aldus Meijerink.
Verhogen van werkmotivatie en relatie
Het jaargesprek biedt medewerkers de mogelijkheid om hun verhaal te delen, zich gehoord te voelen en betrokken te zijn bij hun eigen ontwikkeling. Laura Hagt benadrukt het belang van luisteren: ‘Het hersendeel wat oplossingen moet verzinnen is heel groot bij leidinggevenden in de schoonmaaksector. Ze willen vooral dingen oplossen. Maar het moet juist heel erg gaan over: er zijn voor iemand, luisteren naar iemand, informeren en meedenken, en niet meer dan dat.’
Door medewerkers ruimte te geven om te vertellen over hun persoonlijke situatie, groeit de betrokkenheid. ‘Mensen vertellen heel veel, als je goed naar hen luistert. Veel mensen leven in best complexe thuissituaties en het is heel fijn en belangrijk dat zij zich echt thuis voelen op hun werk’, vertelt Hagt.
Het belang van het jaargesprek
Jaargesprekken zijn een krachtig instrument om medewerkers beter te begrijpen en hun betrokkenheid te vergroten. ‘Je weet eerder wat er speelt bij je mensen. Je komt erachter of iemand ambities heeft, door wil groeien, iets lastig vindt of houdt van afwisseling. Met zo’n gesprek komt het minder vaak voor dat een leidinggevende verrast wordt. Dat iemand opeens opstapt zonder dat je het ziet aankomen bijvoorbeeld’, legt Hagt uit. Het gesprek versterkt niet alleen de band tussen medewerker en leidinggevende, maar kan ook ziekteverzuim verminderen. ‘het verzuim neemt af, doordat je weet wat iemand nodig heeft om op een gezonde en fijne manier te werken.’
Volgens Meijerink ligt de kracht van jaargesprekken in het behouden van personeel en het verbeteren van de loyaliteit: ‘Je kunt beter in je zittende mensen investeren, dan in nieuwe mensen.’ Hagt: ‘Ik hoop dat deze gesprekken ook bijdragen aan gelijkwaardigheid tussen leidinggevenden en medewerkers, maar ook tussen de leidinggevende en de klant. Dat er aan gelijkwaardige relaties gewerkt wordt. Dat je de schoonmaker waardeert, vanwege het belangrijke werk dat zij doen en omdat je interesse hebt in wie zij zijn. Dat hebben schoonmakers iets meer nodig dan andere medewerkers, omdat zij vaak ongezien hun werk doen en het alleen horen als er klachten zijn.’
Training voor leidinggevenden
Maar hoe voer je als leidinggevende nou een goed jaargesprek? Hagt: ‘Door zelf de regie te houden over het gesprek, terwijl de ander veel aan het woord is. Jij bent de baas over het gesprek, dus jij stuurt bij waar nodig, maar de ander voelt dat niet.’ Je kan het gesprek beter structureren met behulp van een eenvoudig gespreksmodel, de zogenaamde 'brug'. Hiermee kunnen ze het gesprek sturen zonder de medewerker te overheersen. RAS heeft ook een duidelijke gesprekskaart, een leidraad die leidinggevenden bij het gesprek kunnen houden.
De sleutel zit ‘m in het stellen van goede vragen en actief luisteren, aldus Hagt. ‘Dus geen adviezen geven, maar vragen stellen, doorvragen en misschien een kaar samenvatten’, legt ze uit. Dit helpt om de natuurlijke neiging tot oplossingsgericht denken te minderen en de medewerker centraal te stellen.
Het gaat erom dat leidinggevenden oefenen en ervaren hoe ze een veilig gesprek kunnen creëren. ‘We merken dat 80 tot 90 procent van de leidinggevenden die de training volgen, daadwerkelijk jaargesprekken gaat voeren’, legt Meijerink uit.
Uitdagingen in de schoonmaakbranche
De sector kent specifieke uitdagingen bij jaargesprekken. Zo kan de grootte van teams een belemmering zijn. ‘Leidinggevenden bij schoonmaakbedrijven hebben soms een enorme span of control, bijvoorbeeld 1 leidinggevende op 120 mensen. Dan is het lastig om al die jaargesprekken in te plannen rondom dezelfde tijd’, vertelt Meijerink. Grotere schoonmaakbedrijven maken daarom gebruik van personeelsplanningssoftware om de gesprekken efficiënt in te plannen. ‘Plan bijvoorbeeld rondom iemands verjaardag, dan heb je ook meteen een laagdrempelig haakje’, vult Hagt aan.
Een andere uitdaging is de diversiteit van medewerkers, zowel cultureel als taalkundig. ‘In de Randstad heeft zo’n 80 procent van de schoonmakers een andere moedertaal. We investeren in taalopleidingen. Ook gebruiken sommigen in de branche hulpmiddelen zoals apps of oortjes om communicatie te vergemakkelijken’, legt Meijerink uit. Het doel is altijd om contact te maken, ook wanneer taalbarrières bestaan.
Er bestaan soms ook misverstanden over jaargesprekken. ‘Er zijn best veel schoonmakers die denken dat het een slecht-nieuwsgesprek is, dat ze op het matje moeten komen. Zeker als je begint met jaargesprekken is het belangrijk om helder te communiceren dat dat niet de bedoeling is’, zegt Hagt. Laat je medewerkers van tevoren weten wat de insteek van het jaargesprek is, raadt ze aan, en laat het laagdrempelig voelen.
Praktische do’s en don’ts
Leidinggevenden kunnen met gemakkelijke do’s en don’ts gesprekken effectief structureren en leiden:
Do’s:
- Creëer een veilige en prettige omgeving, bijvoorbeeld met koffie of iets lekkers.
- Ga naast elkaar zitten, of schuin van elkaar, met de gesprekskaart in het midden. Dit zorgt voor verbondenheid.
- Benoem het doel van het gesprek en de beschikbare tijd, laat weten dat dit betaalde tijd is voor jullie beiden.
- Stel vragen, luister actief, vat samen en vraag door.
- Laat de medewerker zelf aangeven wat belangrijk is en welke oplossingen hij of zij ziet: ‘Wat vond jij nou het belangrijkste in dit gesprek?’
- Leg afspraken vast en volg ze op, bijvoorbeeld door een vervolg in de agenda te plannen.
- Geef complimenten en laat waardering blijken.
Don’ts:
- Zelf suggesties doen of oplossingen aanbieden.
- Tegenover elkaar aan tafel zitten met alleen een notitieblok ertussen.
- Alles opschrijven wat de medewerker vertelt, vooral persoonlijke zaken.
Practice what you preach
Hagt legt uit dat een gestructureerd jaargesprek begint met het schetsen van het kader: doel, tijd en onderwerpen. Vervolgens komt de medewerker aan het woord, terwijl de leidinggevende de regie houdt met behulp van de ‘brug’. ‘Practice what you preach’, benadrukt Hagt. Het gesprek sluit af met het vastleggen van afspraken en een terugblik op wat de medewerker belangrijk vond.
Ook in moeilijke situaties is de focus op contact houden en afspraken maken. Hagt noemt een voorbeeld van ambitie: ‘Als iemand zegt dat hij teamleider wil worden, kun je dat niet altijd direct honoreren. Maar de manier waarop je communiceert, hoe je dat noteert en opvolgt, maakt het verschil.’
Jaargesprekken: meer dan een verplichte cao-afspraak
Jaargesprekken in de schoonmaakbranche zijn veel meer dan een formele verplichting. Ze zijn een krachtig middel om medewerkers te motiveren, werkrelaties te versterken en bedrijfsdoelen te realiseren. Door te investeren in leidinggevenden, te trainen op vaardigheden zoals actief luisteren, het stellen van vragen en het structureren van gesprekken, kunnen organisaties in de schoonmaaksector de betrokkenheid van medewerkers vergroten en de loyaliteit versterken. Zoals Meijerink samenvat: ‘De kracht van het jaargesprek zit ook in de algehele bedrijvigheid binnen een organisatie. Het is geen doel, het is uiteindelijk een middel om de organisatie verder te helpen.’
