Hoe benut je het 1,5 meter-kantoor optimaal?

De plastic wanden zijn geplaatst, de pijlen op de vloer geplakt, de bureaus staan keurig op afstand van elkaar. Maar hoe zorg je ervoor dat al die gecreëerde 1,5 meter werkplekken ook echt gebruikt gaan worden, zonder dat de maximale capaciteit van het kantoorpand overschreden wordt? Een digitale tool biedt de oplossing.

De facilitair manager anno 2020 staat voor een interessante uitdaging: het organiseren van de ‘post-intelligente-lockdown-comeback’ van hun collega’s. Ze moeten ervoor zorgen dat mensen op de werkvloer 1,5 meter afstand houden, dat dit ook daadwerkelijk wordt nageleefd en er niet te veel mensen tegelijkertijd in het bedrijfspand aanwezig zijn. Fysieke hulpmiddelen zoals plastic wanden en borden met wandelroutes zijn al weken niet aan te slepen en talloze bedrijfsvloeren zijn inmiddels opgesierd met stickers met pijlen en kruisen.

Werkplekken snel en efficiënt vinden

Maar de 1,5 meter afstand tussen medewerkers waarborgen is niet het enige probleem; juist door die afstand kunnen veel bedrijven maar een deel van hun werknemers een veilige werkplek bieden. Hoe zorg je er als facilitair manager voor dat de gecreëerde 1,5 meter-werkplekken door medewerkers snel en efficiënt gevonden worden? Maar vooral ook dat de beschikbare ruimte optimaal benut wordt en er niemand naar kantoor komt terwijl alle beschikbare bureaus al bezet zijn?

Vrije werkplekken zien

Met de Flexxapp van Approxx kunnen werknemersin een mobiele app zien welke werkplekken en vergaderzalen bezet of vrij zijn, zij kunnen werkplekken reserveren en zij kunnen zien waar collega’s zich bevinden. Sander Munsterman van Approxx vertelt dat de Flexxapp een uniek Machine Learning algoritme heeft waardoor beheerders met een simpele druk op de knop de maximaal gewenste bezettingsgraad kunnen instellen waardoor automatisch wordt bepaald welke bureaus gebruikt kunnen worden en welke niet. De app bevat bevat ook de mogelijkheid eenvoudige enquêtes en mededelingen te doen, denk aan “bent u tevreden over de Corona-maatregelen”, of “morgen is de kantine extra lang open in verband met verwachte drukte”.

We gebruiken de Flexxapp nu drie jaar en het helpt onze medewerkers sneller een werkplek te vinden

De Flexapp bestaat al drie jaar, maar bewijst zijn nut in coronatijd nog meer. De BAR-Organisatie (Barendrecht, Albrandswaard, Ridderkerk) was een van de eerste gebruikers van de Flexxapp. Johan Verschoor, afdeling automatisering: “We gebruiken de Flexxapp nu drie jaar en het helpt onze medewerkers sneller een werkplek te vinden. Daarnaast is Approxx altijd bereid mee te denken in onze wensen. Zo hebben we recentelijk een aantal nieuwe features laten ontwikkelen, zoals een pushbericht als de maximale bezettingsgraad bijna bereikt is.”.

Hoe werkt Flexxapp?

Een medewerker vindt een beschikbare werkplek via een handig realtime overzicht van alle vrije, bezette en gereserveerde werkplekken in het pand en op eventuele andere locaties. Bureaus met een rood kruis zijn buiten gebruik gesteld, blauwe plekken zijn gereserveerd en groen gemarkeerde plekken zijn nog beschikbaar. Zodra de medewerker bij een beschikbare werkplek aankomt, checkt hij in met de app. Dit inchecken kan anoniem of persoonlijk. Doet hij dit anoniem, dan kan hij niet worden gevonden door collega’s – handig om bijvoorbeeld even geconcentreerd aan een project te kunnen werken. Vindt de check-in persoonlijk plaats, dan kunnen collega’s de medewerker makkelijk vinden in de app. Een BHV’er is dus ook altijd direct te vinden in geval van een calamiteit. ‘De Flexxapp onderscheidt zich door de gebruiksvriendelijkheid’ aldus Yamina Yaddou van de afdeling DSO van de gemeente Den Haag, waar sinds enige tijd ook gebruik wordt gemaakt van de app.

Pushbericht naar medewerkers

Vanwege de 1,5 meter maatregelen zijn er minder werkplekken beschikbaar en wordt de maximale capaciteit veel sneller dan normaal bereikt. De beheerder van de Flexxapp kan in het CMS aangeven wat de gewenste maximale capaciteit is. Als deze bereikt is, wordt er een pushbericht verzonden naar alle medewerkers. Die zullen hierdoor niet voor niets naar kantoor komen en hebben de keuze om thuis te gaan werken of een werkplek voor een later moment te reserveren.

Met de app behoort deze virtuele bezetting tot het verleden en wordt de vergadercapaciteit dus flink vergroot

Daarnaast kunnen gebruikers ook een realtime overzicht van beschikbare vergaderruimtes zien. Bij uitstek de ruimtes in kantoorpanden die veel worden geboekt, maar vervolgens toch niet worden gebruikt. Met de app behoort deze virtuele bezetting tot het verleden en wordt de vergadercapaciteit dus flink vergroot. Bovendien kan de app gekoppeld worden met FMIS-systemen zoals Topdesk en Planon.

Data analyseren

Via het dashboard kan de facilitair manager veel waardevolle data bekijken en analyseren. Zo kan er na verloop van tijd voorspeld worden wanneer het pand half leeg is. Zo kan er een verdieping gesloten worden om energie en kosten te besparen. Aan de catering kan doorgegeven worden wat het verwachte aantal mensen die dag is, zodat er bijvoorbeeld een extra lunch shift gepland kan worden en alle medewerkers daarover geïnformeerd worden via de Flexxapp.  Deze inzichten dragen bij aan een veilige kantoorsituatie waardoor de dienstverlening direct naar een hoger niveau gaat. Met als resultaat prettig, efficiënt en zelfs kostenbesparend werken voor het hele bedrijf, ook op 1,5 meter afstand.

Dit artikel is gesponsord door Approxx Workplace.