Het nieuwe werkplekbeheer: hybride systemen in trek

Met werkplekbeheer kun je talent aantrekken, geld besparen en de productiviteit verhogen. Maar werkplekbeheer was nog nooit zo moeilijk als nu. "Veel bedrijven worstelen hier mee. Het is zeker geen one-sizes-fits-all", zegt Owen Zachariasse, leadconsultant Workplace Strategy bij JLL. De hybride systemen zijn in opkomst.

Het nieuwe werken, de focus op open werkplekken, efficiency per vierkante meter; het was er allemaal. Maar het is ingehaald door de nieuwe werkelijkheid. Als gevolg van COVID-19 is de ‘relatie’ met het kantoor in slechts enkele maanden tijd volledig getransformeerd. Tijdens de lockdown is werken op afstand voor de meeste bedrijven effectief gebleken. Bovendien genoten veel werknemers van de voordelen van minder pendelen en flexibeler werken”, weet Owen Zachariasse. leadconsultant Workplace Strategy bij JLL.

Op zoek naar de sweet spot

Ondanks de voordelen, en de goede ervaringen, ziet Zachariasse de worsteling bij bedrijven. “We sparren veel met bedrijven, en de vragen zijn legio. Hoe keren we terug naar kantoor? Wat wordt de rol van het kantoor? Kunnen we af met minder vierkante meters? Hoe gaan we het thuiskantoor combineren met het eigenlijke kantoor?”

Antwoorden op de vragen zijn niet eensluidend, zo maakt Zachariasse duidelijk. “Kijk, werkplekbeheerders zijn over het algemeen pragmatisch ingesteld en juist nu zien ze kansen om het portfolio te optimaliseren en ze moeten daarbij op zoek naar de sweet spot; de gemene deler van de waarden van het bedrijf, de behoeftes van medewerkers, de pijnpunten én de context.
De sweet spot bepaalt zo de insteek van het werkplekconcept.”

Betere werknemerservaring

Voor Zachariasse is duidelijk dat het fysieke kantoor bij de meeste bedrijven een centrale rol gaat spelen in de sweet spot en in het werkplekbeheer van de toekomst. “Mensen missen kantoor vanwege het gebrek aan socialisatie en menselijke interactie tijdens het thuiswerken. Het fysieke kantoor zal dan ook centraal staan bij het faciliteren van de interactie en samenwerking en uiteindelijk bij de gezondheid, het welzijn en de productiviteit van medewerkers. Maar het zal van cruciaal belang zijn dat de resterende fysieke kantoorruimte een betere werknemerservaring bevordert.”

Hybride systeem; Hub and Club-concept

Owen Zachariasse: “Het zal van cruciaal belang zijn dat de resterende fysieke kantoorruimte een betere werknemerservaring bevordert.”

Terwijl bedrijven beslissen tussen doorgaan met werken op afstand en terug naar kantoor, ontstaan er verschillende hybride ecosystemen die een evenwicht zijn tussen hetgeen bedrijven belangrijk vinden en de nieuwe verwachtingen van werknemers na de lockdown. Het Hub and Club-concept van JLL is een voorbeeld van zo’n hybride model. “De ‘Club’ is het hoofdkantoor, de ‘Hubs’ worden opgezet buiten de stad en zijn bedoeld als alternatief voor thuiswerken”, legt Zachariasse in het kort uit. Het concept speelt in op een gedistribueerd personeelsbestand, zegt hij.
“De trends in de richting van verstedelijking nemen af, werknemers vermijden druk woon-werkverkeer en geven de voorkeur aan lokaal werken. Door naast de Club een aantal Hubs op te zetten wordt hierop ingespeeld.”

Ruimte op aanvraag

In de Hubs kunnen traditionele bureauwerkzaamheden worden uitgevoerd, kunnen medewerkers elkaar en klanten ontmoeten. Met het concept geven bedrijven het stuur uit handen en wordt ruimte op aanvraag gebruikt.“ Medewerkers kunnen kiezen hoe, wanneer en waar ze werken. Elke Hub kan worden opgezet op locaties buiten de stad in satellietkantoren, maar men kan ook de mogelijkheden van bestaande flexwerkplekken als Spaces benutten voor meer flexibiliteit. Ideaal, ook voor Benelux-bedrijven, die bijvoorbeeld de Club, ofwel het hoofdkantoor, hebben in Antwerpen en Hubs lanceren in Breda en Luxemburg. In de Hubs werken landenteams samen, soms fysiek en soms online. In de Club komt men zo nu en dan voor overkoepelende overleggen tussen teams uit verschillende landen.”

De Club is de plek waar de bedrijfscultuur en de merkwaarden volledig tot uitdrukking komen

Volgens Zachariasse kan dit een succesmodel zijn voor veel bedrijven. “Het hoofdkantoor wordt gecombineerd en ondersteund met flexibel werken in Hubs en thuis. Het hoofdkantoor, de Club, wordt het centrale hoofdkantoor en biedt medewerkers echt een unieke werkplekervaring. De Club is de plek waar de bedrijfscultuur en de merkwaarden volledig tot uitdrukking komen, waar leiderschap wordt getoond, waar de visie wordt geëtaleerd op bijvoorbeeld MVO. Het is ook de plek om te ontmoeten, met unieke ruimten die inspireren, die de efficiëntie maximaliseren en gezondheid en veiligheid te garanderen.”

Software en data

Het Hub and Club-concept helpt bedrijven om de enorme verandering in dynamiek te handelen, weet Zachariasse. Software en data kunnen daarbij volgens hem ook een handje helpen.
“Bedrijven moeten, zeker bij een hybride ecosysteem, managen hoe, wanneer en waar medewerkers werken. Anders komt iedereen op dinsdag, woensdag en donderdag naar kantoor en werkt men op vrijdag en maandag thuis. Dat is niet efficiënt. Een digitaal platform gekoppeld aan urenregistratie, slimme apps, een reserveringssysteem en aan sensoren die data genereren helpen om dit in goede banen te leiden. Het voordeel is dat die software steeds goedkoper en slimmer wordt.”

Bedrijven moeten, zeker bij een hybride ecosysteem, managen hoe, wanneer en waar medewerkers werken

Onderdeel van die ontwikkeling is ook het JLL-concept ‘show up-rate’. “Hiermee kunnen bedrijven de bezetting bepalen en hun vierkante meters rationaliseren”, vertelt Zachariasse. Hoe werkt het? JLL maakt medewerkersprofielen aan met daarbij het aantal dagen dat mensen werken en hoe vaak ze gemiddeld naar kantoor komen. Zachariasse: “Hiermee kunnen we calculeren hoeveel mensen gemiddeld dagelijks naar kantoor komen en hoeveel vierkante meter daar precies voor nodig is.”

Zachariasse maakt de precieze werking duidelijk aan de hand van een voorbeeld. “Een bedrijf heeft 300 medewerkers, gemiddeld komt 70 procent hiervan dagelijks naar kantoor. Dan weet je dus al dat je geen kantoorruimte nodig hebt voor 300 mensen, maar voor iets meer dan 210 mensen. Vertaal je dat naar de vierkante meters, dan komt dat neer op 210 keer 14 vierkante meter per medewerker (14 vierkante meter is een gemiddelde per medewerker, red.). Je bespaart dan 90 keer 14 vierkante meter, pakweg 1.000 vierkante meter waarvoor je onder meer geen servicekosten hoeft te betalen, geen bureaus, geen stoelen en geen vergaderruimtes.”

De strategie

Zachariasse benadrukt dat van daaruit kan worden bepaald wat de strategie wordt. “Het geld kan worden geherinvesteerd in werkplekbeheer, bijvoorbeeld door mensen thuis productiever te laten zijn en te voorzien van een computerscherm of een bureaustoel. Maar je kunt ook denken; 30 procent minder mensen betekent 30 minder bureaus op kantoor. Ruimte die daardoor vrijkomt kan worden gebruikt voor de werkplekken die blijven bestaan, door die plekken extra ruim en veilig op te zetten. Of voor de ontwikkeling van nieuwe ontmoetingsruimten. Het is maar net wat de strategie is van het bedrijf, hoe zij het toekomstgerichte werkplekbeheer wil inrichten. Dat is voor iedereen anders, het is daarom ook geen one-sizes-fits-all.”

Dit artikel is gesponsord door JLL.