In augustus startte De Kroon Facilitaire Diensten uit Utrecht met de schoonmaak en glasbewassing bij een pand in Veenendaal van de Vastgoedbrigade. Binnenkort komt daar een nieuw object bij voor de facilitair dienstverlener die dit jaar zijn tachtigjarige jubileum viert. Het is een uitbreiding van de al bestaande samenwerking tussen de twee partijen.
Hoe is het ooit begonnen? Elbert Leusink, vastgoedmanager bij de Vastgoedbrigade, blikt terug: “Voor één van onze panden hadden we zonwering nodig en daarvoor zocht ik contact met De Kroon. Dat verliep soepel en ik was tevreden. Tegelijkertijd had ik op datzelfde pand een schoonmaakbedrijf zitten waar ik niet zo blij mee was. Toen kwam bij De Kroon Facilitaire Diensten ter sprake dat zij ook schoonmaakdiensten leveren. Zo kwam ik in contact met Peter Freriks en dat klikte meteen.”
>> Lees ook: Hoe kan het contractmanagement van schoonmaak beter? 6 lessen uit de praktijk
Fikse kostenbesparing door overstap
De keuze om het oude schoonmaakbedrijf vaarwel te zeggen en De Kroon Facilitaire Diensten te verwelkomen, bleek geen lastige. “Enerzijds waren de kosten van het bestaande contract door de jaren heen gigantisch opgelopen door opstapelende prijsverhogingen. De offerte van De Kroon was erg scherp en leverde een kostenbesparing van maar liefst 17 procent op”, zegt Leusink.
Peter Freriks, salesmanager bij De Kroon Facilitaire Diensten, springt daarop in. “Doordat we met de Smart Cleaning methode van Crohill werken, wordt de schoonmaak een stuk efficiënter en productiever. Het scheelt tijd en dus geld. Daarnaast is het beter voor het milieu, maar vooral ook beter voor de schoonmaakmedewerkers. De methode vergt namelijk aanzienlijk minder fysieke belasting. Uiteindelijk zorgt dat ook voor minder verzuim.”
Een verlaging van de schoonmaakkosten betekent voor de huurders een verlaging van de servicekosten
Leusink: “De huurders van het pand betalen servicekosten. Daar wordt onder meer de schoonmaak van betaald. Een verlaging van de schoonmaakkosten betekent voor hen dus een verlaging van de servicekosten. Dat is een win-win situatie. De huurders zijn blij met de lagere kosten, dat maakt mij én mijn opdrachtgever blij. Daarnaast is ook De Kroon blij met de extra opdracht.”
Vertrouwen in schoonmaak verloren
Maar de prijs was zeker niet de enige reden voor de switch. “Ik had daarnaast ook het gevoel dat het schoonmaakbedrijf wegliep van wat ze eigenlijk moesten doen. Ze werden bijvoorbeeld betaald om het sanitair schoon te maken, maar dat deden ze opeens niet meer. En zo waren er meer werkzaamheden die opeens niet meer werden uitgevoerd. Dan ontstaat er frictie. Ik verloor mijn vertrouwen in hen. En als die vertrouwensband eenmaal weg is, dan ga je verder kijken”, vertelt Leusink.
Dat vertrouwen werd al snel gevonden in De Kroon Facilitaire Diensten, in eerste instantie dus alleen op het gebied van zonwering. “Toen ze de zonwering kwamen plaatsen, was het glas van de ramen ook kapot. Zij regelden toen de glaszetter, die gebruik kon maken van hun hoogwerker die toch al op locatie stond voor de zonneschermen. Alles werd voor mij in één keer opgelost. Dat scheelt geld én tijd. Het is enorm fijn als er wordt meegedacht en meegeholpen. Dat je elkaar helpt een goede klus te klaren.”
Samenwerken voor hetzelfde doel
Die lijn wordt inmiddels doorgezet in de schoonmaakdienstverlening. Freriks: “Ik blijf het zeggen: de samenwerking is heel belangrijk. Uiteindelijk wil je allebei, als schoonmaakbedrijf en als opdrachtgever, hetzelfde: een goede schoonmaakkwaliteit. Dat moet je samen bereiken. Daarnaast is het belangrijk dat je meedenkt met de opdrachtgever en dat hij of zij altijd weet wie het aanspreekpunt is. Ook in de vakanties of tijdens ziekte. De dienstverlening moet doorlopen; een opdrachtgever mag daar niet onder lijden. We werken met korte lijnen en proberen altijd direct alles op te lossen. Maar we zijn ook eerlijk. Als iets niet kan, dan kan het niet. Daar heeft een opdrachtgever meer begrip voor dan wanneer je zegt dat je het regelt, maar uiteindelijk niet levert.”
Zonder controles loopt de schoonmaak al snel weg van het programma
Regelmatige controles op kwaliteit
Leusink hecht waarde aan schoonmaakcontroles. “Anders loopt de schoonmaak al snel weg van het programma. Je kunt niet iemand een bezem geven en vervolgens een half jaar niet komen kijken of het nog goed gaat. Dat werkt niet. Als beheerder kom ik regelmatig op de locaties. Als ik dan al maanden hetzelfde spinnenweb in dezelfde hoek zie zitten, dan gaat er iets mis.”
Daarnaast voert de facilitair dienstverlener ook eigen controles uit, om zichzelf scherp te houden. “Dan kijken we door middel van het Dagelijks Kontrole Systeem van VSR of alles goed gaat of dat het eventueel ergens beter kan”, vertelt Freriks.
>> Lees ook: Kees Blokland: Partnership in goede en slechte tijden
Buiten de gebaande paden
“Ik vind het ook belangrijk dat een schoonmaker soms wat verder kijkt dan het werkprogramma”, voegt Leusink daaraan toe. “Als een schoonmaker iets tegenkomt wat wel vies is, maar niet in het werkprogramma zit, dan stel ik het enorm op prijs als hij of zij dat laat weten. Stuur bijvoorbeeld even een mailtje met een foto en de vraag of je dat moet oppakken. Dat getuigt van meedenken.”
Freriks: “Dat geldt ook andersom. Iets wat schoon is, hoef je niet schoon te maken. Dan kun je je tijd beter aan iets besteden wat wél nodig is. Maar het is breder dan dat. Loop bijvoorbeeld ook eens een rondje om het pand heen. Hoe vaak komt het niet voor dat er graffiti op de muren zit? Breng de klant daarvan op de hoogte. Wat er vervolgens mee gedaan wordt, is aan hem. Vaak blijkt dat de klant zo dankbaar is voor jouw oplettendheid, dat hij de opdracht meteen ook gunt. Dan sla je twee vliegen in één klap.”
Werkprogramma na aanvang evalueren
Nog even over het werkprogramma: hoe komt deze eigenlijk tot stand? “Het werkprogramma maken we altijd bij de start van de opdracht. Meestal is het een combinatie van de wensen en eisen van de opdrachtgever met onze eigen inzichten. Bijvoorbeeld op het gebied van de bezettingsgraad, aantal bezoekers, gebruikte materialen, et cetera. Daaruit ontstaat een soort schema: het werkprogramma. Meestal zit je dan al wel voor 90 of 95 procent goed. Na een paar maanden wordt duidelijk of het programma daadwerkelijk overeenkomt met de praktijk. Sluit dat goed aan? Tijdens een evaluatiegesprek met de rayonmanager en opdrachtgever spijker je dat programma vervolgens dicht zodat iedereen volledig tevreden is”, legt Freriks uit.
Je vertrouwt eerder op een organisatie waar je al mee samenwerkt en die zich al heeft bewezen
Bestaande contracten evalueren
Vanaf oktober verzorgt De Kroon de schoonmaak en glasbewassing bij een tweede pand voor de Vastgoedbrigade. “Wij werden de nieuwe beheerders van het pand nadat het verkocht was”, legt Leusink uit. “Alle contracten die daar lagen, heb ik toen geëvalueerd. Gaan we door met de huidige partijen of stoppen we ermee? Op het gebied van schoonmaak was opnieuw de prijs een grote factor in de keuze om over te stappen. Je vertrouwt dan eerder op een organisatie waar je al mee samenwerkt en die zich al heeft bewezen.”
De huurders tevreden houden
Naast prijs, kwaliteit en vertrouwen is er nog een andere hele belangrijke factor waar Leusink rekening mee dient te houden in de keuze voor een schoonmaakpartner: de huurders. “Uiteindelijk moeten de huurders tevreden zijn met de kwaliteit in verhouding tot wat ze betalen aan servicekosten. Sommige huurders nemen genoegen met minder, als ze dan ook minder hoeven te betalen. Datzelfde geldt natuurlijk ook andersom. Dat zie je nu bijvoorbeeld met het coronavirus. Een groot deel van de huurders wil extra schoonmaakrondes. Voor bijvoorbeeld de deurhendels, trapleuningen, et cetera, en is ook bereid daar meer voor te betalen. Andere panden hebben een speciale klik met een schoonmaakmedewerker en willen niemand anders. Dan kan ik als beheerder wel ontevreden zijn of die partij te duur vinden, maar uiteindelijk wil ik dat mijn huurders en opdrachtgevers tevreden zijn. Daar gaat het uiteindelijk om.”
>> Lees ook: Inter Schoonmaakdiensten: “Doordat we bekender werden in de VVE-kringen, konden we jaarlijks meer dan 10% groeien”
Rooskleurige gezamenlijke toekomst
Hoe zit het met de toekomst? Hebben de contracten bijvoorbeeld een vastgestelde einddatum? “We gaan ervan uit dat de samenwerking nooit stopt. Als ik tevreden ben, dan switch ik niet zomaar. Ik vind het belangrijk om lange relaties aan te gaan met partijen en leveranciers. Ik wil mensen dichtbij me hebben staan. Als het bijvoorbeeld privé bij iemand even wat minder gaat of iemand is te druk, dan moet je elkaar de tijd gunnen en een stapje meer of minder doen. Natuurlijk, als de werkzaamheden allemaal goed gaan, dan heb je niet dagelijks contact. Daar is geen tijd voor. Maar als het dan een keer wat minder goed gaat, is het fijn om te weten dat dat altijd direct wordt opgepakt.”
Een verdere uitbreiding van de samenwerking is dan ook allerminst uitgesloten. Leusink: “We kijken nu bijvoorbeeld naar de mogelijkheden voor groenonderhoud bij De Kroon Facilitaire Diensten.”
Ook interessant:
- Staedion maakt flinke professionaliseringsslag op schoonmaak: Kostenbesparing van 15 procent
- Waarom schrijven regionale schoonmaakbedrijven niet in op Europese aanbestedingen?
- Aanbesteding schoonmaak: ‘Je kunt niet op dag twee zeggen: het moet perfect zijn’
- Als opdrachtgever niet op de stoel van het schoonmaakbedrijf gaan zitten
- ‘Het is echt killing voor schoonmaakbedrijven als tarieven niet worden geïndexeerd’
