Na jaren bij grote schoonmaakbedrijven als CSU en VSP Schoonmaak/Facilicom te hebben gewerkt, staat Kühlkamp nu mede aan het roer van mkb-familiebedrijf Carea facilitaire dienstverlening in Warnsveld. Met zo’n honderd medewerkers en een jaaromzet van meer dan twee miljoen euro, is het een echt mkb-bedrijf. “Ik heb altijd geroepen dat ik met mijn eigen schoonmaakbedrijf zo ver mogelijk bij het Europees aanbesteden vandaan wilde blijven”, begint de ondernemer.
Kansloos in EU-tendergeweld
“Zo’n drie jaar geleden kwam het onderwerp aanbesteden opnieuw intern ter sprake. We hoorden namelijk geluiden in de markt dat opdrachtgevers in toenemende mate kleinere bedrijven een kans willen geven. Zo bleek uit onderzoek van intermediair Seiso dat opdrachtgevers verwachten dat mkb’ers misschien wel beter aansluiten op hun wensen en behoeften. Ik zei toen tegen mijn compagnons dat we toch wel kansloos zouden zijn in het EU-tendergeweld. Hoewel ik dus erg sceptisch was, wilde ik het toch een kans geven en gingen we ermee aan de slag.”
Ik zei tegen mijn compagnons dat we toch wel kansloos zouden zijn in het EU-tendergeweld.
“Ik vertel je dit niet omdat ik niet tegen mijn verlies kan”, zegt hij daar snel achteraan. “Ik hoop dat ik met dit artikel mijn branchegenoten kan motiveren om eens anders tegen de materie aan te kijken. Want ik vraag me af of op deze manier de opdrachtgevers en het schoonmaakbedrijf elkaar wel weten te vinden. Volgens mij lopen de partijen elkaar nu te vaak mis.”
Academisch gemaakt
Kühlkamp vervolgt: “Er is een trend gaande waarbij aanbestedingen voor vijfenzeventig procent worden gegund op kwaliteit en voor vijfentwintig procent op prijs. Deze verhouding zorgt ervoor dat schoonmaak academisch wordt gemaakt”, zegt de mkb’er. “Je hebt inmiddels tekstschrijvers en Excel-virtuozen nodig om kans te maken. Er wordt gegund op basis van zogenaamd innovatieve vormen van schoonmaken. Laatst hebben we verloren van een partij die een líedje voor de kleuterklassen had gemaakt. Hartstikke leuk natuurlijk. Maar wat heeft dat nog met schoonmaak te maken? Als ondernemer van een schoonmaakbedrijf kan ik mijn ei daar niet in kwijt.”
Papieren tijgers
Er worden allerlei randzaken uitgevraagd. “Duurzaamheid is op dit moment hét criterium waarop wordt gegund. Daar hebben sommige partijen een prachtig verhaal voor. Je moet tegenwoordig veel zaken standaard in huis hebben om te kunnen aantonen dat je een goed bedrijf bent. Van milieucertificaten tot ISO 9001. Maar wie zegt mij dat als je zo’n milieucertificaat hebt, je ook echt om het milieu geeft? Of dat als je ISO 9001 gecertificeerd bent, je ook echt kwaliteit levert? Als je niet de juiste mensen op de juiste plek hebt, als de medewerkers niet voldoende tijd hebben om schoon te maken, en als je de mensen niet goed begeleidt en inwerkt, dan zegt dat 9001-papiertje aan de muur helemaal niks. Op basis van papieren tijgers wordt er iets uitgevraagd en gezegd: dat is de beste. En een jaar later blijkt dan dat het toch niet helemaal hetgeen is dat ze ervan verwacht hadden. Dat is jammer”, zegt Kühlkamp.
Vertrouwen en boerenverstand
Er valt de ondernemer nog iets op in de bestekken: “Ze zijn vooral gebaseerd op wantrouwen. Stel dat het fout gaat. Stel dat we er niet uitkomen. Ik mis vertrouwen en soms ook een beetje boerenverstand. Ik ga ervanuit dat alle schoonmaakbedrijven die meedoen aan zo’n aanbesteding de intentie hebben om hun werk goed te doen. Een gemiddeld bedrijf heeft z’n zaakjes echt wel op orde. Maar door gebrek aan vertrouwen worden alle bestekken volledig dichtgetimmerd. Wat natuurlijk alles te maken heeft met de steeds vaker voorkomende discrepantie tussen dat wat beloofd is in de offerte en dat wat daadwerkelijk geleverd wordt.”
De ziel uit de samenwerking halen
“Hoewel het wel hun rol is, geven de intermediairs op dit cruciale moment jammer genoeg niet thuis”, vervolgt Kühlkamp. “Wel een malus voor als iets fout gaat, maar niet een bonus voor als het goed gaat? Is dat samenwerken? Het is toch logisch dat als ik een fout maak, ik die moet herstellen? Het is mensenwerk, dus een fout wordt echt weleens gemaakt. Maar moeten we dan maar allerlei werkprogramma’s, schema’s en lijstjes maken en daar elk taakje op afvinken? Ik denk dat je daarmee de ziel uit de samenwerking haalt, en de medewerkers het plezier in het werk ontneemt.”
Complete werkorganisatie nodig
Kühlkamp: “Je moet inmiddels een hele werkorganisatie optuigen om in te kunnen schrijven op een tender. Je hebt een contractbeheerder nodig, een VSR-inspecteur, een calculator en tekstschrijvers. Maar uiteindelijk gaat het erom dat de schoonmaakmedewerkster die achter de werkwagen loopt, haar werk elke dag kan doen. Het is aan ons om ervoor te zorgen dat zij gezien wordt, dat ze zich gewaardeerd voelt en dat ze zich thuis voelt bij de opdrachtgever en op de locatie.”
“Natuurlijk moet het contract goed zitten. Natuurlijk lopen we controles. En natuurlijk doen we wat we hebben beloofd. Maar op de werkvloer moet het uiteindelijk gebeuren. De medewerkers moeten het doen. Het gaat erom dat die basis goed is, dat het bedrijf goed is ingericht, met goede leidinggevenden, aandacht voor vakkennis. En samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Ik ben ervan overtuigd dat je dat ook voor elkaar kunt krijgen met een opdracht ter grootte van een EU-tender.”
Op je blauwe ogen
Hoe dan, luidt de logische vervolgvraag. “Dat weet ik ook niet precies”, zegt Kühlkamp. “Maar het is belangrijk dat de opdrachtgever eindigt met een partij die echt goed bij hem past. En om te mikken op langdurige samenwerking. Natuurlijk is het goed dat grote opdrachten niet meer zoals vroeger op de blauwe ogen worden gegund en op de achterkant van een sigarendoosje worden vastgelegd. En natuurlijk snap ik dat wanneer een opdrachtgever een opdracht voor enkele tonnen uitschrijft, hij wil weten wat daarvoor wordt gedaan.”
Hij vervolgt: “Dat is logisch. Het moet onderbouwd en transparant zijn. Maar zoals de bestekken nu worden uitgevraagd, is een goede vergelijking nauwelijks meer mogelijk. Als je puur op prijs zou gunnen, dan is het wel een stuk objectiever en beter te vergelijken. Daarnaast scheelt het natuurlijk ook een hoop gedoe voor de inschrijvers, wanneer al die randzaken niet meer uitgevraagd worden.”
Klik met het schoonmaakbedrijf
Maar of dat nu de oplossing is? Waarschijnlijk niet, denkt Kühlkamp. “Volgens mij gaat het erom dat je als opdrachtgever een goed gevoel hebt bij een schoonmaakbedrijf. Ik merk dat nu ook bij onze bestaande klanten. Er moet een klik zijn. Stel dat je als opdrachtgever alle geïnteresseerde schoonmaakbedrijven laat inschrijven op je aanbesteding. Vervolgens nodig je hen allemaal uit om te komen vertellen wie ze zijn, wat ze doen, hoe ze dat doen en hoe ze tegen jou als opdrachtgever aankijken. Daarvan zoek je een aantal partijen uit die goed bij je passen. Qua cultuur, geografisch gezien en omdat ze zich verdiept hebben in de opdracht.”
“En vervolgens zeg je: dit zijn onze panden. Maak op basis van deze vierkante meters maar een calculatie en een plan van aanpak. En beoordeel dat dan honderd procent op kwaliteit, waarbij de prijs van ondergeschikt belang is. Ja, dan kan het zijn dat je als opdrachtgever een paar duizend euro meer betaalt. Maar dat is op een totaalbedrag van een paar ton. En daardoor heb je dan wel een bedrijf dat goed bij je past. Nu is dit lastig, omdat je volgens de aanbestedingsregels de uitvraag al aan het begin moet doen. Maar krijgt de opdrachtgever daarmee wel een partij die écht bij hem past? Ik vraag het me af.”
Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het mkb niet meer kansloos is?
Wie durft?
Afsluitend: “Ik snap dat wij als kleine partij niet het VUMC of Tata Steel kunnen schoonmaken. Natuurlijk zijn er bepaalde trajecten waar wij te klein voor zijn. Die willen we zelf ook niet. En ik vind ook echt niet dat alle schoonmaakaanbestedingen slecht zijn, alhoewel dat nu misschien wel zo klinkt. Maar ik zou wel dolgraag eens met opdrachtgevers en intermediairs om de tafel willen zitten en dit gesprek aangaan. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het mkb niet meer kansloos is? Want Carea kan echt wel een klus ter waarde van drie ton aan. We kunnen dat waarmaken, net als veel andere mkb-collega’s. Maar welke opdrachtgever durft dat? Wie gaat de uitdaging aan?”
Dit artikel is al eens eerder verschenen
