Welk effect heeft corona op de schoonmaak van hun panden. Is er opgeschaald, zijn contractafspraken aangepast, zijn de hygiëne-eisen veranderd en hoe ziet schoonmaak er in de toekomst, na corona, uit?
UvA en HvA: 84 panden in Amsterdam
De Universiteit van Amsterdam (UvA) en Hogeschool van Amsterdam (HvA) beschikken over 5 campussen, dat zijn 84 panden verspreid over Amsterdam. In totaal gaat het om 400.000 m2 oppervlakte waar 255 schoonmakers werken.
Het soort ruimtes en panden is divers. Zo beschikt de instelling over leslokalen, praktijkruimtes, laboratoria, kantoren, een artsenpraktijk, sportcentra en zelfs een kerk. “Enkele panden zijn dicht, maar zijn wel toegankelijk voor medewerkers en studenten die niet thuis kunnen werken. Dus het is minimaal, maar er moet wel schoongemaakt worden”, legt Sandra Brons, Facilitair coördinator bij de UvA/HvA uit.
Regulier schoonmaakprogramma
Tot half maart 2020 werd het reguliere schoonmaakprogramma gevolgd. Het gaat om een resultaatgericht schoonmaakcontract met een indicatief werkprogramma. In de regel worden leslokalen en verkeersruimtes dagelijks schoongemaakt, kantoorruimtes 1 tot 2 keer per week, sanitaire ruimtes tenminste 1 keer per dag en vaker op drukke zones. Daarbij heeft de klant, bijvoorbeeld een faculteit of opleiding, de mogelijkheid om op eigen budget extra faciliteiten in te kopen.
Dan is de eerste vraag: wat is coronaproof schoonmaken?
Coronaproof schoonmaakprogramma
Bij de uitbraak van de coronacrisis moest ineens nagedacht worden over een nieuwe manier van schoonmaken. “We kregen vanuit het crisismanagementteam de vraag wat we gingen doen om coronaproof schoon te maken. Dan is de eerste vraag: wat is coronaproof schoonmaken?”, vertelt Robin Vermeulen, Contractmanager bij de UvA en HvA.
Samen met de schoonmaakbedrijven en externe adviseurs werd een coronaproof schoonmaakprogramma ontwikkeld. “Daarbij kwam extra nadruk op toiletten, het afnemen van touchpoints, zoals deurklinken en koffiezetautomaten en werd een extra schoonmaakronde ingezet om die touchpoints halverwege de dag nog eens schoon te maken”, aldus Vermeulen.
Het programma werd afgestemd op de bezetting van panden en ruimtes. “We hebben een onderverdeling gemaakt in 25-, 50-, 75- en 100%-bezetting. Daar zijn kerngetallen aan gekoppeld, de verminderde uren zijn ingezet om coronawerkzaamheden uit te voeren.” Ook werd geïnvesteerd in desinfectiegel en -doekjes, zodat medewerkers zelf hun eigen werkplek en onderwijsruimtes schoon kunnen houden.
Zichtbaar schoonmaken
De gebruikers van de panden zijn in een vroeg stadium ingelicht over het corona-schoonmaakprogramma. Het leverde weinig vragen op. Er is wel een ‘Uitkijkmonitor’ gemaakt, daarbij wordt de mening van aanwezige pandgebruikers gevraagd. Brons over de resultaten: “De mensen zijn heel positief. Ze vinden het heel fijn dat er zichtbaar wordt schoongemaakt. Ze zien echt dat er met corona rekening wordt gehouden, dat is een geruststelling voor ze.”
Kritische blik op noodzaak
Bij de tweede golf werd kritisch gekeken naar wat echt noodzakelijk is en welke werkzaamheden geschrapt kunnen worden. Reden was de overschrijding van het budget met 20 tot 25% als gevolg van de extra werkzaamheden.
“We hadden het in de basis heel uniform ingestoken, terwijl onze campussen heel divers zijn. Dus we zijn op pandniveau echt kritisch gaan kijken welke ruimtes uit het onderhoud gehaald kunnen worden. Daarnaast hebben we de extra desinfectieronde eruit gehaald, dat komt mede omdat bleek dat desinfecteren onvoldoende toegevoegde waarde heeft. Als je gewoon goed schoonmaakt is het genoeg”, legt contractmanager Robin Vermeulen uit.
Momenteel wordt gezamenlijk – met het schoonmaakbedrijf in de lead – een plan ontwikkeld voor het vormgeven van de schoonmaak tot post-corona. “Wat maken we schoon, met welke frequentie en hoeveel uur inzet past hierbij? Het ligt namelijk in de lijn der verwachting dat de situatie nog wat langer gaat duren. Het is niet houdbaar om de schoonmaak op de huidige wijze in stand te houden. Zowel qua financiën als personele inzet, wanneer het pand op slot zit”, aldus Vermeulen.
Goed opdrachtgeverschap en intensieve samenwerking
Als het gaat om de samenwerking met het schoonmaakbedrijf is het uitgangspunt van de onderwijsinstelling steeds ‘goed opdrachtgeverschap’ geweest. Dus de vaste aanneemsom werd gehandhaafd. Brons legt uit dat er met mensen geschoven is tussen de verschillende gebouwen om ze aan het werk te houden. “Als er tijd over is, voeren ze extra werkzaamheden uit. Denk aan periodieke werkzaamheden, die ze naar voren halen. Normaal zijn onze panden ontzettend druk bezet, vloeronderhoud moest bijvoorbeeld altijd in de avonden en weekenden gepland worden. Dat kan nu op reguliere werktijden.”
“Ook na corona hebben we de schoonmaakpartners ontzettend hard nodig, dus we willen een goede opdrachtgever zijn”, vult Vermeulen aan. Hij merkt dat de samenwerking veel intensiever is geworden tussen de verschillende partijen, zoals de faculteiten, facility services en schoonmaakbedrijven. “We weten nu beter wat een klant wil en kunnen daar beter op sturen. Dan gaat het ook om onderwerpen breder dan corona en breder dan alleen schoonmaak. We willen dat die intensievere samenwerking ook blijft na corona, omdat dit de kern is hoe we uitdagingen en kansen willen benutten.”
Nu we bijna een jaar verder zijn, zie ik die angst niet meer
Schoonmakers ondersteunen
Die samenwerking en partnerschap komt ook terug in de band met de schoonmakers. Brons legt uit dat zij zich verplicht voelt om nog drie keer per week naar kantoor te gaan om de schoonmakers te ondersteunen. “Ze hebben toch een beroep waarbij ze aanwezig moeten zijn. Ik ga even bij ze kijken en maak een praatje met ze. En dat waarderen ze heel erg.”
Bij aanvang van de crisis merkte ze hier en daar wel paniek bij schoonmakers, omdat ze hun werk niet durfden te doen. Er zijn toen ook wel mensen geweest die zich ziek hebben gemeld uit angst. “Er zijn heel veel gesprekken gevoerd om ze gerust te stellen en veilig te laten voelen. Nu we bijna een jaar verder zijn, zie ik die angst niet meer.”
