De behoefte aan vaker werken op kantoor leeft vooral bij werkgevers, zo ondervinden de consultants van CBRE, marktleider in commercieel vastgoed. ‘Het laatste half jaar is dit echt opvallend’, zegt Oosting. ‘We zien een tendens van twee kantoordagen naar minimaal drie. Organisaties vragen zich af hoe ze dat kunnen realiseren: verleiden, verplichten of allebei?’
Bezetting lager dan afspraak
Om meer inzicht te krijgen in het vraagstuk, zette CBRE een onderzoek uit onder haar huisvestingspanel. Dat bestaat uit meer dan honderd kantoorgebruikers, die samen 2,5 miljoen vierkante meter kantoorruimte gebruiken, zo’n 6% van de Nederlandse markt. Binnen deze organisaties bestaan er drie soorten van hybride werken: (1) de meeste tijd werk je op kantoor, (2) blended werken, een mix van virtuele en fysieke aanwezigheid en (3) thuiswerken (50% of meer) als primair uitgangspunt.
Als het beleid is om twee of drie dagen op kantoor te werken, houd mensen daar dan ook aan”
Het valt de onderzoekers van CBRE op dat de daadwerkelijke bezettingsgraad bijna altijd lager ligt dan is afgesproken. ‘Wanneer de helft van de tijd op kantoor het beleid is, ligt de werkelijke bezetting vaak lager. Werknemers voelen vrijheid in hun werkplekkeuze. In de afweging waarom ze wanneer op kantoor werken, valt de keuze kennelijk vaker uit op thuiswerken.’
Kamelenweek
In 2019, het jaar vóór de coronapandemie, was de gemiddelde kantoorbezetting in Nederland 65%. Tussen 2022 en 2023 is die bezettingsgraad van 51% gestegen naar 56%. ‘Bijna driekwart van de organisaties verwacht geen verdere stijging’, zegt Frank Verwoerd, head of research van CBRE. ‘Ongeveer 25% gaat echter uit van een voller kantoor. Dit duidt op een voorzichtige terugkeer naar de bezettingsgraad van vóór de pandemie.’
Een bekend fenomeen is dat de dinsdag en donderdag de drukste kantoordagen zijn. ‘De zogenaamde kamelenweek’, zegt Verwoerd. ‘Medewerkers die wél op kantoor willen werken op maandag, woensdag en vrijdag komen minder snel, omdat ze er niet vinden wat ze zoeken: collega’s.’
Verbinding
‘Vanuit het perspectief van de medewerker werkt de gangbare norm van twee kantoordagen’, constateert Oosting. ‘Thuis is het rustiger, het scheelt reistijd en de balans werk-privé is beter.’ Maar hij wijst op de keerzijde, die vooral op lange termijn grote impact heeft. ‘Elk team is geen verzameling van individuen maar een collectief van sociale wezens, die behoefte hebben aan interactie en verbinding met anderen. Naast ‘bricks’, ‘bytes’ en ‘behaviour’ behoort een vierde belangrijke B tot het nieuwe werken, namelijk ‘belonging’.’
Verplichten en verleiden
‘Het kantoor blijft de plek waar collega’s elkaar ontmoeten, ideeën uitwisselen, van elkaar leren, relaties opbouwen en de binding met elkaar versterken’, vervolgt Oosting. ‘Hoe minder het personeel op die waardevolle plek komt, hoe groter het risico op organisatieschade.’
Hij pleit ervoor om werknemers hierop aan te spreken. ‘Als het beleid is om twee of drie dagen op kantoor te werken, houd mensen daar dan ook aan.’ Naast verplichten zal het personeel aangemoedigd moeten worden tot kantoorbezoek. ‘Wees duidelijk waarom je het belangrijk vindt dat medewerkers op kantoor zijn. Wijs op het groepsbelang, maar creëer ook een werkomgeving waar mensen graag zijn. De faciliteiten moeten op alle vlakken kwalitatief beter zijn dan thuis.’
Van facility naar experience managers
Oosting somt een aantal elementen op die hij regelmatig bij opdrachtgevers implementeert. ‘Een mix van ruimtes, waar je kunt werken, vergaderen, brainstormen, socializen en aan vitaliteit kunt werken. Catering van hoge kwaliteit. Beleving op het gebied van hospitality, maar ook merkbeleving om die verbondenheid met de organisatie te versterken. En uiteraard goede faciliteiten, in zowel kantoormeubilair als audiovisuele hardware.’
De facilitaire organisatie moet meer dan ooit bijdragen aan de aantrekkelijkheid van kantoor”
‘Maar denk ook aan services die medewerkers op weg naar huis nog moeten doen, zoals boodschappen en pakketjes’, vult Verwoerd nog aan. ‘Zo wordt de tijd op kantoor waardevoller. De facilitaire organisatie moet meer dan ooit bijdragen aan de aantrekkelijkheid van kantoor’, zo stelt hij afsluitend. ‘Dat is goed voor de medewerker en de onderlinge verbinding, goed voor het teamcollectief en goed voor het behoud van de organisatiecultuur. Drie keer goed dus.’
Dit artikel is gesponsord door CBRE.
