Pepijn van der Spek is senior innovatie consultant bij de Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie. Voor het programma Pilot Duurzame CAO Rijk van het Ministerie van Binnenlandse Zaken leidt hij het impact project Duurzame ICT en is hij samen met de projectleider Werkplek op ‘Kamelenjacht’. Op het Facto Congres, donderdag 25 september 2025 is er een interessante kennissessie aan gewijd.
Pieken aftoppen, dalen vullen
Op veel kantoren, zo ook bij de Rijksoverheid, is er een sterke bezettingspiek op dinsdag en donderdag. Want, op maandag verlengen we het weekend en werken we thuis. Op dinsdag is het superdruk op kantoor, want dan hebben we een bureau-dag en willen we elkaar zien. Op woensdagmiddag halen veel mensen hun kinderen van school, en werken we daarom in de ochtend vanuit huis, op donderdag is het weer heel druk. En op vrijdag zijn we ons aan het voorbereiden op het weekend en zijn we vaak ook vrij of werken we thuis.
Het probleem is dat er ongemak is over deze scheve kantoorbezetting, bij zowel werkgever als werknemer. Met het project Kamelenjacht beoogt het Rijk de pieken wat af te toppen en de dalen te vullen, zodat er meer gelijkmatige bezetting gedurende de week ontstaat. Pepijn: ‘Dat moet het ongemak bij beide partijen wegnemen. Het draagt uiteindelijk bij aan een verhoging van de maatschappelijke waarde, draagt bij aan duurzaamheidsdoelstellingen en goed werkgeverschap.’
Voordelen
Een betere weekspreiding heeft veel voordelen:
- De reistijd van werk naar kantoor is prettiger, omdat het gedurende de week rustiger wordt in het verkeer (OV en auto).
- Er is meer vergaderruimte beschikbaar, want overleggen worden ook meer gespreid over de week en worden veel gelijkmatiger gebruikt.
- Er is meer contact met je met je collega's, want je ziet ze gedurende de hele week wat meer in plaats van dat ze op 1 à 2 hele dagen treft.
- Kantoorruimte wordt efficiënter benut en dat levert een kostenbesparing op omdat niet op piekdagen hoeft te worden geschaald.
Drie onderdelen
Het deelprogramma is opgebouwd uit drie onderdelen, ofwel ‘knoppen om aan te draaien’:
1. Verleiden
Verleiden doet het team van de Kamelenjacht middels een activatiecampagne. Zo zijn ze bij verschillende kantoorlocaties van de Belastingdienst langs geweest om de gewenste verleidingen te meten. De vraag ‘Wat zou jou triggeren om op vrijdag naar kantoor te komen?’ stond centraal. Mensen konden stemmen op voorstellen, door een balletje in een buis naar keuze te gooien. Zo ontstond een aardige indruk van de gewenste verleidingen bij de Belastingdienst.
We willen commitment van beleidsmakers dat als deze ideeën blijken te werken, ze worden verwerkt in beleid”
2. Teamafspraken
In de gesprekken is er specifiek aandacht voor het belang van teamafspraken. Daarvoor is een training ontwikkeld, met daarin een kaartspel. In het spel komen de drempels aan de orde om naar kantoor te komen, met ‘ja, maar’ antwoorden, zoals: “wees blij dat ik überhaupt naar kantoor kom”, “iedereen is vrij op woensdag” en “woensdag vrij breekt zo lekker de week”. Daar tegenover staan kaarten met oplossingen: “vergadervrije piekdag”, “combineer een informele lunch met een leermoment op een daldag”. Op deze manier helpt het teams om onderling betere afspraken te maken waarop ze op kantoor werken.
3. Beleid testen
Uit deze verleidingen en teamafspraken zijn interessante ideeën gehaald. Bijvoorbeeld het idee voor een flexibel parkeerbeleid op woensdag en vrijdag. Ook ideeën over hoe mantelzorg gecombineerd kan worden met werken op kantoor zijn genoemd. Pepijn: ‘We willen commitment van beleidsmakers dat als deze ideeën blijken te werken, ze worden verwerkt in rijks breed personeels-, ict-, vastgoed- of faciliair beleid’.
Bottom-up en top-down
Wat hier innovatief aan is? Pepijn: ‘We vliegen het programma zowel bottom-up als top-down aan. We spreken de medewerkers over wat zij doen besluiten om toch op vrijdag naar kantoor te komen. We gaan met het middenmanagement om tafel om de spreiding te plannen. En we spreken met het topmanagement en beleid om de ideeën te verankeren.’ Beslissingen over minder vierkante meters gebruiken worden vaak topdown genomen, dat leidt tot gemor bij medewerkers: we kunnen nergens een werkplek vinden en we hebben het al zo druk, is dan soms het antwoord.
Van experiment naar implementatie
De afspraak die het Rijk gemaakt heeft met de vakbonden is om in oktober een terugkoppeling te geven van de experimenten. Pepijn verwacht dat er dan een aardig beeld is ontstaan wat wel werkt en wat niet, ondersteund door data. Hierna volgt de uitdaging om van een goed experiment, van mensen die erin geloven, naar implementatie op te schalen bij de organisatie die de dienstverlening zal gaan verzorgen.
Pepijn: ‘De les die we hier leren is dat je het optimale resultaat bereikt door zowel het management en beleidsmakers, als de medewerkers te betrekken bij innovatie.'
Sessie Kamelenjacht Facto Congres 2025
Meer weten en tools krijgen om dit ook in jouw organisatie voor elkaar te krijgen? Kom dan naar het Facto Congres 2025 op donderdag 25 september in Nieuwegein naar de sessie.
