Van Hoegee is customer procurement excellence manager bij Manutan, leverancier van werkplekbenodigdheden. Die vallen onder de zogeheten tailspend: denk aan producten als een prullenbak of een bureaustoel. De andere twee hoofdstromen in inkoop zijn de headspend, de strategische inkoop die is gerelateerd aan je kernprocessen, en de midtailspend, zoals producten die je nodig hebt om mensen in staat te stellen hun werk te doen.

Het is goed om je inkoopprocessen zo efficiënt mogelijk te organiseren. Dat gaat tegenwoordig niet meer zonder e-procurement, oftewel digitale inkoop, zegt Van Hoegee. ‘Als je geen inkoopsoftware hebt, wordt het lastiger om processen te veranderen en te borgen. Die zijn dan vaak nog analoog en onderhevig aan de interpretatie van mensen. Zonder digitaal systeem kunnen zij het proces vrij eenvoudig omzeilen.’

Winst in de tailspend

Digitalisering is dus een vereiste om je inkoopproces op te schonen. Maar waarom zou je je druk maken om de tailspend? Die maakt gemiddeld maar 5 procent van de totale inkoopkosten uit. ‘Toch kun je daar veel winst behalen’, zegt de procurementmanager. ‘In dat stuk zit namelijk 85 procent van je totale leveranciersbestand. Juist daar zit veel “procesvervuiling” en zitten verborgen kosten, waardoor de organisatie er onnodig veel tijd en geld aan kwijt is.’

Organisaties zijn zich vaak nog niet bewust van de winst die er te behalen is, merkt hij. ‘Er zijn nog genoeg eindgebruikers die zomaar iets kopen bij een exotische leverancier. Vervolgens wordt finance geconfronteerd met een factuur van een onbekende leverancier, die weer in het systeem moet worden ingevoerd. Een week later doet een collega hetzelfde bij een andere leverancier. Er zijn organisaties die inmiddels meer dan 5.000 leveranciers hebben. Die vervuiling wil je niet. Je portfolio moet je zo klein en relevant mogelijk houden.’

Leverancier als partner

Dat kan alleen met leveranciers die als partner willen fungeren en samen met jou willen kijken waar de pijn zit, aldus Van Hoegee. ‘Wij beseffen dat onze rol verder gaat dan alleen producten leveren en helpen klanten graag om die tailspend-keten op te schonen. Wij hebben de capaciteit om een inkooporganisatie efficiënter te laten werken.’

Juist vanwege de grote diversiteit aan leveranciers valt er in de tailspend met optimalisatie tijd en ruimte vrij te maken voor toegevoegde waarde in je strategische spend. ‘Als je met je strategische leveranciers bijvoorbeeld meer ruimte hebt om aan productontwikkeling te werken, ben je als inkoper medeverantwoordelijk voor het eindresultaat van je organisatie. Inkoop krijgt dan echt een strategische rol.’

Bouwen op zes pijlers

Hoe pakt Manutan die tailspend dan aan als partner in slim inkopen? Van Hoegee legt uit: ‘Het begint altijd met een gedigitaliseerd proces waaraan iedereen zich moet conformeren. Met die basis kun je bouwen op zes pijlers.’ Die pijlers lopen van het analyseren en reduceren van de leveranciersportfolio tot ondersteuning bij eenmalige projecten (zie kader).

Op al die punten helpt een gespecialiseerde longtail-leverancier om de portfolio klein te maken en te houden. ‘Als je met elkaar als partners optrekt, is dat een terugkerend proces. Met een van onze klanten hebben we bijvoorbeeld elke twee maanden overleg om ervoor te zorgen dat ons assortiment de behoefte van de klant blijft dekken. Dat vergt doorlopend communicatie.’

Leveranciersreductie bijna altijd prioriteit

Meestal selecteert een organisatie twee van de zes pijlers als speerpunt, zegt Van Hoegee. ‘De reductie van het aantal leveranciers zit daar bijna altijd bij. Wij kunnen niet altijd ons productaanbod verbreden, soms staan de producten of services te ver van ons assortiment vandaan. In die gevallen kunnen wij vaak eenmalig sourcen voor onze klanten. Maar soms kunnen we er slim mee omgaan. Stel dat een bedrijf frisdranken inkoopt die wij niet in het assortiment hebben. In zo’n geval benaderen wij onze leverancier om het bestaande assortiment te verbreden voor die specifieke behoefte.’

Manutan besteedt ook aandacht aan het laten slagen van de verbeterslag in de praktijk. Dat gebeurt door kpi’s te stellen, die samen met de klant te volgen en waar mogelijk te verbeteren. Maar ook door de locatie te bezoeken en ervoor te zorgen dat de bestellers op de hoogte zijn van de overeenkomst en Manutan weten te vinden. ‘Het is belangrijk dat je een goede relatie onderhoudt met de mensen die de bestellingen doen. Het is dus niet zo dat wij een overeenkomst tekenen en er dan van uitgaan dat het wel gaat lopen.’

Duurzaamheid én kostenreductie

Tot slot: iedere organisatie heeft duurzaamheid wel op de een of andere manier ingebed in de strategie. Wat biedt Manutan op dat vlak? ‘Uiteindelijk zal het kostenplaatje voor veel organisaties toch de doorslag geven’, weet Van Hoegee. ‘Daarom focussen wij op de combinatie van kostenreductie en duurzaamheid. We hebben bijvoorbeeld een circulaire hub in Parijs waar we tweedehandsproducten refurbishen en opnieuw in de markt aanbieden. Die hebben een minimale CO2-voetafdruk én zijn gemiddeld 30 procent goedkoper dan nieuwe producten.’

Uiteindelijk is Manutan dus veel meer dan alleen een leverancier voor organisaties. Optrekken als partners levert voor beide partijen winst op, besluit hij. ‘Jouw tailspend is onze core business. Laat ons dat voor je regelen, dan kun jij je focussen op de leveranciers die jou helpen om te excelleren.’

Dit artikel is gesponsord door Manutan.