Zo bouw je een succesvolle hybride bedrijfscultuur

De kantoorwereld is veranderd door corona. Iedereen zal in de toekomst én thuis én op kantoor werken: zo ontstaat een nieuwe, hybride bedrijfscultuur. Augias is als schoonmaakbedrijf van nature al bekend met zo’n cultuur. Directeur Maurits Timmermans legt uit hoe je van hybride werken een succes maakt.
Maurits Timmermans en Monique Schrijver: "Het is fijn als medewerkers dezelfde taal spreken, ondanks dat iedereen op een andere plek werkt."

Veel werkgevers worstelen met de vraag hoe je voor verbondenheid zorgt als mensen niet elke dag meer bij elkaar komen. Bij Augias werkt al ruim 35 jaar niet iedereen onder hetzelfde dak. “Wij hebben daar dus ruimschoots ervaring mee en kunnen een unieke bedrijfscultuur bouwen in een hybride omgeving”, zegt Timmermans.

“Het is fijn als medewerkers dezelfde taal spreken, ondanks dat iedereen op een andere plek werkt. Zo ziet de klant dat ze bij jouw organisatie horen en het zorgt ook tussen medewerkers onderling voor duidelijkheid.”

Tip 1: Leg de visie vast, maar ook het gedrag

Elke organisatie heeft wel een eigen bedrijfsvisie en -missie. Leg vast welk gedrag daarbij hoort, zegt Timmermans. “Vang dat in een acroniem: bij ons is dat bijvoorbeeld GELIEFD. Dat is een kapstok voor medewerkers om hun gedrag aan op te hangen. Het is makkelijk te onthouden. Bij het woord ‘geliefd’ denk je aan positieve dingen en iedereen snapt het woord.”

Er zijn momenten van de waarheid: dat zijn momenten waarop de organisatie het verschil maakt, zowel intern als extern. Leg die momenten vast in een handleiding

Stap twee is ervoor zorgen dat medewerkers ook naar dat acroniem gaan handelen. “Er zijn momenten van de waarheid: dat zijn momenten waarop de organisatie het verschil maakt, zowel intern als extern. Leg die momenten vast in een handleiding waarin staat hoe de medewerker zich gedraagt op momenten dat hij binnenkomt, of als er een klacht is. Wij hebben bijvoorbeeld ons gedragskompasboek, waarin expliciet is benoemd welk gedrag wij willen uitstralen.”

Medewerkers krijgen bij Augias een interne opleiding die ook uit video’s kan bestaan. “Zo kunnen ze in hun eigen tempo en desgewenst hun eigen taal de stof tot zich nemen. Daarin worden ze ook meegenomen in de bedrijfscultuur.”

Tip 2: communiceren is een vak: neem het serieus

Besteed veel tijd en energie aan communicatie. “People management is heel belangrijk. Je kunt wel vakinhoudelijk sterke mensen de leiding geven, maar selecteer daarbij iemand die verder kijkt dan de cijfers en harde doelstellingen en ook aandacht heeft voor de mens erachter.”

Je kunt in de hybride werkomgeving niet altijd goed proeven wat iemands sterke en minder sterke punten zijn

Bij Augias worden onder meer kick-offs en feesten georganiseerd waarop de missie en het gedrag dat erbij hoort worden besproken. “Spreek vooral uit welk gedrag je wenst en wat je niet wilt en geef mee dat je iemand geweldloos aanspreekt op ongewenst gedrag. Daarmee wordt het minder persoonlijk opgevat.”

Tip 3: Zet een stoplicht neer

Als je een bedrijfscultuur bouwt waarbij mensen niet in hetzelfde gebouw zitten, is het belangrijk om aan de voorkant te toetsen welk gedrag wel en niet bij de cultuur past. “Dat noemen wij het stoplicht”, zegt Timmermans. “Gedrag waarmee je moet stoppen, is rood. De eigenschappen die je kunt ontwikkelen, zijn oranje en het gedrag waarmee je vooral moet doorgaan is groen. Je kunt in de hybride werkomgeving niet altijd goed proeven wat iemands sterke en minder sterke punten zijn. Wij evalueren daarom na een maand en leggen dat vast. Dat draagt eraan bij dat onze managers beter weten hoe ze met een medewerker moeten communiceren. Misschien is iemand altijd chagrijnig op maandag, of gevoelig voor plotselinge veranderingen. Daar kun je dan rekening mee houden.”

Tip 4: De onderkant van de ijsberg is net zo belangrijk als de bovenkant

Aandacht hebben voor wat je niet ziet, is essentieel. “Grote bedrijven zijn heel goed in het organiseren van de top van de ijsberg: grote structuren neerzetten, procedures en doelstellingen vastleggen”, zegt Timmermans. “Maar de winst zit juist in de onderkant van de ijsberg, de softe kant, en dat zijn de dingen die je niet ziet. Denk aan het zelfbeeld van mensen, normen en waarden, teambuilding en creativiteit. Daar kunnen bedrijven nog veel winst behalen. Je kunt nog zo goed schoonmaken, maar als iemand een grote mond geeft bij een klacht, dan heb je de onderkant van die ijsberg niet goed georganiseerd. Dat zijn de waarden die je als bedrijf wilt uitstralen. Benoem die en leg ze vast.”

De winst van het bedrijf zit juist in de onderkant van de ijsberg, de softe kant, en dat zijn de dingen die je niet ziet

Augias blijft proactief aandacht besteden aan die softe kant. “Doordat wij als schoonmaakbedrijf onze focus hebben op de onderkant van de ijsberg, kunnen we niet alleen de schoonmaakkwaliteit hooghouden, maar ook ons serviceniveau. Om dat ook in de toekomst op een juiste manier te blijven inrichten, zijn wij gaan samenwerken met Monique Schrijver, die per 1 september bij ons is gestart als commercieel manager.”

hybride bedrijfscultuur
Maurits Timmermans naast Monique Schrijver die onlangs gestart is als commercieel manager.

Tip 5: Planning

De softe kant kan ook goed van pas komen bij planning, zegt Timmermans. “In ons planningsprogramma leggen we competenties vast: welke diploma’s en vaardigheden heb je? Zo kunnen we die competenties koppelen aan de wensen van de klant en een medewerker op een ideale plek neerzetten.”

“Woont iemand in Amsterdam, dan laten we die niet naar Utrecht op en neer rijden. Maar doordat we weten welke eigenschappen een medewerker heeft, kunnen we ook een goede match maken met een opdrachtgever die daarbij past.”

Tip 6: Geef het goede voorbeeld

Misschien is het een open deur: belangrijk is dat je als management het goede voorbeeld geeft. Maar dat is essentieel, volgens Timmermans. “Als de top niet laat zien hoe het moet, zal een werknemer het niet begrijpen. Communiceren is belangrijk. Je kunt een rooster toesturen, maar als je er een persoonlijke boodschap aan toevoegt en positief afsluit, spreek je ook de onderkant van de ijsberg aan. Dat is de jus bij de aardappel. Dat maakt van je medewerkers ambassadeurs. Dat zie je terug in lage verzuimcijfers, een laag verloop, hogere marges en tevreden klanten die sneller betalen.”

Dit artikel is gesponsord door Augias Schoonmakers.