Onderzoek hybride werken: kantoor speelt sleutelrol, invulling moet beter

Hybride werken brengt voor werkgevers uitdagingen met zich mee. Het kantoor speelt duidelijk een centrale rol bij het ondersteunen van zowel gericht werk als samenwerkende taken. Maar om die rol goed in te vullen, verdient de huidige invulling aanpassingen. Ruimte-indeling, technologieën, facilitaire diensten, akoestiek en werkpatronen spelen allemaal een rol bij het creëren de juiste werkomgeving.

Dit blijkt uit wereldwijd onderzoek van JLL onder 5.300 werknemers in 15 landen, genaamd ‘The Hybrid Work Decoded’. De vraag die centraal staat in het onderzoek is: Hoe kunnen kantoren relevant zijn in de hybride werkwereld van vandaag de dag?

Hoewel werkgevers ervan overtuigd zijn dat ze hybride werk moeten omarmen en flexibiliteit moeten bieden aan hun medewerkers, vinden veel werkgevers het lastig hoe zij dit moeten aanpakken en hoe ze hun medewerkers het beste kunnen ondersteunen in dit nieuwe landschap.

Sociale aspect en samenwerking

Uit het onderzoek van JLL blijkt dat het kantoor van de toekomst, naast het sociale aspect en het bevorderen van samenwerking, een sleutelrol speelt bij de scheiding tussen werk en privé en bij het tot stand brengen van noodzakelijke gezonde werkpatronen. En daar gaat het vaak mis. Hoewel werknemers kunnen kiezen tussen verschillende werkplekken, hebben ze moeite om hun wekelijkse activiteiten goed te verdelen tussen kantoor en thuis. Daarom moet het kantoor zich opnieuw uitvinden en onder meer beter inspelen op de behoefte aan gericht individueel werk.

Om de reis naar kantoor de moeite waard te maken moeten zowel samenwerking als geconcentreerd werk worden vergemakkelijkt

Tegenwoordig besteden mensen nog steeds 51 procent van hun tijd aan geconcentreerd individueel werk op kantoor, meestal uitgevoerd op werkplekken, maar ook in informele open werkplekken of speciale focuskamers. Deze bevinding is in principe universeel voor alle regio’s en industrieën.

Hoewel veel hybride kantoren nu de neiging hebben om zich te concentreren op samenwerking, blijkt uit het onderzoek dat het mogelijk maken van focus- en privéwerk ook een zeer belangrijk onderdeel is van prestatieverbetering op kantoor. Om de reis naar kantoor de moeite waard te maken moeten daarom zowel samenwerking als gefocust werk worden vergemakkelijkt.

Van meeting rooms naar media rooms

Dat laatste hangt ook samen met de nieuwe manier van vergaderen. Medewerkers verwachten dat 60 procent van hun vergaderingen in de toekomst hybride zullen zijn. De mogelijkheid om een effectieve vergadering te houden, inclusief fysieke en virtuele deelnemers, is momenteel een van de grootste uitdagingen.

Het nieuwe karakter van vergaderingen betekent dat er kleinere kamers nodig zijn in het kantoor, samen met verbeterde technologische voorzieningen en ervaringen. Ook efficiënte en gebruiksvriendelijke systemen voor het boeken van ruimten worden essentieel.

Lees ook: Hybride werken: zo maakt Philips het kantoor weer aantrekkelijk

De akoestiek

Zijn medewerkers minder bestand geworden tegen lawaai? Omdat individueel werk en virtuele vergaderingen centraal staan in de kantoorroutine verwachten medewerkers nu meer op het gebied van werkplekakoestiek en toegang tot een reeks werkplekopties die passen bij hun individuele behoeften. Deze twee functies, akoestiek en werkplekdiversiteit, staan in de top drie onderbelichte aspecten van de kantooromgeving van vandaag.

Zeker akoestiek is een groeiend probleem: mensen klagen over het gebrek aan goede privacy en de moeilijkheid om zich terug te trekken in een stille ruimte tijdens hun werkdag op kantoor. Ze wijzen ook op het vele geluid op de kantoorvloer, blijkt uit het JLL-onderzoek. Dat vraagt om actie, zo stellen de onderzoekers.

Hybride werkers minst tevreden

Hybride werkers worden volgens hen namelijk niet goed ondersteund in hun nieuwe werkstijl. Zij zijn de minst tevreden werknemersgroep in vergelijking met degenen die op één plek werken (uitsluitend thuis of op kantoor). Er is niet genoeg gedaan door werkgevers in de afgelopen twee jaar aan de specifieke welzijnsbehoeften van hybride werknemers en hun ‘altijd’ en ‘overal’ werkstijl.

Dit biedt een kans voor het kantoor om het snel beter te doen en aanpassingen door te voeren op deze aspecten. Immers, het onderzoek maakt ook duidelijk dat het kantoor een veilige haven is voor medewerkers en een plek voor samenwerking en sociale contacten.

Lijst met prioriteiten

Het JLL-onderzoek maakt duidelijk dat werkgevers worden geconfronteerd met meerdere uitdagingen in het nieuwe hybride landschap. Maar het is ook duidelijk dat het kantoor een centrale rol speelt bij het ondersteunen van zowel gericht werk als samenwerking. Het hybride werken is niet meer weg te denken, gemiddeld verwachten medewerkers nog 2,7 dagen op kantoor te zijn. Maar dat betekent wel dat er anders moet worden omgegaan met het werkplekconcept en dat er beter kan worden ingespeeld op de behoeften en voorkeuren van medewerkers.

Enkele insights

  • Buitenruimtes, creatieve ruimtes, co-working-ruimtes en leerruimten hebben de meeste impact, maar worden het minst gefaciliteerd.
  • Brainstorm- en projectmanagementtools worden ook als zeer impactvol ervaren, maar worden ook nog onvoldoende gefaciliteerd.
  • Be behoefte aan gezelligheid en interactiviteit is duidelijk de belangrijkste drijfveer om terug te keren naar kantoor. 79 procent van kantoormedewerkers beschouwen het kantoor als de beste plek voor interactie.
  • Het kantoor wordt ook gewaardeerd om zijn vermogen om toegang te verlenen naar de juiste set van technologieën. 56 procent van de werknemers vindt de technologie op kantoor beter dan waar dan ook anders.
  • Thuiswerken daarentegen scoort hoog op balans tussen werk en privé, welzijn en geconcentreerd werken.

Het onderzoek

JLL heeft voor dit onderzoek 30 vragen gesteld aan in totaal 5.300 werknemers in 15 landen. Het doel was om te achterhalen welke activiteiten medewerkers op kantoor uitvoeren en hoe werknemers hun tijd verdelen tussen kantoor, thuis en overige werkplekken. Ook wilde men verduidelijken hoe ze de verschillende ruimtes en voorzieningen die hen worden aangeboden gebruiken. Verder toont het onderzoek aan wat de mogelijkheden zijn om te innoveren en de weg naar een meer relevant kantoor in te zetten.

Dit artikel is gesponsord door JLL