Door Ronald Bruins*
Waar gaat het heen met de werkplek? Die vraag stellen facility managers zichzelf steeds vaker, zo merken de werkplekdeskundigen. Waarbij de één nog aan het begin staat van die zoektocht, is de ander al verder met het uitvragen van de functies die de werkplekken volgens de medewerkers van het bedrijf moeten hebben. Inclusief de vormgeving van het werkplekconcept. Daarbij komt een aantal zaken bovendrijven.
Allereerst moet het kantoor qua voorzieningen kunnen wedijveren met de thuissituatie. Want waarom zouden die thuiswerkers anders überhaupt nog naar kantoor komen? Twee dagen op kantoor is daarbij vaak het uitgangspunt.
Oplossingen voor teamgebonden werken
Ten tweede neigen vooruitstrevende facility managers naar zones waar teams op kantoor kunnen samenkomen. Of dat nu een team van vijf of vijftig medewerkers is.
Bij voorkeur bieden deze zones verschillende oplossingen voor teamgebonden werken, aangevuld ook met stilteruimtes.
Dat vraagt om de nodige flexibiliteit van zowel de soft services als van de fysieke werkplekken zelf. Die moeten snel en makkelijk aangepast kunnen worden, naar de, al dan niet digitale, behoefte van het team.
En dan is er vaak nog behoefte aan ruimtes voor pure ontspanning, met tafeltennistafels, sportmogelijkheden en ruimtes om te kunnen overleggen en brainstormen.
Versnelling is ingezet
Het kantoor wordt een ontmoetingsplaats. Dat hoort de facility manager al sinds Het Nieuwe Werken werd geïntroduceerd.
“Maar corona heeft een versnelling ingezet”, aldus Nanda van Rijn - Koppers, Adviseur Huisvesting, Vastgoed en Facility management bij TwynstraGudde. Dat staat ook in een onderzoek dat TwynstraGudde samen met Facilitair Management Nederland publiceerde.
“Gevoelsmatig ligt de coronapandemie al ver achter ons. De échte impact voor de facilitaire sector ontvouwt zich echter pas sinds kort. Dit jaar gaven de respondenten aan dat de impact met name merkbaar is geweest op flexibiliseren van huisvesting en faciliteiten, het wijzigen van de samenstelling en mix van type werkplekken én het verder digitaliseren van de werkprocessen. De grootste uitdaging is de onzekerheid over de toekomstige huisvestingsbehoefte en werkplekomgeving.”
Van Rijn – Koppers: “Je ziet dat de facilitair manager meer het podium pakt om samen met HR en ICT die werkplek vorm te geven. Om een aantrekkelijk kantoor neer te zetten dat medewerkers naar kantoor lokt en voorziet in hun behoefte. Maar ook om samen al dan niet digitale diensten flexibel te kunnen aanbieden.”
Facility management is issue in boardroom
Die upgrade van de facilitaire functie ziet Rick Steinmann, Partner Service and Workplace Design bij de Hospitality Group ook.
“Facility management is een boardroom issue geworden. Dat komt door de krapte op de arbeidsmarkt, maar ook door de zoektocht naar de balans tussen thuis, onderweg en op kantoor werken. Bestuurders zien in dat HR, ICT en facilitair management cruciaal zijn om werknemers aan de organisatie te binden en te blijven boeien. Dat vraagt van facilitair managers dat ze een stap verder zetten. Strategisch meedenken over de werkplek van de toekomst vraagt meer dan ‘u vraagt, wij draaien’. Organisaties worden gedwongen om in deze tijden van duurzaamheid, digitalisering en wendbaarheid na te denken over waar zij als organisatie van toevoegde waarde zijn. Daaruit vloeit wat je nodig hebt om dat te bereiken. En dat raakt weer de medewerkers en de manier waarop zij willen werken. Daar bovenop komen zaken als welzijn en vitaliteit. Hoe kunnen we dat alles faciliteren? Fysiek en digitaal, zowel thuis, onderweg als op kantoor. Het antwoord op die vraag zit vaak in het flexibel kunnen aanbieden van werkvormen, omringd met services.”
Drukke bestaan ondersteunen
Hoe maakt de facility manager dat kantoor aantrekkelijk? Rogier van Es, ook Adviseur Huisvesting, Vastgoed en Facility management bij TwynstraGudde heeft daar een antwoord op.
“In de basis is het van belang dat de werkomgeving aansluit bij de behoeften van medewerkers. Daarbovenop kun je denken aan een goed concept voor eten en drinken. Lekkere koffie en een goed geregelde lunch, soms grab & go. Eten en drinken verbindt medewerkers aan elkaar. Op campussen bijvoorbeeld zie ik ook extra diensten opkomen. Denk aan een kapper, een stomerij, een supermarkt en de mogelijkheid om je avondeten mee te nemen. Je werkgever maakt het je daarbij makkelijker om je drukke bestaan in te richten.”
Steinmann vult aan: “Waar er voorheen 30 procent algemene en 70 procent werkplekken waren op kantoor, is dat nu omgedraaid. Uitgangspunt is nu veel meer dat medewerkers aangeven waar ze behoeft aan hebben en dat de werkplekreserveringstool op basis daarvan aangeeft of ze het beste linksboven of rechtsonder in het kantoor kunnen plaatsnemen.”
Rogier van Es (TwynstraGudde): "Op campussen bijvoorbeeld zie ik ook extra diensten opkomen."
Kantoorvastgoed: slecht concept
Die flexibiliteit brengt volgens Steinmann een nieuwe vraag met zich mee. “De manier waarop we kantoorvastgoed gebruiken, bij wijze van spreken van negen tot vijf, is één van de slechtste concepten ooit. ’s Avonds en in de weekenden staan ruimtes leeg. We zijn dan ook met meerdere opdrachtgevers aan het kijken hoe we dat gebouw meer multi-use kunnen maken. Door een naastliggende wijk of studenten te faciliteren in hun behoefte. Of door het realiseren van flexibele werkplekken voor mensen van buiten de organisatie. Of het bieden van ruimte aan een vereniging."
Die multi tenant-insteek wordt steeds vaker toegepast omdat organisaties per saldo minder ruimte nodig hebben, zegt Steinmann. 'Immers, medewerkers gaan minder vaak naar kantoor. Voor facilitair managers betekent dit dat ze in hun gebouw ook andere huurders aantreffen die ze ook moeten faciliteren. Bovendien wil je met het gebouw flexibel kunnen inspelen op telkens andere behoeftes. Van huurders, maar ook van je eigen medewerkers.”
Bricks, bytes, behavious en belonging
Het kantoor van vandaag de dag gaat over bricks, bytes, behavious én belonging.
Van Rijn – Koppers: “Bij de bricks gaat het om de fysieke werkplek op kantoor én thuis. De werkplek moet maximaal ondersteunend zijn aan het soort werk dat daar plaatsvindt. De bytes maken werken op kantoor én op afstand mogelijk en bieden daarnaast nieuwe mogelijkheden. Het gedrag van medewerkers, behaviour, moet daarbij aansluiten. Wat ga je als medewerker waar doen. Focus en rust vinden we thuis, maar face-to-face contact, overleg en ontmoetingen vinden op kantoor plaats.
Als vierde is daar belonging nadrukkelijk aan toegevoegd. Je denkt als organisatie na over hoe je medewerkers aan je organisatie kunt verbinden en welke uitstraling daarbij past.”
Van Es: “Doordat je steeds meer data hebt over het gebouw, de werkplekken en de diensten, kun je ook je facilitaire dienstverlening daar beter op afstemmen en experimenteren met innovaties. Data over bezetting en benutting vormt zo een goudmijn aan informatie voor de facilitaire manager. En dan hebben we het niet alleen over deze gegevens an sich. Je moet van die gegevens informatie maken op basis waarvan je beslissingen kunt nemen.
Lichtelijke chaos
Facility managers accepteren de lichtelijke chaos van na corona en proberen er voor hun werkplekconcepten structuur aan te geven, constateren de werkplekdeskundigen. Vanuit de strategie van het bedrijf, vanuit onderzoek naar werkplekbehoeftes van medewerkers, vanuit data over bezetting en benutting en vanuit experimenten.
Al die onderdelen bieden antwoorden op die ene, essentiële facilitaire vraag: waar gaat het heen met de werkplek? Dat deze flexibel is, is wel duidelijk. De werknemer begint thuis, gaat ‘s middags naar kantoor, heeft een afspraak buiten de deur en belandt in een flexoffice of hub voor een paar uur. Om vervolgens nog een boodschap of een gezonde kant-en-klaarmaaltijd mee te nemen. Het is aan het facilitair management om dat niveau van flexibiliteit bij te benen.
*Ronald Bruins is journalist bij Scherp Communicatie in Zwolle.
