Het VCL ging voor het tiende jaar op rij de samenwerking aan en het WSKO werkt al 32 jaar samen met het mkb-schoonmaakbedrijf. Voor Van Holstein was er geen twijfel om zich te mengen in de aanbestedingen toen deze op de markt kwamen, zo vertelt directeur en eigenaar Dennis van Holstein: “Wij zijn er met beide benen ingestapt. Het is niet zonder reden dat klanten al jarenlang klanten zijn. Die wil je gewoon behouden. Van een nieuwe klant weet je nooit wat die te bieden heeft, je kent elkaar niet. In dit geval wilden we er alles aan doen om de samenwerking te continueren.”
Appels met appels vergelijken
Het VCL liet de aanbesteding via een extern schoonmaakadviesbureau lopen. Zij konden daardoor een stapje terugdoen en hebben besloten om intern de reacties anoniem te beoordelen. “Het is voor ons op een gegeven moment heel makkelijk geweest om appels met appels te vergelijken”, stelt Richard Biesta, hoofd Organisatie & Beheer van het VCL. “We hebben concreet aangegeven wat we wilden en dit zijn onze aandachtsgebieden: onder andere de entrees en de aula. Wat kun je bieden en wat kost het?”
“Als het aan mij had gelegen hadden we de schoonmaakaanbesteding niet hoeven doen, want we zijn een tevreden opdrachtgever. Aan de andere kant denk ik dat het wel goed is om iedere vijf jaar weer eens kritisch te kijken naar je leveranciers. Het is uiteindelijk wel fijn om te zien dat de partij waar je al lang mee samenwerkt dan ook weer als beste uit de bus komt.”
Een enorme stapel met eisen
Het proces van het WSKO verliep in grote lijnen hetzelfde, al kwamen de antwoorden niet anoniem binnen, geeft René Heijsteeg, Concerncontroller, aan. “Het gaat bij ons over zestien scholen, verdeeld over het Westland. Het gaat om oude tot nieuwe en kleine tot grote gebouwen.”
“We zijn met de schooldirecteuren om tafel gaan zitten en hebben ze gevraagd wat ze belangrijk vonden. Dat hebben we vertaald in een enorme stapel met eisen. De toiletten zijn in het basisonderwijs het belangrijkste aspect en we hebben zelf wel eens gekscherend tegen elkaar gezegd: ‘Als als de wc’s maar naar schoonmaakmiddel ruiken, dan is de beleving al goed’.”
Als de essentie maar duidelijk is
Zowel bij het VCL en WSKO waren kleinere en grotere partijen in de ‘running’ voor de aanbesteding. Het verschil in de beantwoording van de vragen was zichtbaar. Biesta: “De landelijke partij kwam met zo’n wollig verhaal. Ik heb echt moeten zoeken naar de antwoorden op de vragen die wij stelden. Je kan er een heel mooi commercieel verhaal van maken, maar dat is niet wat ik vraag.”
“Het hoeven ook geen lange antwoorden te zijn, als de essentie maar wordt genoemd van wat je zoekt. Ik denk: geef mij maar gewoon een antwoord en laat al dat wollige maar weg. Gewoon to the point.” Heijsteeg herkent dat: “De landelijke partij gaf best wel goede antwoorden, maar het waren geen antwoorden op de vragen. Ze leverden heel veel commerciële teksten aan.”
Een beetje zenuwachtig
Het proces van een aanbesteding is niet iets waar bij Van Holstein lichtzinnig over wordt gedacht. “Sterker nog, als kleine partij worden wij daar wel een beetje zenuwachtig van. Wij hebben er namelijk geen aparte afdeling voor.” Dat was merkbaar tijdens een eerdere aanbesteding van het WSKO. Heijsteeg: “Bij een eerdere aanbesteding hadden we open vragen opgenomen en bij de beantwoording daarvan, kun je een heleboel teruglezen. Van Holstein kwam met hele korte antwoorden, waarbij hij aangaf dat wij al wisten wat zij deden. Goede antwoorden, maar te kort. Veel te bescheiden. Als een leek dat leest, denkt hij misschien dat het wat tegenvalt. We hebben voor de volgende keer aangegeven om daar wat mee te doen.”
Aanbesteding een moment van reflectie?
Het proces van een aanbesteding is een moment van reflectie, maar voor Van Holstein niet het enige moment. “In wekelijkse werkbesprekingen komen alle klanten naar voren. Wij bespreken ze en stellen de vraag: Wat ging er goed en er wat kan er beter? Een aanbesteding zet je natuurlijk wel even aan het denken. Je leest de aanbesteding een paar keer na. Zijn we niets vergeten? Doen we het echt zo en willen we het ook zo doen?”
Volgens Biesta zou het slecht zijn als de aanbesteding hét moment is om te gaan reflecteren. “Wij zeggen hier direct of iets goed is of niet. Als je dat niet kan doen met je leverancier, dan blijft het etteren. Als een aanbesteding zich aandient en je moet dan pas reflecteren, dan ben je te laat. Dat reflecteren moet op dagelijkse basis plaatsvinden.”
Directe manier van handelen
De directe manier van handelen speelde voor het WSKO een grote rol om te kiezen voor Van Holstein. “In onze aanbesteding hebben wij een calamiteit als voorbeeld opgenomen. Er is een probleem met het riool waardoor de boel verstopt zit en dat moet worden verholpen.” Om het verschil aan te geven hoe de verschillende partijen zouden handelen, zegt Heijsteeg: “Bij de landelijke partij moet je het liefst zes weken van tevoren plannen dat die overstroming er aan zit te komen.”
“Van Holstein bel je, leg je het probleem voor en binnen een uur zijn ze er. Heel concreet. Dat was bij andere partijen niet het geval. Daar ging het van laag naar laag. Er is sprake van veel bureaucratie. Je zoekt een partij die direct handelt en het probleem oplost.” Van Holstein: “Ik hoef niet eerst een opdrachtbevestiging. Die komt later. De klant moet nu geholpen worden.” Het is een beeld dat Arnold van Loon, hoofdconciërge en veiligheidscoördinator van het VLC, erkent: “Wat Van Holstein zegt, komt hij na. Dat is heel belangrijk.”
“Draai niet om de hete brij heen”
Die eerlijkheid is voor Biesta een cruciaal onderdeel in een aanbesteding. “Ik wil gewoon dat iemand eerlijk zegt: ‘Je zit hier fout, je moet dit doen en dan is je resultaat beter’. Draai niet om de hete brij heen.” Heijsteeg vult aan: “De kleine bedrijven, daar schaar ik Van Holstein ook onder, die stellen de vragen: wat wordt hier gebruikt, hoe vaak en waarvoor is het? Op basis van professionaliteit worden de goede vragen gesteld, ook al bij de rondgang.”
“Landelijke partijen schakelen tekstschrijvers in. Die hebben geen idee wat het vak inhoudt. Of het nou veel of weinig werk is. Het meedenken met de klant is belangrijk. Schoonmaken is een duidelijk vak. Je hebt snel genoeg door of iemand die de tekst geschreven heeft van de hoed en de rand weet.”
“Ik moet natuurlijk niet iets opstellen, wat ik niet na kan komen”, zegt Van Holstein. “Buiten dat ik natuurlijk elk hoekje en gaatje van de gebouwen ken – ik heb ze waarschijnlijk allemaal al een keer schoongemaakt – weet je vrij veel van wat er precies gevraagd wordt. Die kennis vertaal je richting de aanbesteding.”
Volgens Biesta passen niet alle schoonmaakbedrijven bij alle opdrachtgevers. “Er zit bij bedrijven soms een discrepantie van ze aanbieden en ze daadwerkelijk uitvoeren. Wat je wordt voorgeschoteld, moet je ook uitvoeren en daarmee kom je weer uit bij het punt eerlijkheid. Niet ieder bedrijf past bij iedere opdrachtgever. Je moet heel kritisch kijken naar wat je wel en wat je niet kunt. Wat wil ik wel en wat wil ik niet als schoonmaakondernemer?!”
Lees ook
Schoonmaakaanbestedingen vaak onduidelijk over MVO
Een oud schoonmaakbestek uit de la leidt tot verkeerde uitvraag bij aanbesteding
