De vragen speelden al enige tijd bij adviesbureau Seiso, waar men opdrachtgevers begeleidt bij het aanbesteden van facilitaire diensten, waaronder schoonmaak. Waarom schrijven regionale schoonmaakbedrijven nauwelijks in op Europese aanbestedingen? En wat kunnen we aanpassen om daar verandering in te brengen?
>> Lees ook: Schoonmaak aanbesteden: alles wat je moet weten
“Want vaak sluit een wat kleiner, regionaal gebonden schoonmaakbedrijf zelfs beter aan bij de wensen van de klant dan een grote, landelijke partij”, zegt Petra Nowee, Specialist Inkoop bij Seiso. Om het antwoord op die vragen te vinden, kwam Sanne Kooijman aan boord bij het adviesbureau. Als onderdeel van haar afstudeerstage voor de opleiding Facility Management aan de Hogeschool Arnhem en Nijmegen (HAN) ging zij in gesprek met regionale schoonmaakbedrijven.
Regionale schoonmaakbedrijven hebben voldoende kennis
Dat leverde interessante resultaten op. Kooijman: “Van te voren had ik, samen met Petra, een aantal factoren opgesteld waarvan we verwachtten dat die de regionale partijen ervan weerhouden om in te schrijven op een aanbesteding. Maar tijdens de eerste gesprekken met schoonmaakbedrijven kwam ik er al snel achter dat de factoren die wij van te voren in gedachten hadden, niet helemaal overeen kwamen met de praktijk.”
Opvallend is dat de schoonmaakpartijen die ik sprak, allemaal de aankondigingen lezen. Ze zijn goed op de hoogte
Zo werd van te voren gedacht dat het juridische aspect en de wet- en regelgeving rondom aanbesteden de regionale partijen zou afschrikken om mee te doen. Het is immers best ingewikkeld. “Maar dat bleken de schoonmaakbedrijven niet als hindernis te zien.” Ook was er een aanname dat de bedrijven niet goed op de hoogte zijn en überhaupt niet weten dat er een aanbesteding op de markt is waar ze zich op in kunnen schrijven. Ook dat bleek niet het geval. “Opvallend is dat de schoonmaakpartijen die ik sprak, allemaal de aankondigingen lezen. Ze zijn goed op de hoogte.”
Eerlijker beoordelen op kwaliteit
Maar wat zorgt er dan wél voor dat regionale schoonmaakbedrijven niet inschrijven? De manier waarop het kwalitatieve aspect beoordeeld en becijferd wordt, is daar misschien wel de belangrijkste reden voor, ondervond Kooijman. “Het gaat bij een aanbesteding in principe om de beste prijs-kwaliteitsverhouding, maar in de praktijk komt dat vaak niet uit. Bij het prijs-onderdeel krijgt degene met de beste prijs het maximale aantal punten dat er voor dat onderdeel behaald kan worden. De rest van de inschrijvers wordt daaraan gerelateerd en krijgt het daarbij horende aantal punten. Maar bij de kwaliteitsvragen wordt vrijwel nooit het maximale aantal punten gegeven. Het zit nou eenmaal in de mens om geen tien te geven. Het kan immers altijd beter, denkt men. Andersom geldt het ook: er wordt haast nooit een nul of één gescoord. Daardoor liggen de beoordelingen op het kwaliteitsaspect al snel dicht bij elkaar, waardoor je dus bijna geen verschil kunt maken op kwaliteit. Uiteindelijk is het dan alsnog de prijs die de doorslag geeft.”
>> Lees ook: Succesvol inschrijven op een schoonmaakaanbesteding doe je zo
Daarom komt Kooijman met een aanbeveling voor het beoordelen van inschrijvingen: “Als je klaar bent met het beoordelen van het kwalitatieve aspect, kijk dan naar wie het het beste gedaan heeft. Geef diegene het maximale aantal punten dat er voor het onderdeel te behalen valt en relateer de rest daar vervolgens aan. Net zoals bij het prijsaspect dus. Daardoor blijft de verhouding van bijvoorbeeld 70-30 die vooraf is opgesteld, ook in de uitvoering bestaan.”
Praktische en gerichte kwaliteitsvragen
Een andere aanbeveling aan het adres van adviesbureaus die uit het onderzoek van Kooijman naar voren komt, is om meer praktische en gerichte vragen te stellen aan de inschrijvende partijen in het kwaliteitsonderdeel. “Er worden heel vaak standaardvragen gesteld in een bestek. Bijvoorbeeld over hoe de communicatiestructuur eruit ziet. De inschrijvende partijen hebben daar vaak een standaardantwoord voor klaar liggen. Of er wordt gevraagd om een bedrijfspresentatie. Maar is dat wel relevant? Want uiteindelijk gaat het erom hoe de schoonmaak er straks op de werkvloer, in de praktijk, aan toe gaat. Je kunt bijvoorbeeld werken met een casus, waarbij je hele specifieke vragen stelt. Gericht op waar de opdrachtgever écht naar op zoek is.”
Opdrachtgevers zitten helemaal niet te wachten op een commercieel iemand die een gelikt verkooppraatje staat te houden
Haar advies luidt dan ook om, naast een commerciële medewerker, ook de beoogde leidinggevende van het schoonmaakbedrijf uit te nodigen voor de presentatie, of liever nog: een interview. “Het gaat dan echt niet om de presentatie- of gespreksvaardigheden van diegene”, verzekert Nowee. “Opdrachtgevers hebben juist veel begrip voor zenuwen. Die zitten toch helemaal niet te wachten op een commercieel iemand die een gelikt verkooppraatje staat te houden? Het gaat erom dat er een klik ontstaat en dat er een duidelijk beeld geschept wordt van hoe benaderbaar en praktisch het schoonmaakbedrijf is.”
Grote opdracht in percelen verdelen
Een andere factor die regionale schoonmaakbedrijven ervan weerhoudt om in te schrijven, is de omvang van de betreffende opdracht. Kooijman legt uit: “Een kleine partij moet natuurlijk wel genoeg medewerkers hebben om het werk uit te kunnen voeren.” Vandaar de aanbeveling om grote opdrachten te verdelen in percelen, op een geografisch logische manier.
Nowee: “Simultaan aan het onderzoek van Sanne, hebben we in de regio Arnhem een grote aanbesteding in de markt gezet. De opdracht was in zes percelen verdeeld, gebaseerd op geografische ligging. Daar hebben ook kleinere partijen op ingeschreven én die hebben uiteindelijk ook een aantal percelen gewonnen. Dat bevestigt dus het beeld dat onderverdeling in percelen regionale partijen stimuleert om in te schrijven. Én dat ze ook daadwerkelijk kans maken.”
De verschillende werkzaamheden in een apart perceel zetten, is eveneens aan te bevelen. “Als je bijvoorbeeld de glasbewassing niet apart aanbesteedt, dan wordt het onderdeel van de schoonmaak en is het schoonmaakbedrijf daar dus verantwoordelijk voor. Dan kan een specialistisch glazenwasbedrijf daar niet op inschrijven. Zonde! Als je er een apart perceel van maakt, dan kan een al dan niet regionale specialist daar een specifieke aanbieding op doen”, zegt Seiso-directeur Rob Huijnen daarover.
>> Lees ook: “Glas en gevel is veel meer dan een getal”
Referenties kritischer uitvragen
De gevraagde referenties bij aanbestedingen vormen vaak ook een drempel om in te schrijven, vertelt Kooijman. “Stel je voor dat je voor het eerst wilt inschrijven op de schoonmaak van een universiteit. Maar als referentie vragen ze dan ook een universiteit. Dan kun je dus nooit je eerste universiteit binnenslepen”, schetst Huijnen. “Bij referenties draait het om relevante ervaring, maar dat hoeft echt niet precies eenzelfde opdrachtgever te zijn.”
Bij referenties draait het om relevante ervaring, maar dat hoeft echt niet precies eenzelfde opdrachtgever te zijn
Nowee voegt daaraan toe: “Je moet sowieso zorgvuldig bedenken óf je wel om referenties vraagt en wat je daar dan vervolgens mee wilt doen. Wat is de toegevoegde waarde van een referentie? En welke kerncompetenties zijn het állerbelangrijkst? We realiseren ons nu dat we daar kritischer in moeten zijn in ons advies naar de opdrachtgever toe.”
Tekstschrijvers in dienst
Een andere drempel wordt gevormd door wat Kooijman ‘interne capaciteit en competentie’ noemt. “Daarmee bedoel ik dat kleinere schoonmaakbedrijven meestal geen aparte afdeling of medewerker hebben die zich bezighoudt met inschrijven op aanbestedingen. Vaak doet een commerciële medewerker of de directeur het náást zijn of haar eigen werk. Daardoor is er vaak niet de volledige focus om zo’n aanbesteding tot in de puntjes af te ronden. Terwijl grote schoonmaakbedrijven vaak wel tekstschrijvers en vormgevers in dienst hebben voor dit proces. Dat geeft een groot verschil, waardoor het voor regionale partijen lastig is om tegen het geweld van die grote partijen op te boksen.”
>> Lees ook: Schoonmaakaanbestedingen: De goede weg is ingeslagen, maar we zijn er nog niet
Is er kans om te winnen?
Daarmee komen we meteen op de laatste belangrijke drempel: de kans van slagen (lees: winnen). “Regionale partijen kijken bijvoorbeeld naar hoeveel mensen er meelopen met een schouw. Als dat er al tien of vijftien zijn, dan willen ze hun energie er al niet meer insteken. De bedrijven willen echt een grote kans hebben om te winnen voordat ze inschrijven, maar dat vertrouwen is er vaak niet. Regionale schoonmaakbedrijven hebben eigenlijk een heel negatief beeld van Europese aanbestedingen en dat verandert ook niet zomaar. Ze moeten eerst die positieve ervaring hebben, een keer winnen, om in te zien dat ze wel degelijk kans maken op gunning”, legt Kooijman uit.
We snappen dat inschrijven een investering is voor schoonmaakbedrijven. Maar houd vol, want je gaat een keer winnen
Huijnen haakt daarop in: “We willen dan ook duidelijk maken aan de regionale bedrijven dat ze daadwerkelijk kans maken op een aanbesteding, helemaal nu we met de aanbevelingen van Sanne aan de slag gaan. We snappen dat inschrijven een investering is voor schoonmaakbedrijven. Het kost tijd en geld. Maar houd vol, want je gaat een keer winnen!” Nowee voegt daaraan toe: “Sommige schoonmaakbedrijven beginnen er niet aan omdat ze het eng of spannend vinden. De drempel lijkt heel hoog. Mijn advies: wees niet te bang! Het valt echt wel mee.”
Afsluitend komt Huijnen nog met een allerlaatste tip voor schoonmaakbedrijven: “Heb je een aanbesteding niet gewonnen? Evalueer dat dan. Ga langs bij de intermediair, vraag waar het misging en neem de aanbevelingen mee. Daarvan kun je leren en je inschrijvingen verbeteren, zodat je het de volgende keer nog beter kunt doen.”
