“Er is meer aandacht gekomen voor kwaliteit bij de inkoop van schoonmaak, maar we zijn nog niet waar ik zou willen zijn”, trapt Kees Blokland, founding father van de Code, de talkshow af. Hij zit aan tafel bij gastvrouw Anne Megens, adviseur beleid en strategie bij werkgeversvereniging AWVN. Samen met Piet Adema, voorzitter van Schoonmakend Nederland, en Tuur Elzinga, voorzitter van vakbond FNV, buigt hij zich over de stelling dat kosten niet meer leidend zijn tijdens het inkoopproces.

Vraag kwaliteit scherp uit

“Vooral in het góed uitvragen van kwaliteit is nog ruimte voor verbetering”, vervolgt Blokland. “Je moet geen standaard, algemene kwaliteitsvragen stellen. Want daar krijg je dan ook algemene antwoorden op, die heel erg op elkaar lijken. Daardoor kunnen schoonmaakbedrijven niet meer onderscheidend zijn op kwaliteit en dan is prijs alsnog hetgeen wat de doorslag geeft. Denk dus goed na over de antwoorden die je graag zou willen zien, op zo’n manier dat inschrijvende partijen in hun antwoord het verschil kunnen maken.”

Adema haakt daarop in: “Onze leden, de schoonmaakbedrijven, hebben ook het gevoel dat prijs in de meeste gevallen nog altijd doorslaggevend is. Kwaliteit en de manier waarop dat gewogen wordt blijft een uitdaging. Tegen inkopers zou ik willen zeggen: vraag het stevig en scherp uit. En heb ook het lef om de prijs te betalen die bij jouw gewenste kwaliteit hoort. Dat komt iedereen ten goede.”

Heb het lef om de prijs te betalen die bij jouw gewenste kwaliteit hoort.

Concurrentie op arbeidsvoorwaarden

Elzinga herkent het beeld dat de ondernemersbelangenbehartiger schetst. “Als opdrachtgever wil je kwaliteit, professionaliteit en ook een bepaalde sociale norm. Of de mensen bij jouzelf in dienst zijn of bij een extern schoonmaakbedrijf; uiteindelijk zijn het allemaal collega’s van elkaar die op dezelfde werkvloer aan het werk zijn. Daar zijn bepaalde sociale normen voor nodig."

"De Code Verantwoordelijk Marktgedrag kan daar zeker bij helpen en heeft vooral in de schoonmaak al een grote bijdrage geleverd", vervolgt hij. "Maar toch zie ik nog veel concurrentie op arbeidsvoorwaarden. Dat gaat dus ten koste van de werknemers. Er is dan gekozen voor een bepaalde kwaliteit, maar in the end zijn er toch minder uren voor het schoonmaken van dezelfde toiletten.”

Handhaven

De vakbondsman ziet wel brood in een soort Codekamer die ook kan handhaven. Elzinga zegt: “De Code is mooi, maar soms nog te vrijblijvend. Het is natuurlijk ook niet verplicht. De vraag is niet alleen hoe we het draagvlak kunnen vergroten, maar ook wat we doen als het wel misgaat.”

Volgens Adema moet het meer komen van het morele appèl. “Het is een manier om met elkaar in gesprek te gaan. We willen als schoonmaak een waarden-gedreven sector zijn. Maar wat zijn die waarden dan? En zijn we bereid om elkaar daarop aan te spreken? Het is een standaard van hoe we met elkaar omgaan. De kracht van de Code is juist dat het uit de markt zelf komt.”

Ook in de publieke sector is het nog steeds een veelgehoorde klacht dat kosten boven kwaliteit gaan.

Onbedoeld nadruk op prijs

Jan Telgen, hoogleraar Inkoopmanagement, en Stephanie Steffers, senior inkoopadviseur bij ProRail, nemen ook plaats aan tafel bij gastvrouw Anne Megens. Ook in de publieke sector is het nog steeds een veelgehoorde klacht dat kosten boven kwaliteit gaan, ziet Telgen.

Hij zegt: “In veel gevallen komt dat door onwetendheid over de manier waarop prijs en kwaliteit tegen elkaar afgewogen worden in een aanbesteding. Als iedereen dezelfde kwaliteit levert, dan is prijs automatisch bepalend. Daarnaast zijn er ook technische mogelijkheden om onbedoeld de nadruk op prijs te leggen. Zo kun je wel een discussie voeren over bijvoorbeeld zestig procent kwaliteit en veertig procent prijs, maar dat is nonsens als je de schaal niet weet. Verdeel je die veertig punten voor prijs over een range van 0 tot 100.000 euro of over een range tussen de 90.000 en 110.000? In dat laatste geval maakt 1.000 euro een veel groter verschil.”

In gesprek

“Die technische mogelijkheden zijn vaak niet bekend”, beaamt Steffers, die bij ProRail verantwoordelijk is voor de inkoop van alle diensten. Volgens haar begint een goede aanbesteding met de vragen: wat is de minimale kwaliteit die jij geleverd wilt hebben? Je wilt schoon: maar wát is voor jou dan precies schoon? Wat is eventueel aanvullend en hoeveel is jou dat dan waard? “Ga daarover in gesprek met collega’s en dienstverleners. Je hoeft dat niet alleen uit te zoeken.”

De twee sluiten af met hun gouden tip voor schoonmaakbedrijven en andere dienstverleners om een goede relatie met inkopers te onderhouden. Steffers: “Blijf in gesprek en wees transparant. Geef aan wat de mogelijkheden zijn en vooral ook waar je grenzen liggen. Voorkom sprookjesboeken. Wij zorgen dat we een reële vraag stellen, zodat jullie ook met een reëel aanbod kunnen komen.”

En Telgen: “Bedenk: waar doen we het nou eigenlijk voor? Is dat de inkoper of diens interne klant; de eindgebruiker?”

Kantoorbezetting na corona

Aan tafel bij gastvrouw Anne zijn inmiddels drie nieuwe gasten aangeschoven. Sandra Detmers, Head Facilities bij de Rabobank, Walther Huyzen, Hoofd Facilitair Bedrijf bij Aegon, en Michel Tobé, voorzitter van FMN. “Ook na de coronacrisis blijft de kantoorbezetting lager dan voorheen”, is de stelling waar de drie facilitaire experts zich over buigen.

Het wordt zoeken naar wat voor kantoor past bij het type werk en bij de bedrijfscultuur.

Tobé pakt het voortouw en zegt: “Enerzijds gaat men graag terug naar het bekende. Anderzijds denk ik ook dat we lessen hebben geleerd die we niet meer kwijt willen. Vooral op het gebied van flexibiliteit en het combineren van werk en privé.” Hij denkt dat daar bewustere keuzes in gemaakt gaan worden, op basis van specifieke behoeften. Iemand die net begint met werken wil misschien vaker naar kantoor dan een senior met een gezin thuis. “Het wordt zoeken naar wat voor kantoor past bij het type werk en bij de cultuur die je als bedrijf wilt hebben”, zegt Tobé. De rol van FM is daarin cruciaal.

Kantoor wordt clubhuis

“Welk type werk doen mijn mensen, wat zijn hun wensen en welke faciliteiten hebben ze daarbij nodig?” Dat zijn volgens Detmers de belangrijkste vragen. “Volgens mij moet het kantoorgebouw een soort clubhuis worden waar mensen elkaar ontmoeten, verhalen kunnen uitwisselen en waar ze -in mijn geval- echt onderdeel van de Rabobank-community zijn. Maar wat je daar dan precies voor nodig hebt, is een kwestie van experimenteren en leren.”

Die veranderende behoeften in combinatie met het feit dat Rabobank verder wil met minder vierkante meters, zorgt dat het werk voor leveranciers verandert. “We verkennen samen de oplossingen. Vroeger was de catering er alleen voor de lunch. Maar misschien gaan we de bezetting straks wel meer spreiden, zodat we niet meer in de file hoeven te staan. Het zou fijn zijn als je dan een warme maaltijd kunt eten.”

Tobé haakt hierop in: “Als leverancier moet je zoeken naar de toegevoegde waarde die je kunt bieden. Speel als cateraar of als schoonmaker in op de nieuwe situatie.”

Ga in gesprek

Ook bij Aegon gaan ze vierkante meters afstoten. Waarschijnlijk wordt de kantoorruimte met dertig tot veertig procent verminderd. Huyzen: “Aan het begin van de coronacrisis wilde iedereen terug naar kantoor. En nu moeten we onze medewerkers opeens verleiden en nudgen om terug te komen. Uiteindelijk gaan we waarschijnlijk naar zo’n vijftig procent thuiswerken. Op die manier hebben onze medewerkers meer zeggenschap over hoe hun dag eruit ziet.”

Als de leverancier snapt wáárom de klant iets vraagt, dan kan hij daar makkelijker aan voldoen.

In dit soort gevallen is het belangrijk om met de leveranciers in gesprek te gaan. “Je moet elkaar begrijpen”, zegt Tobé. “Als de leverancier snapt wáárom de klant iets vraagt, dan kan hij daar makkelijker aan voldoen. Daarnaast ziet de leverancier op die manier beter waar zij meer waarde kunnen toevoegen voor de klant. Denk aan schoonmakers die een aantal zorgtaken kunnen overnemen als er te weinig verpleegpersoneel is.”

For us

Ook Detmers vindt dat dienstverleners andere taken kunnen oppakken en bij elkaar brengen. “Mensen kunnen vaak meer dan ze op dit moment laten zien.”

“Heb oog voor elkaars belang”, voegt Huyzen als laatste toe. “Kijk niet naar what’s in it for me, maar naar what’s in it for us. En stimuleer ook onderlinge samenwerking tussen dienstverleners. Samen kunnen zij voor nog meer kwaliteit en efficiëntie zorgen.”