Een facilitair adviesbureau zoals Atir bevindt zich altijd in een driehoek met een opdrachtgever en een dienstverlener. Hun belangrijkste toegevoegde waarde ligt in de optimalisatie van de kwaliteitsdoelen. Belangrijk onderdeel hierbij is het meten van de kwaliteit: wordt er geleverd wat van te voren, in het contract, is afgesproken?
LEES OOK: Sebastiaan van der Vinne (Leviy) over coronacrisis: “Het is een rollercoaster”
Kwaliteitscontroles opgeschort
Dat is nu even helemaal anders, zegt Van Dijken: “Reguliere kwaliteitscontroles hebben momenteel niet de waarde waarvoor ze bedoeld zijn. Ze worden dan ook opgeschort, ofwel door onze klanten ofwel door onszelf. We merken hierin een grote mate van saamhorigheid en redelijkheid. Niemand zit te wachten op reguliere metingen nu er zoveel bijzondere omstandigheden en afwijkende afspraken zijn.” Wat betekent dat concreet voor Atir? “Een groot deel van het werk – en daarmee van de omzet – valt weg”, vertelt Van Dijken. “Net als bij vele andere organisaties in Nederland is het werk binnen een paar weken stilgevallen. Onwerkelijk!”
Niemand zit te wachten op reguliere metingen nu er zoveel bijzondere omstandigheden en afwijkende afspraken zijn
Creatieve oplossingen
Maar dat betekent niet dat alle adviseurs werkloos op de bank zitten. Zo kunnen managementadvieswerk en de begeleiding van aanbestedingen wel doorgang vinden. Van Dijken: “Afstemming hierover kan gemakkelijker op afstand. We worden ook creatief om voor klanten de voorbereidingen voor contractvorming toch door te kunnen laten gaan. Dat moet ook wel, want veel contracten lopen af op 1 januari 2021. De informatiebijeenkomst en schouw kunnen bijvoorbeeld in aangepaste vorm worden gedaan met behulp van ingesproken en beeldend materiaal. Vergaderingen kunnen plaatsvinden via Zoom, Teams of conference calls.”
Deelname aan diverse projecten
Wat doen de adviseurs van Atir nu met de vrijgekomen tijd? “We besteden die tijd zoveel mogelijk aan diverse in- en externe projecten. Zo vormen enkele adviseurs het Corona Adviesteam. Zij beantwoorden vragen van klanten en dienstverleners. Die vragen gaan vooral over hygiëne of over contractuele zaken”, schetst Van Dijken. “Denk bijvoorbeeld aan vragen over de effectiviteit van schoonmaakprogramma’s en aan advies inzake financiële verwachtingen van klanten en dienstverleners in de huidige situatie.”
LEES OOK: OSB aan overheidsinstanties: kom lopende contractverplichtingen na
Een ander project is de deelname aan het initiatief ‘Veel Liefs’. “Dat is een actie in Amsterdam om zoveel mogelijk spelletjes en puzzels te verzamelen die in de zorg, waar dagbesteding is weggevallen, een tweede leven krijgen.” Daarnaast wordt er bij Atir veel tijd besteed aan het optimaliseren van de eigen processen en productontwikkeling. “Zo zijn we een e-learning aan het opzetten voor medewerkers. Met modules als (online) samenwerken en vakinhoudelijke trainingen.”
Nieuwe werkelijkheid
Hoe kijkt Van Dijken zelf naar deze bijzondere tijden? “We komen opeens voor allerlei nieuwe vraagstukken te staan. Er is veel uitzoek- en regelwerk nodig om de nieuwe werkelijkheid vorm te geven. Om een duidelijke lijn te trekken in wat wel en wat niet kan op het gebied van veiligheid en het voorkomen van verdere verspreiding van het virus.” Zo is het Atir-kantoor in Almere gesloten. Alle 35 medewerkers werken vanuit huis.
Eén ding is juist nu erg belangrijk: verbinding met elkaar
Behoefte aan verbinding
“Er zijn veel collega’s met kleine kinderen. Die staan voor een behoorlijke uitdaging. We proberen met elkaar afspraken te maken en te kijken wat wel en niet haalbaar is in de combinatie van taken. Maar één ding is juist nu erg belangrijk: verbinding met elkaar.” Mensen hebben daar ook echt behoefte aan, merkt Van Dijken op. “De vaste structuur en de voldoening uit je dagelijkse werk vallen weg. Het samen op pad gaan, klanten bezoeken, mensen zien en spreken. We helpen elkaar door deze tijd heen en prijzen ons gelukkig dat we gezond zijn.”
Ter afsluiting: “Wij hopen dat Nederland het virus de komende weken goed onder controle krijgt en hebben geduld en vertrouwen dat we deze zomer de draad weer op kunnen pakken.”
LEES OOK: Update coronavirus: extra schoonmaakrondes en vrees voor gevolgen platlegging
