Drie keer ziek in een jaar: toeval of een signaal dat je niet mag missen? (Blog Angelo Wiegmans)

Maandag belt ze zich ziek. Twee maanden later weer, nu voor een paar dagen. Na de zomer opnieuw. Elke melding lijkt op zich onschuldig: een griepje, rugklachten, een kind dat thuis ziek is. Toch kost juist dit korte, terugkerende verzuim je als werkgever in de schoonmaak vaak meer dan je denkt. Diensten moeten op het laatste moment worden opgevangen, collega's draaien extra uren en de klant merkt het als een object niet goed schoon is.

Het goede nieuws: frequent verzuim is vaak goed te beïnvloeden. Dan moet je er wel op tijd en op de juiste manier mee aan de slag gaan.

Kijk naar het patroon, niet naar de losse melding
Wie elke ziekmelding los bekijkt, ziet het patroon niet. Houd daarom bij hoe vaak een medewerker zich ziekmeldt. Veel organisaties gebruiken drie of meer ziekmeldingen in twaalf maanden als signaal om in actie te komen. Dat is geen wettelijke regel, maar wel een praktisch ijkpunt. Het doel is niet om iemand te betrappen. Het doel is om te zien dat er iets speelt, voordat het uitgroeit tot langdurige uitval.
Het belangrijkste middel is ook het eenvoudigste: het gesprek. Nodig de medewerker uit en maak duidelijk waarom. Niet als beschuldiging, maar vanuit oprechte betrokkenheid: "Ik zie dat je de afgelopen tijd een paar keer ziek bent geweest. Ik wil weten hoe het met je gaat en of wij iets kunnen doen."
Stel open vragen. Hoe ervaar je het werk? Zijn de werktijden goed te combineren met thuis? Is er iets dat het werk zwaarder maakt dan nodig? In de schoonmaak spelen vaak praktische zaken mee: vroege of late diensten, reistijd tussen objecten, fysiek zwaar werk of meerdere banen naast elkaar. Juist daar liggen oplossingen binnen jouw bereik.
Vraag niet naar medische details. Wat iemand mankeert, is aan de bedrijfsarts. Jij richt je op het werk, de omstandigheden en wat de medewerker nodig heeft om aan het werk te blijven.

Maak concrete afspraken
Een goed gesprek zonder afspraken levert weinig op. Spreek samen af wat er verandert en wanneer jullie elkaar weer spreken. Denk aan een ander rooster, een object dichter bij huis, aanpassingen in het werk of hulpmiddelen. Leg de afspraken kort vast en stuur ze naar de medewerker. Zo weet iedereen waar hij aan toe is.
Zijn er aanwijzingen dat er een medische oorzaak achter het verzuim zit? Of blijft het verzuim terugkomen ondanks jullie afspraken? Vraag dan een spreekuur aan bij de bedrijfsarts. Die kan beoordelen of er een onderliggend probleem is en wat de medewerker wel en niet kan. Zo voorkom je dat kort verzuim ongemerkt overgaat in langdurige uitval, met alle kosten en verplichtingen van dien.
Gelijke gevallen verdienen een gelijke aanpak. Ga je bij de ene medewerker wel het gesprek aan en bij de andere niet, dan ondermijn je je eigen beleid. Zorg dat leidinggevenden weten wat er van hen wordt verwacht en dat ze het gesprek durven te voeren.

Aandacht loont
Frequent verzuim is zelden een kwestie van onwil. Vaak is het een signaal dat de balans tussen werk, gezondheid en privé onder druk staat. Door vroeg te reageren, laat je zien dat je om je mensen geeft. Tegelijk houd je regie op je bedrijfsvoering. Dat is geen tegenstelling, maar juist de kern van goed verzuimmanagement. Wacht dus niet tot de vierde of vijfde melding. Plan een frequent-verzuimgesprek en leg de gemaakte afspraken vast in een kort verslag. Het gesprek dat je vandaag voert, voorkomt de uitval van morgen.

Angelo Wiegmans is raadgever voor werkgevers en specialist op het gebied van verzuim. Vanuit Bedrijf Plus helpt hij werkgevers bij problemen in verzuimdossiers, organisatievraagstukken, UWV bezwaarprocedures, WGA-herbeorodelingen en het maken van de afweging ERD WGA en Ziektewet.