Bij een aanbesteding wordt veel energie gestoken in plannen van aanpak, presentaties, duurzaamheidsbeloften en nieuwe ideeën. De verwachtingen zijn hoog en op papier ziet de toekomst er veelbelovend uit. Na de implementatie blijkt de werkelijkheid echter vaak een stuk weerbarstiger. Het gebouw is nog hetzelfde, de gebruikers stellen dezelfde eisen en een groot deel van de schoonmaakmedewerkers blijft doorgaans op de locatie werkzaam. Het meest zichtbare verschil is soms alleen het nieuwe logo op de werkkleding.
Dat betekent niet dat een aanbesteding nooit zinvol is. Soms is deze wettelijk verplicht, is een overeenkomst niet meer passend of is de samenwerking werkelijk vastgelopen. Maar ontevredenheid over de uitvoering hoeft niet automatisch te betekenen dat de dienstverlener moet worden vervangen.
De prijs van schoonmaak wordt in belangrijke mate bepaald door drie elementen: het uurtarief, de productiviteit en de frequentie. Het uurtarief kan maar beperkt omlaag, productiviteit kent fysieke grenzen en iedere verlaging van frequenties wordt uiteindelijk zichtbaar in het gebouw. Wanneer prijs, inzet en kwaliteitsverwachting niet met elkaar in balans zijn, zal iedere dienstverlener tegen hetzelfde probleem aanlopen.
Daarom kan het verstandig zijn om vóór een aanbesteding eerst de bestaande dienstverlening opnieuw tegen het licht te houden. Wat is ooit afgesproken en wat gebeurt er daadwerkelijk? Zijn ruimtes anders in gebruik geraakt? Passen de frequenties nog bij de bezetting? Is voldoende duidelijk welke kwaliteit wordt verwacht? En wordt de dienstverlener daarop ook objectief aangesproken?
Zo’n heroriëntatie kan leiden tot andere werkprogramma’s, duidelijkere verantwoordelijkheden, betere kwaliteitsafspraken of een realistischer verdeling van de beschikbare uren. Soms kan de dienstverlening efficiënter en goedkoper worden ingericht. Soms blijkt juist dat de oorspronkelijke prijs nooit toereikend is geweest voor het gevraagde niveau. Beide uitkomsten zijn waardevoller dan zonder goede diagnose opnieuw de markt op te gaan.
Ook de bestaande dienstverlener verdient daarbij een eerlijke kans. Die kent het gebouw, de gebruikers en de dagelijkse praktijk. Veel dienstverleners staan bovendien open voor verbetering, mits helder wordt gemaakt wat er niet goed gaat en welke prestaties wel worden verwacht. Zeker in omgevingen waar continuïteit extra belangrijk is, zoals in de zorg, heeft een leverancierswissel meer gevolgen dan alleen een nieuw contract. Kennis van de locatie en haar gebruikers, ingesleten werkafspraken en vertrouwde gezichten zijn niet van de ene op de andere dag te vervangen.
Een aanbesteding kost tijd, geld en aandacht en brengt altijd implementatierisico’s met zich mee. Dat kan een goede investering zijn, maar alleen wanneer een nieuwe marktuitvraag daadwerkelijk iets oplost.
Het gras aan de overkant lijkt vaak groener. Voordat we over het hek klimmen, kunnen we beter eerst onderzoeken waarom het gras aan onze eigen kant zijn kleur heeft verloren.
Joost van Bommel, algemeen directeur SMC Group
